02 Modul_Penyusunan Spesifikasi dan HPS.pdf

MODUL PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

PENYUSUNAN DAN HPS SPESIFIKASI DAN

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Daftar Isi DAFTAR ISI .............................................................................................. i PENGANTAR ............................................................................................ v 0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ...................................v 0.2. Modul Penyusunan Spesfikasi dan HPS .......................................................vi 0.3. Tujuan ....................................................................................................vii BAB 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

1 PENDAHULUAN ............................................................................. 1 Sistematika Penulisan Modul .................................................................. 1 Pengertian Spesifikasi dan HPS ..............................................................3 Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS..................................................... 4 Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS ......................................6 Pengadaan Internasional .......................................................................6

BAB 2 MENYUSUN SPESIFIKASI .............................................................. 13 2.1. Umum ................................................................................................. 13 2.2. Menyusun Spesifikasi ............................................................................. 14 2.2.1. Menyusun Sepsifikasi Mutu Barang/Jasa ........................................15 2.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa .................................. 26 2.2.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu ...................................................... 31 2.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa .......32 2.2.5. Contoh ....................................................................................... 34 2.2.6. Informasi Lain Yang Perlu Masuk Dalam Spesifikasi........................ 37 BAB 3 HUBUNGAN PERENCANAAN PENGADAAN DENGAN PENYUSUNAN SPESIFIKASI ........................................................... 39 3.1. Umum ................................................................................................. 39 3.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa ......................................... 40 3.3. Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaan pada Tipe Spesifikasi..............47 BAB 4.1. 4.2. 4.3.

4 TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN ........................................................ 51 Umum ................................................................................................. 51 Komponen Total Biaya Kepemilikan ........................................................ 52 Menghitung Nilai Waktu dari Uang .......................................................... 54 4.3.1. Nilai Uang yang Akan Datang .......................................................55 4.3.2. Nilai Sekarang dari Uang ..............................................................56 4.3.3. Nilai Uang dari Anuitas ................................................................57 4.4. Pendekatan NPV dalam Investasi ............................................................59 4.5. Menghitung NPV dengan Microsoft Excel ................................................. 61 4.6. Menghitung Total Biaya Kepemilikan dengan NPV ....................................63

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

i

BAB 5.1. 5.2. 5.3.

5 MENYUSUN HPS ............................................................................ 67 Pendekatan Umum ................................................................................ 67 Karakteristik Barang/Jasa .......................................................................68 Analisis Pasar Penyedia ......................................................................... 69 5.3.1. Analisa Level Penyedia Barang/Jasa .............................................. 70 5.3.2. Analisa Persaingan Pasar ............................................................. 71 5.4. Metode Perhitungan .............................................................................. 73 5.5. Contoh Perhitungan HPS .......................................................................88 BAB 6 PENUTUP ....................................................................................... 103 6.1. Kesimpulan........................................................................................... 103 6.2. Saran ................................................................................................... 103

ii

LKPP

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Daftar Gambar Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP .........................................................vi Gambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS .................................vi Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS ...................vii Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS ..................................................... 1 Gambar 2.1 Teknik Peramalan Kebutuhan Barang .............................................. 26 Gambar 2.2 Gambar Contoh Tabel Kebutuhan Barang di Tahun 2012 .................. 27 Gambar 2.3 Moving Average Dengan Bobot ...................................................... 28 Gambar 2.4 Model Regresi Sederhana ..............................................................28 Gambar 2.5 Interaksi Antara Biaya Pesan dan Biaya Penyimpanan ...................... 29 Gambar 2.6 Rumus EOQ .................................................................................30 Gambar 2.7 Contoh Penerapan Rumus EOQ ..................................................... 31 Gambar 3.1 The Supply Positioning Model ........................................................ 40 Gambar 3.2 Klasifikasi ABC (konsep pareto) ...................................................... 41 Gambar 3.3 The Supply Positioning Model Klasifikasi ABC .................................. 46 Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar

4.1 Contoh Gambar Komponen Total Biaya Kepemilikan Alat Berat .........53 4.2 Ilustrasi Perhitungan Nilai Uang yang Akan Datang ......................... 55 4.3 Ilustrasi Perhitungan Nilai Sekarang dari Uang (PV) ......................... 56 4.4 Ilustrasi Nilai yang Akan Datang dari Anuitas .................................. 57 4.5 Ilustrasi Nilai Sekarang Anuitas ...................................................... 58 4.6 Rangkuman Rumus dan Simbol ..................................................... 59 4.7 Pendekatan NPV dalam Investasi ................................................... 60 4.8 Contoh Soal 1 .............................................................................. 60 4.9 Contoh Soal 2 .............................................................................. 61

Gambar 5.1 Skema Penyusunan Spesifikasi dan HPS ......................................... 67 Gambar 5.2 Skema Pembagian Barang ............................................................. 68 Gambar 5.3 Level Penyedia Barang/Jasa ...........................................................70 Gambar 5.4 Contoh Analisa Model Bow ............................................................83 Gambar 5.5 Contoh Analisa Model Bow Lanjutan...............................................84 Gambar 5.6 Contoh Analisa Model Bow Lanjutan...............................................84

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

iii

Daftar Tabel Tabel 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS ......................................................... 2 Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS....................................................... 4 Tabel 2.1 Contoh Membuat Spesifikasi dari Pekerjaan Konstruksi Bendungan Kecil ............................................................................... 18 Tabel 2.2 Contoh sampel ............................................................................ 20 Tabel 2.3 Contoh Spesifikasi Teknis .................................................................. 22 Tabel 2.4 Contoh Spesifikasi Komposisi............................................................. 23 Tabel 2.5 Ringkasan Spesifikasi Barang ............................................................. 25 Tabel 2.6 Contoh Barang Lift ............................................................................ 34 Tabel 2.7 Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi ..................................................... 35 Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi .................................................... 36 Tabel 2.9 Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya ......................................................... 37 Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel

3.1 Contoh Klasifikasi ABC ...................................................................... 42 3.2 Klasifikasi ABC (2) ............................................................................ 43 3.3 Tabel Rating PIP ............................................................................... 43 3.4 Barang/Jasa Yang Dibeli .................................................................... 44 3.5 Kriteria Penggunaan Sasaran Pasokan ................................................ 45 3.6 Tabel Rating PIP dan Klasifikasi ABC .................................................. 46 3.7 Tabel Supply Positioning Model Berdasarkan Indikator PIP dan ABC ..... 46 3.8 Tabel Kesimpulan Untuk Supply Positioning Model .............................. 47 3.9 Hubungan Anatara Fokus Utama Sasaran Pasokan dengan Metode Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi ............................................... 48 Tabel 3.10 Daftar Periksa Kaji Ulang Spesifikasi ................................................. 48 Tabel 3.11 Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi .............................................................................................. 49

iv

Tabel Tabel Tabel Tabel

4.1 4.2 4.3 4.4

Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel Tabel

5.1 Analisis Persaingan Pasar .................................................................. 71 5.2 Tabel Rumus .................................................................................... 74 5.3 Tabel Konsultasi Penelitian Kebutuhan Pelatihan - HPS ......................... 78 5.4 Tabel Komponan Gedung .................................................................. 79 5.5 Tabel Komponen Biaya Standar .......................................................... 79 5.6 Tabel Rumus .................................................................................... 80 5.7 Tabel Biaya Tetap & Biaya Variabel ..................................................... 81 5.8 Tabel Biaya Langsung & Biaya Tidak Langsung .................................... 81 5.9 Harga Satuan Pekerjaan Galian .......................................................... 82 5.10 Contoh Analisa Standar ................................................................... 83

LKPP

Perhitungan NPV dengan Microsoft Excel ............................................ 62 Menghitung NPV untuk Mobil............................................................. 62 Menghitung NPV untuk Mobil Akhir .................................................... 62 TBK dari Penggantian Sistem Pembayaran Gaji Pegawai ...................... 64

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

3

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM ludDan uJ HPS PENGANTAR

1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2. Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS

Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi disusun berdasarkan hasil analisis

3. Tujuan

pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis.

kompetensi jabatan kerja yang melibatkan para ahli yang mempunyai Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor pengadaan barang dan jasa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan. Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia-Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (SKKNIPBJP). SKKNI-PBJP ini menggambarkan tingkat kemampuan melaksanakan (Skill), kemampuan memahami dan menganalisa (Knowledge) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas (Attitude) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi (KPBK) Penyusunan Spesifikasi dan HPS. Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan kemampuan bagi anggota PA/ KPA dan anggota PPK dalam melakukan proses penyusunan spesifikasi dan HPS termasuk pengetahuan mengenai aturan yang berlaku dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8v88

3

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi Dan HPS

Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP

0.2. MODUL PENYUSUNAN SPESIFIKASI DAN HPS

1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul ini disusun berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Khusus

2. Modul Penyusunan Spesifiaksi dan HPS

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dengan Kode Unit PP.02 tentang

3. Tujuan

Menyusun Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa serta PP.03 tentang Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan Penyusunan Spesifikasi dan HPS Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Gambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS

Modul ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimulai dengan Pengantar yang menjelaskan lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS, diikuti dengan Pendahuluan, Menyusun Spesifikasi, Perencanaan Pasokan dan Penyusunan Spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan dan Menyusun HPS. Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3.

888 vi

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

3

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM ludDan uJ HPS

Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS

1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 2. Modul Penyusunan Spesifiaksi dan HPS 3. Tujuan

0.3. TUJUAN Perumusan tujuan pelatihan mengacu kepada pencapaian minimal kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : Dalam kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas (Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh variabel-variabel tingkat produktivitas tenaga kerja dan latar belakang/ tingkat/mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan. a.

Tujuan Umum

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu melaksanakan penyusunan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan mengikuti pengertian dasar & peraturan, penyusunan proses spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan (TBK) dan Metode Penyusunan HPS. b. Tujuan Khusus Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan terdahulu tentang beberapa alternatif penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu :

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8v8ii8

3

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi Dan HPS 1. Dapat mengidentifikasi landasan hukum, pengertian spesifikasi dan HPS, pengadaan internasional dan hal dasar lain yang terkait. 2. Dapat melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi barang/jasa, penggunaan standar internal dan eksternal, penentuan spesifikasi jumlah, waktu dan tingkat pelayanan. 3. Dapat melakukan perencanaan pasokan dan penyusunan spesifikasi sesuai dengan analisa pasar, prioritas dan fokus pada tipe. 4. Dapat melakukan perhitungan manfaat suatu barang dengan menggunakan metode Total Biaya Kepemilikan. 5. Dapat menghitung teknik perkiraan biaya sebagai dasar penyusunan HPS. 6. Dapat melakukan penentuan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan latihan kelompok.

888 viii

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Sistematika Penulisan Modul

1.1. Sistematika Penulisan Modul

Peran Spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam mendorong 1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS

pencapaian Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif,

1.3. Landasan Hukum Spesifikasi dan HPS

banyak hal, spesifikasi dan HPS juga berperan penting dalam membantu

1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS

Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan mampu

transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat menentukan. Dalam promosi dan mendorong penggunaan produk Indonesia.

menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam jumlah, mutu, harga, waktu,

1.5. Pengadaan Internasional

lokasi dan dapat dipertanggungjawabkan. Maka, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) tidak hanya dituntut untuk mampu (competence), tetapi juga tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku (com-

pliance). Perkembangan dunia bisnis akhir-akhir ini menunjukkan bahwa membeli barang/jasa dengan berpedoman yang paling murah belum tentu efisien, bila kemudian terbukti biaya operasi dan pemeliharaan barang/jasa tersebut sangat tinggi. Atas dasar itu, dalam modul ini ditambahkan pemahaman akan prinsip dasar Total Biaya Kepemilikan. Penyusunan modul Spesifikasi dan HPS dilakukan melalui pendekatan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8188

31 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS Untuk mencapai pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, dan akuntabel diperlukan Spesifikasi dan HPS yang memiliki karakteristik tertentu. Spesifikasi barang/jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu : tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi. Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan. Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya. Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai. Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan pada pendekatan di atas, disusunlah alat analisa seperti terlihat pada tabel di bawah ini :

KERANGKA PIKIR DESKRIPSI

ALAT

Tepat Jumlah

Teknik Peramalan Kebutuhan Barang

Tepat Mutu

Spesifikasi Teknik , Spesifikasi Komposisi , Spesifikasi Fungsi dan Kinerja , Sample

Tepat Waktu

Supply Positioning Model

Tepat Lokasi

Incoterm

Wajar Sample

Analisis Pasar

Wajar Metoda Pelaksanaan

Economic Order Quatity

Wajar Harga

Total Biaya Kepemilikan Overhead dan Keuntungan Perpajakan

Tabel 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS

888 2

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J Alat analisa di atas yang dibahas dalam bab selanjutnya. Khusus untuk ketentuan umum spesifikasi dan HPS, serta incoterm, dibahas langsung pada bab satu. 1.1. Sistematika Penulisan Modul

1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat

1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS

memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang

1.3. Landasan Hukum Spesifikasi dan HPS

adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka

dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa

1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS 1.5. Pengadaan Internasional

tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut. Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/pemiliknya. Contoh di atas merupakan contoh yang salah, karena hanya memenuhi keinginan pribadi Pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi. Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), merupakan seni memperkirakan kemungkinan besarnya biaya atas pengadaan barang/ jasa sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan . Fungsi HPS 

Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8388

31 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS 

Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan pengadaan konsultansi yang menggunakan metode Pagu Anggaran; dan



Jaminan penawaran diberikan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya pada saat memasukkan penawaran yang besarnya antara 1% (satu perseratus) hingga 3% (tiga perseratus) dari total HPS.



Dasar untuk menetapkan besarnya nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS. Besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah : o Untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% sampai dengan 100% dari nilai total HPS, jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai Kontrak; atau o Untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% dari nilai total HPS, besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai total HPS.



HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya kerugian negara.

1.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS Ketentuan umum yang mengatur spesifikasi dan HPS telah diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, yang ringkasannya dapat dilihat pada tabel di bawah ini : PELAKSANA KEGIATAN JENIS KEGIATAN

HASIL KEGIATAN

Pengguna Anggaran (PA) Rencana Umum Pengadaan

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Rencana Pelaksanaan Pengadaan  Rencana Anggaran  Spesifikasi Biaya  HPS  Kerangka Acuan  Rancangan Kerja (Spesifikasi) Kontrak

PPK, ULP, Tim Teknis Kaji Ulang

1.1. Sistematika Penulisan Modul 1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS 1.3. Landasan Hukum Spesifikasi dan HPS 1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS 1.5. Pengadaan Internasional

 Spesifikasi  HPS  Pemaketan Pekerjaan

Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS

Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa1) Pengguna Anggaran (PA) bertugas menyusun Rencana Umum Pengadaan 1)

888 4

Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J Barang/Jasa; yang di dalamnya memuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). Di dalam KAK tersebut akan tertuang spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan termasuk kewajiban pajak yang harus dibebankan pada kegiatan tersebut. Rencana Pelaksanaan Pengadaaan Barang/Jasa

2)

Berdasarkan rencana umum pengadaan di atas, PPK menyusun dan menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi: 

Spesifikasi teknis barang/jasa;



Harga Perkiraan Sendiri; dan



Rancangan Kontrak.

Usulan Perubahan

3)

Dalam hal diperlukan ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan kepada PPK: 

Perubahan HPS; dan/atau



Perubahan spesifikasi teknis pekerjaan.

Wewenang Penyusunan, Penetapan dan dan Pengumuman HPS

4)



PPK menetapkan HPS barang/jasa kecuali untuk kontes/sayembara.



ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK.



Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia.



HPS disusun paling lama 28

(dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas

akhir pemasukan penawaran

TOPIK DISKUSI Apakah perbedaan antara Biaya dari RUP dengan Biaya pada HPS ? Peran Spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar Pengadaan. Peran Spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.

2) 3) 4)

Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 11 Ayat 1 Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17 Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8588

31 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS Total Biaya Kepemilikan (total cost of ownership) adalah seni untuk melakukan perkiraan biaya suatu barang/jasa yang meliputi biaya pemilikan (total cost of acquisition) dan biaya operasi (operating costs) Yang dimaksud dengan biaya pemilikan (total cost of acquisition) adalah biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa (initial cost) dan biaya depresiasi. Biaya perolehan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelatihan penggunaan suatu barang/jasa. Sedangkan biaya operasi (operating costs) merupakan biaya operasi dan biaya pemeliharaan. Untuk HPS, perhitungan biaya sampai dengan biaya perolehan (biaya yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelatihan penggunaan) dan tidak termasuk biaya Operasi dan Pemeliharaan. Analisa total biaya kepemilikan (total cost of ownership) sangat cocok digunakan untuk analisa pemilihan pemasok pada pengadaan barang/ jasa yang bersifat investasi.

1.1. Sistematika Penulisan Modul 1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS 1.3. Landasan Hukum Spesifikasi dan HPS 1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS 1.5. Pengadaan Internasional

TOPIK DISKUSI

TOPIK DISKUSI Apakah perbedaan antara biaya dari RUP dengan biaya pada HPS? Jenis spesifikasi pengadaandan apaHPS sajadalam yang cocok menggunakan pendekatan Peran mencapai sasaran yang tertuang TBK dalam Prinsip Dasar Apakah Perpres 54 Tahun 2010 mengatur tentang hal ini ? Pengadaan. Peran spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.

1.5. Pengadaan Internasional Pengadaan internasional adalah rangkaian kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara tertentu, yang transaksinya melintasi batas negara (secara internasional). Sebagai contoh; perusahaan dari Indonesia menjual barang kepada perusahaan di Singapura atau sebaliknya perusahaan dari Singapura menjual barang kepada perusahaan di Indonesia.

888 6

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J Pengadaan internasional sebenarnya telah banyak dilakukan, karena perdagangan internasional yang telah berlangsung selama ini pada dasarnya telah dilaksanakan melalui proses yang dikenal dengan cara International Competitive Bidding (ICB). Pengadaan internasional digunakan pula untuk pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah yang sebagian atau keseluruhannya dibiayai dengan dana pinjaman/hibah luar negeri seperti dana dari Bank Dunia (IBRD), Bank Pembangunan Asia (ADB) dan sebagainya. Pertimbangan yang umum digunakan sebagai dasar atau alasan mengapa mesti membeli barang atau jasa dari luar negeri adalah karena faktor-faktor berikut : 

Kualitas;



Ketepatan waktu;



Biaya;



Teknologi baru;



Memperluas basis pasokan;



Pertukaran perdagangan (counter trade).

Faktor yang mendorong kecenderungan pengadaan internasional tersebut antara lain adanya : 

Kerjasama dan kemitraan dalam pemasokan barang;



Globalisasi perdagangan;



Pengadaan yang berwawasan lingkungan;



Pengukuran kemampuan atau kinerja;



Piranti lunak dalam bidang tata hubungan dengan nasabah;



Pengendalian dan pelaksanaan yang terbaik;



Pengelolaan inventarisasi barang sebagai keuntungan strategis dan bukan semata-mata sebagai pusat pembiayaan.

Lembaga dan peraturan yang biasa muncul dalam perdagangan international adalah : a.

Organisasi Perdagangan Dunia (World Trade Organisation, WTO) adalah satu-satunya organisasi internasional yang mempunyai tugas merumuskan hukum perdagangan internasional.

b.

Kamar Dagang Internasional (International Chamber of Commersial, ICC), yang menyusun dan menerbitkan INCOTERMS (International Commercial

Terms). Incoterms terdiri dari berbagai bidang, yang paling dikenal adalah

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8788

31 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS EXW (Ex Works), FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance and Freight), DDU

(Delivery Duty Unpaid), dan CPT (Carriage Paid To). c.

Komisi PBB untuk Hukum Perdagangan Internasional (United Nations

Commission on International Trade Law /UNCITRAL). UNCITRAL diberi tugas oleh Majelis Umum untuk mengembangkan penyelarasan dan penyeragaman secara progresif atas hukum perdagangan internasional. Dengan menjadi anggota WTO maka kasus-kasus sengketa antara perusahaan dagang di Indonesia dengan perusahaan dagang asing dapat diselesaikan berdasarkan hukum yang direkomendasikan oleh UNCITRAL. Beberapa term dari International Commercial Terms (Incoterms 2000) yang berdampak pada biaya pengadaan barang/jasa adalah : a.

Ex Works (EXW) : penyerahan barang di gudang penjual. Memperhitungkan semua biaya yang timbul atas perpindahan barang dari gudang penjual sampai gudang pembeli :  Harga barang;  Biaya pengangkutan dan bongkar muat mulai dari pintu gudang penjual, ke pelabuhan, sampai ke gudang pembeli;  Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor);  Premi asuransi.

b.

Free Carrier (FCA), hampir sama dengan Ex Works hanya tempat penyerahan barang di gudang pengangkut biaya yang harus diperhitungkan :  Harga barang;  Biaya bongkar muat mulai dari tempat yang disepakati, pengangkutan ke pelabuhan, pengangkutan sampai ke gudang pembeli;  Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor);  Premi asuransi.

c.

Free Alongside Ship (FAS) : barang diterima pembeli di samping kapal di dermaga pelabuhan muat. Biaya yang harus diperhitungkan :  Harga barang;  Biaya pemuatan ke dalam kapal, pengangkutan dan bongkar muat mulai dari kapal sampai ke gudang pembeli;

888 8

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J • •

Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

d. Free on Board (FOB) : penyerahan barang dilakukan di atas kapal pengangkut. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya pengangkutan dari pelabuhan muat, bongkar muat di pelabuhan tujuan, pengangkutan dan bongkar muat sampai ke gudang pembeli; • Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi. e. Cost and Fright (CFR) : barang diterima di pelabuhan tujuan. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor). f. Cost, Insurance and Freight (CIF) : sama dengan CFR kecuali tidak ada kewajiban membayar premi asuransi. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi. g. Carriage Paid To (CPT) : hampir sama dengan CFR kecuali dalam pengurusan formalitas ekspor dilakukan oleh pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Biaya formalitas ekspor (biaya pengeluaran barang dari pelabuhan penjual); • Bea masuk atas barang (bila impor). h. Carriage and Insurance Paid To (CIP) : penerimaan barang sampai dengan pelabuhan tujuan, tinggal membongkar dan mengangkut ke gudang pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

8988

31 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS • •

Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

i. Delivered at Frontier (DAF) : penerimaan barang pada daerah perbatasan kepabeaan (bila impor). Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya pengangkutan ke sisi perbatasan; • Biaya pemuatan ke kapal, pengangkutan ke pelabuhan tujuan, bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang; • Premi asuransi. j. Delivered Ex Ship (DES) : penerimaan barang di pelabuhan kedatangan. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi. k. Delivered Ex Quay (DEQ) : penerimaan barang di dermaga pelabuhan tujuan. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi. l. Delivered Duty Unpaid (DDU) : penerimaan barang di pintu gudang pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Biaya bongkar dari alat angkut di depan gudang pembeli sampai penataan di gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi. m. Delivered Duty Paid (DDP) : barang telah disusun di gudang pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Tidak mengeluarkan ongkos apapun untuk transportasi, dan lainlain.

888 10

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

31 BAB

nahitModul aleP lSpesifikasi udoM lud&uHPS J Aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan internasional : a.

Bahasa, yang berlaku umum adalah bahasa Inggris.

b.

Alat pembayaran : L/C (letter of credit) atau T/T (Telegraphic Transfer).

c.

Komponen Biaya : biaya gudang di negara asal, transportasi lintas negara, biaya gudang di negara tujuan, asuransi, dan lain-lain.

d.

Dokumen seperti Master List, Bill of Lading, dan Packing List hendaknya selaras.

e.

Mata uang yang digunakan : dolar untuk porsi asing dan rupiah untuk porsi dalam negeri.

f.

Aspek-aspek perpajakan yang terkait dengan kepabeanan (bea masuk, misalnya) maupun yang terkait dengan proyek (tax holiday).

Jika dilihat dari uraian di atas, ketentuan ketentuan pengadaan internasional akan sangat berpengaruh pada penyusunan HPS. Misalnya, lokasi barang, aturan perpajakan, sistem pengiriman, dan lain-lain.

PPKL

hatniremeP asaLKPP J/gnaraB naadLembaga agnePKebijakan nakajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

811 88

31 BAB

888 12

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

LKPP LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J BAB 2 MENYUSUN SPESIFIKASI 2.1. Umum

2.1. Umum

Spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna barang/ 2.2. Menyusun Spesifikasi 1.1. Pendahuluan

jasa

dengan penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa,

merupakan

langkah awal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pengadaan barang/jasa. Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang halhal berikut ini : 1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya). 2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur. 3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan. 4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan. 5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan. 6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus dipersyaratkan. 7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif. 8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa. Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang tepat akan berdampak serius pada : 1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia. 2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi). 3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

813 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS 4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan. 5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa. 6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual. Langkah penting dalam penyusunan spesifikasi barang/jasa adalah mengenali kebutuhan barang/jasa, yang dalam hal ini tertuang dalam karakteristik kebutuhan barang/jasa.

2.2. Menyusun Spesifikasi

2.1. Umum

Tujuan menyusun spesifikasi barang/jasa yang diperlukan adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/

2.2. Menyusun Spesifikasi

jasa. Tanpa penyusunan spesifikasi barang/jasa yang tepat, bisa terjadi penyedia barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa. Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi adalah menetapkan dulu kebutuhan (performance) pengguna barang/jasa, baru kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis (technical). Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok (Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan. A. Mutu Barang/Jasa Tingkat mutu untuk barang, misalnya, diterjemahkan ke dalam fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya. Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke dalam bidang gerak konsultan, pengalaman konsultan dalam bidang tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu ada metode pelaksanaan pekerjaan.

888 14

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J B.

Jumlah dan Waktu Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa, dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.

C.

Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan disini adalah kecepatan respon terhadap keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat 2 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual, ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan rinci.

2.2.1. Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman. Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detil (over specifying) akan menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi akan terlalu sedikit. Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi. Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam citra jasa tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon, kenyamanan, dan sebagainya. Terdapat berbagai macam cara penetapan spesifikasi barang/jasa :

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

815 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS A.

Merek

B.

Standarisasi

C.

Sampel

D.

Spesifikasi teknik

E.

Spesifikasi komposisi

F.

Spesifikasi fungsi dan kinerja

Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut : A. Merek Merek (brand or trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK berada dalam posisi tidak ada pilihan lain. Contohnya : Perbaikan Lift merek X, maka hanya dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal dari perusahaan merek X. Tiap merek memiliki citra yang berbeda di benak pengguna barang/jasa. Misalnya, kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda. Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk tidak memilih barang yang memiliki merek mahal. Atau digunakan istilah “yang SETARA” sehingga memungkinkan memberikan alternatif barang. Kelebihan menggunakan merek terkenal : 

Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multi tafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh semua penyedia barang/jasa.



Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran.



Mutu barang terjamin.

Kelemahan menggunakan merek terkenal :

888 16



Merek terkenal cenderung mahal.



Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J 

Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin merubah spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama.

Kecuali untuk penunjukan langsung dan pengadaan langsung, maka penyebutan merek dalam spesifikasi DILARANG dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2011. Contoh: BARANG

JASA KONSTRUKSI

Mobil : BMW, Toyota

Pembangunan Gedung : PT Pembangunan Perumahan

JASA LAINNYA Transportasi : Blue Bird

JASA KONSULTANSI Konsultan Perencana: PT Perencana Jaya

B. Standarisasi Pada saat menyusun spesifikasi, pejabat pembuat komitmen dapat

membuat

standar sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada (standar eksternal). Beberapa standar eksternal adalah : 

Standar Industri



Standar Nasional



Standar Regional



Standar Internasional

Dalam kategori standar industri, PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu kepada SNI. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi penyedia barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa. Contoh : Untuk membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil yang memerlukan spesifikasi beton kedap air, PPK dapat mengambil dari SNI DT-91008-2007, sehingga spesifikasi beton kedap air (secara sederhana) menjadi seperti dibawah ini :

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

817 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

Bahan

Kebutuhan PC PB KR (kerikil 2cm/3cm)

Tenaga Kerja

Strorox-100 Pekerja Tukang batu Kepala tukang mandor

Satuan Kg M3 M3 Kg OH OH OH OH

Indeks 400,000 0,480 0,800 1,200 2,100 0,350 0,065 0,105

Tabel 2.1 Contoh membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil

Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi. Standar akan meliputi : 

Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman.



Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang.



Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk.



Technical Requirement.



Standar inspeksi dan pengujian.



Peraturan atau pedoman yang terkait.

Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan Pejabat Pembuat Komitmen memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah ada standarnya. Jika sampai dengan standar internasional tetap tidak didapatkan,dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri. Kelebihan menggunakan standar eksternal :  Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses produksinya. 

Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan standar yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah.



Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang sesungguhnya perlu dipenuhi.



Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum lebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar internal.



Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka memasok dengan standar yang sama.

888 18

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Kekurangan menggunakan standar eksternal 

Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara minimal.



Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan barang/jasa tersebut.

Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli. Standarisasi Internal Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini : 

Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar.



Tidak ada standar yang tersedia.



Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri.

Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan atau menciptakan standarisasi internal adalah : 

Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untuk mengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri.



Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikuti standar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri.



Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasi yang telah dipergunakan di unit kerja.

Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan lokasi yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus ini biasanya berdampak pada peningkatan biaya pengadaan barang/jasa. Beberapa manfaat adanya standar internal adalah : 

Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan standar sendiri.



Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa,

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

819 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS fokus pada mutu yang baik dengan

menghabiskan waktu untuk

mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik. 

Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.



Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu barang/jasa yang dipasok akan meningkat.



Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.

C. Sampel Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-k a t a , misalnya warna yang spesifik. Sehingga penyedia barang/jasa sering juga diminta memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak dipasoknya. Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa. Kelebihan Sampel : 

Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan dengan kata-kata.



Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa.

Kekurangan Sampel : 

PPK harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.



Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.



Untuk itu diperlukan alat ukur yang tidak mudah.

Contoh: BARANG Kain : Warna dan corak kain seragam

JASA KONSTRUKSI -

JASA LAINNYA -

JASA KONSULTANSI -

Tabel 2.2 Contoh sampel

888 20

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J D. Spesifikasi Teknis Spesifikasi teknik umumnya meliputi : 

Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya).



Detil desain.



Toleransi.



Material yang digunakan.



Metode produksi/pelaksanaan.



Persyaratan pemeliharaan.



Persyaratan operasi.

Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya. PPK yang bertanggung jawab menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia barang/jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi. Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila : 

PPK memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik dan rinci dari pada penyedia barang/jasa.



PPK bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh konsultan perencana paket pekerjaan tersebut.



Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.

Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan interpretasi tambahan dari penyedia barang/jasa. Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis : 

Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.



PPK dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.

Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis: 

Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.



Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.



Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang spesifik pula. Dan itu akan berdampak pada peningkatan biaya untuk

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

821 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS memproduksi barang tersebut. 

Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit penyedia barang/jasa yang mampu.



Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh pengguna barang/jasa.

Contoh : BARANG Lift : Travel Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Total Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Ukuran shaft : 2300 x 2300 Pit Dept : 2100 mm Over Head : Lihat Gambar dan Spesifikasi Operation Control : Computerized Control – Group Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz Automatic bypass (75% loading) Oveload devices, safety door edge Fire emergency return Emergency Light ……………….dst

JASA KONSTRUKSI Pekerjaan Pondasi Persyaratan Bahan Pondasi 1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm jarak 150 mm 2. Beton K 300

JASA LAINNYA Pelatihan Penyusunan HPS Uraian Kegiatan 1. Melakukan analisis kebutuhan pelatihan 2. Menyusun sasaran dan pokok bahasan 3. Menyusun bahan pelatihan 4. Melaksanakan pelatihan 5. Melakukan Pre Test dan Post Test Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan

JASA KONSULTANSI Penyusunan Modul Pelatihan : Uraian Kegiatan 1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi antara lain: • Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan pengadaan yang sudah ada, • Mengkaji peraturan perundangundangan yang berlaku, dan metode yang menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi. • Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. 2. Menyusun materimateri dalam modul pelatihan. 3. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul pelatihan. 4. Melaksanakan rapat pembahasan dan FGD dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan LKPP.

5.

Menyusun laporan kegiatan.

Tabel 2.3 Contoh spesifikasi teknis

888 22

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J E. Spesifikasi Komposisi Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan susunan zat suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya. Spesifikasi komposisi juga sering digunakan pada peralatan yang memerlukan batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya kadar cat pada mainan anak-anak. Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau di verifikasi pada saat barang diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahlinya) yang independen. Kelebihan spesifikasi komposisi : 

Spesifik dan rinci.



Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan verifikasi.

Kelemahan spesifikasi komposisi: 

Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya.



Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi.

Contoh: JASA KONSTRUKSI, JASA LAINNYA, JASA KONSULTANSI

BARANG Obat untuk meredakan gejala flu Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung : • Parasetamol 400 mg • Fenipropanolamin HCl 12,5 mg • Klofeniramin Maleat 1 mg

-

Tabel 2.4 Contoh spesifikasi Komposisi

F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dari fungsi-fungsi barang/jasa tersebut. Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton (MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja).

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

823 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain :  Apa yang harus dicapai (fungsi).  Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain).  Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).  Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu).  Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem IT).  Tingkat mutu.  Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.  Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.  Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal.  Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.  Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut. Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang bagaimana cara (menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi. Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :  Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.  Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.  Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada penyedia barang/jasa.  Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan. Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :  Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.  Masing masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia barang/jasa.

888 24

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Jenis Spesifikasi Merek

Standar Industri Sampel Spesifikasi Teknis

• • • • • • • • • • •

Spesifikasi Komposisi

Spesifikasi Fungsi / Kinerja

• • • • • •

Penggunaan Barang/jasa merek tersebut dikenal banyak orang Bila mutu lebih penting dari biaya Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada peningkatan mutu kerja pengguna barang/jasa Barang/jasa yang sederhana MemudahkanPejabat Pengadaan untuk memilah penyedia barang/jasa Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan dalam kata kata Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup untuk membuat desain Pejabat Pengadaan ingin menggunakan desain yang dimiliki oleh pengguna barang/jasa Barang yang dibeli akan memerlukan interface (hubungan) yang kompleks dengan peralatan yang sekarang terpasang Pejabat pengadaan siap menanggung resiko jika disain yang dibuat organisasinya tidak mencapai kinerja yang diharapkan Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup menjadi hal yang penting Kinerja sangat bergantung kepada komposisi Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi dari pengguna barang/jasa Innovasi penyedia barang/jasa dihargai Teknologi yang berkaitan dengan barang yang dibeli berubah sangat cepat

Tabel 2.5 Ringkasan Spesifikasi Barang

Informasi untuk menyusun spesifikasi barang dapat diperoleh dari berbagai sumber:  Direktori yang diterbitkan oleh asosiasi industri.  Penyedia barang/jasa.  Pameran.  Hasil riset. Pengujian dan inspeksi atas barang yang datang diperlukan agar barang tersebut berfungsi dan berkinerja seperti yang diharapkan. Pendekatan pengujian dan inspeksi antara lain :  Peninjauan ulang atas desain barang dan sistem jaminan mutu penyedia barang/ jasa.  Pengujian pada saat proses produksi.  Pengujian pada tahap akhir produksi dan pengangkutan.  Pengujian pada tahap penerimaan produk. Detil inspeksi dan pengujian yang dipersyaratkan paling sedikit meliputi :  Seleksi dan penyiapan sampel yang memadai.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

825 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS  Metoda pengujian.  Alat uji yang digunakan dan cara melakukan uji.  Kriteria dan batas keberterimaan material.  Format laporan hasil uji.

Akan sangat sempurna bila Lembaga yang melakukan uji dan inspeksi tersebut merupakan pihak ketiga yang independen dan kredibel. 2.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa Pengadaan barang harus mempertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang di masa lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang tersebut di masa yang akan datang. Tipe Kebutuhan Barang Terdapat 2 (dua) tipe kebutuhan barang : a. Independent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Misalnya, pembelian kertas tidak dipengaruhi oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada Teknik Peramalan Kebutuhan Barang. b. Dependent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Pembelian ban mobil, misalnya, dipengaruhi oleh jumlah mobil yang dimiliki oleh kantor yang bersangkutan. Dengan demikian, kebutuhan barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung seperti biasa. Teknik Peramalan Kebutuhan Barang Kebutuhan barang dapat diramalkan berdasarkan beberapa pendekatan berikut ini : TEKNIK PERAMALAN

KUANTITATIF

KUALITATIF

DELPHI

JUDGEMENT

TIME SERIES

MOVING AVERAGE

SEBAB AKIBAT

REGRESI SEDERHANA

Gambar 2.1 Teknik peramalan kebutuhan Barang

888 26

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Pendekatan Delphi, merupakan pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar di bidang masing-masing untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang. Para pakar ini bekerja secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka. Biasanya digunakan untuk meramalkan kebutuhan akan teknologi informasi masa depan, moda transportasi masa depan, atau kebutuhan akan barang/jasa yang kompleks. Hasil pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek, hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang dimasa yang akan datang. Pendekatan Judgement, bisa berupa executive judgement (pendapat para eksekutif – pelaksana kegiatan) atau expert judgement (pendapat para pakar). Pendekatan ini dipilih bila kebutuhan akan barang/jasa yang sering berubah dan perubahannya sangat cepat sehingga tidak ditemukan data historis atau data historis tidak mampu mendukung untuk meramalkan kebutuhan di masa yang akan datang. Misalnya kebutuhan akan teknologi komunikasi yang bertumbuh sangat cepat akhir akhir ini. Sejalan dengan pendekatan Delphi, hasil pendekatan ini sifatnya juga kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek pengadaan sehari-hari, hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang di masa yang akan datang. Pendekatan Moving Average (rata-rata bergeser), merupakan pendekatan kuantitatif yang paling mudah dan paling banyak digunakan dalam praktek.

KEBUTUHAN BARANG di Tahun 2012 MOVING AVERAGE, 3 TAHUN TAHUN

KEBUTUHAN (BUAH)

2006

125

2007

120

2008

128

2009

135

2010

139

2011

142

135 + 139 + 142 3 = 138,6 MOVING AVERAGE, 4 TAHUN 128 + 135 + 139 + 142 4 = 136 MOVING AVERAGE, 6 TAHUN = 125 + 120 + 128 + 135 + 139 + 142 6 = 131,5

Gambar 2.2 gambar contoh tabel kebutuhan barang di tahun 2012

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

827 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

MOVING AVERAGE DENGAN BOBOT BULAN Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustu s Septemb er Oktober Nop ember Desember

TOTAL KE BUTUHAN 10 12 13 16 19 23 26 30 28 18 16

{ ( 3 x 13 ) + ( 2 x 12 ) + 10 } { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 13 ) + 12 } { ( 3 x 19 ) + ( 2 x 16 ) + 13 } { ( 3 x 23 ) + ( 2 x 19 ) + 16 } { ( 3 x 26 ) + ( 2 x 23 ) + 19 } { ( 3 x 30 ) + ( 2 x 26 ) + 23 } { ( 3 x 28 ) + ( 2 x 30 ) + 26 } { ( 3 x 18 ) + ( 2 x 28 ) + 30 } { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 18 ) + 28 }

BOBOT YANG DIGUNAKAN 3 2 1 6

= = = = = = = = =

12 1/6 14 1/3 17 20 1/2 23 5/6 27 1/2 28 1/3 23 1/3 18 2/3

PERIOD Bu lan lalu Dua bulan lalu Tiga bu lan lalu JUML AH BOBOT

Gambar 2.3 Moving Average dengan Bobot

Pendekatan Regresi Sederhana juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan di masa yang akan datang.

MODEL REGRESI SEDERHANA Y

b =

= a + bx

= =

Y x

Dep endent Variable Indepen dent Variable

n xy - x y n x 2 - ( x )2 Nilai Tahun ( x)

Tah un 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Jumlah

Import (y)

1 2 3 4 5 6 7 28

y n

a =

4.100 2.000 5.700 2.500 7.300 9.200 6.300 37.100

- b

xy

x2

4.100 4.000 17.100 10.000 36.500 55.200 44.100 171.000

1 4 9 16 25 36 49 140

b=

n xy - x y n x 2 - ( x )2

=

(7) (171.000) - 28 (37.100) (7) (140) - 282

a =

y n

=

(807,1) (28) 37.100 7 7

-b

x n

x n

= 807,1

= 2.071,6

Y = 2.071,6 + 807,1x Forecast tahun 2012 x = 8, Y (93) = 2.071,6 + 807,1 (8) = 8.528

Gambar 2.4 Model regresi sederhana

888 28

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Jumlah Order Yang Ekonomis Biaya yang harus dikeluarkan untuk memesan, mendapatkan, menyimpan, dan menggunakan suatu barang dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Biaya Pesan (Ordering Cost) Merupakan biaya yang proporsional dengan frekwensi pemesanan barang tersebut. Termasuk dalam biaya pesan adalah biaya administrasi, biaya bongkar muat, biaya pemeriksaan, dan lain-lain. b. Biaya Penyimpanan Biaya yang proporsional dengan jumlah barang yang disimpan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya gudang, biaya modal, biaya kerusakan akibat penyimpanan. c. Biaya Barang Biaya yang digunakan untuk membeli barang. Misalnya harga satuan barang tersebut. Interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan terlihat seperti gambar di bawah ini:

Biaya Tahunan

TC Biaya Minimum

Biaya Penyimpanan

Biaya Pemesanan EOQ

Jumlah pesanan

=Q

Gambar 2.5 interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan

Dari gambar di atas terlihat bahwa makin besar jumlah barang yang dipesan pada tiap kali pesanan akan berdampak pada menurunnya biaya pemesanan, tetapi akan berdampak kepada meningkatnya biaya penyimpanan barang. Kondisi sebaliknya, makin sedikit jumlah barang yang dipesan pada tiap kali pesanan akan berdampak pada meningkatnya biaya pemesanan (karena dalam satu akan terpaksa pesan beberapa kali untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut) , tetapi akan berdampak kepada menurunnya biaya penyimpanan barang.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

829 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS Biaya total per tahun adalah : Biaya Total = O (B/Q) + C (Q/2) + B P Keterangan : O

:

Biaya Pemesanan

B

:

Total kebutuhan barang dalam satu tahun

Q

:

Jumlah barang dalam sekali order

i

:

tingkat suku bunga

C

:

Biaya Penyimpanan

Jumlah pesan barang yang ekonomis (EOQ) adalah :

EOQ=

2BO C

C = i.p

EOQ B O C i p

= = = = = =

jumlah pesanan ekonomis (unit/tahun) jumlah kebutuhan/tahun (unit/tahun) biaya pesan/pengadaan, (Rp/pesanan) biaya penyimpanan, (Rp/unit/tahun) % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahun harga barang, (Rp/unit)

Gambar 2.6 Rumus EOQ

888 30

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J

Contoh Penerapan EOQ Nama item : ORDNER BESAR Kebutuhan (B) = Harga (p) = Biaya pemesanan (O) = Prosentase biaya simpan (i) = EOQ =

2BO ip

EOQ =

2 (5000)(200.000)= 633 (0.25)(20.000)

5.000 unit/tahun Rp. 20.000,-/ unit Rp. 200.000,-/pemesanan 25% / tahun

Artinya : Jumlah ORDNER setiap kali pesan = 633 unit Frekuensi pesan = B / Q = 5000 / 633 = 7,89 8 kali pesan setahun = pesan tiap 1,5 bulan

Gambar 2.7 Contoh penerapan Rumus EOQ

Menyiasati Besarnya Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan Bila dalam perhitungan dihasilkan nilai EOQ yang cukup besar, maka secara otomatis biaya Penyimpanan akan meningkat. Dengan memecah jumlah pesanan yang besar tadi ke dalam beberapa kali pengiriman akan menurunkan nilai biaya penyimpanan. Pendekatan ini sekaligus menurunkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Berdasarkan pendekatan ini, pengadaan dilakukan dalam satu payung kontrak namun pengiriman barang dilakukan beberapa kali sesuai dengan estimasi kebutuhan barang yang sudah dilakukan sebelumnya. 2.2.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu Termasuk dalam spesifikasi waktu adalah spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa (de-

livery time and schedule), lokasi kedatangan barang (the point’s of delivery), metode transportasi dan pengepakan (transportation method and packing).

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

831 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

Menetapkan Jadwal Kedatangan Barang/Jasa Pernyataan as soon as possible (secepatnya) yang tertuang dalam kontrak, tentu saja berbeda dengan paling lama 14 (empat belas) hari, sehingga akan berdampak besar dalam penawaran harga dari penyedia barang/jasa. Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi kedatangan barang, dan bila memungkinkan memuat pula lead time (waktu tenggang) antara penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan barang. Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal dan dapat dicapai oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai rincian schedule (jadwal) hendaknya diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa pada saat memasukkan dokumen penawaran. Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya transportasi, dan lead time (waktu tenggang) sehingga perlu dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi. Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan Ketika lead time (waktu tenggang) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat. Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan kehilangan barang/jasa hendaknya di antisipasi dalam

spesifikasi

melalui

teknik

pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan mudah dibawa. Beberapa special transport arrangement harus dinyatakan jelas dalam spesifikasi jika barang tersebut bisa busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu refrigerator untuk makanan, penahan pecah untuk kaca. 2.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan berdampak biaya bagi penyedia barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi besarnya nilai penawaran. Untuk itu perlu dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi.

888 32

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa hendaknya dinyatakan secara spesifik dan terukur, misalnya :  Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manager yang kompeten dan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan ini.  Penyedia barang/jasa, selama masa trial operation hendaknya menyediakan

helpdesk service (jasa bantuan) yang siap selama 24 jam tiap hari. Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia Barang/Jasa Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam spesifikasi hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti :  Petunjuk mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkan dalam bahasa Indonesia.  Pelatihan penggunaan dan cara memelihara, dan juga dinyatakan jumlah jam yang harus dialokasikan penyedia barang/jasa dalam melakukan pelatihan.  Jenis jenis pelatihan yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa.  Bantuan teknis selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.  Jumlah dan jenis teknisi yang diperbantukan pada pengguna barang/jasa selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal. Pemeliharaan Aspek maintenance dan repair harus dinyatakan dalam ruang lingkup spesifikasi dalam barang/jasa memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit kerja pengguna barang/jasa yang mampu melakukannya. Pernyataan dalam spesifikasi hendaknya rinci, misalnya : “Teknisi penyedia barang/jasa harus sudah berada di lapangan paling lambat 48 jam begitu mendapatkan pemberitahuan melalui e-mail dari pengguna barang/ jasa”. “Spare part yang kritis, langka, dan mudah rusak harus terdefinisikan dalam dokumen penawaran dan tersedia di lokasi kerusakan paling lambat 24 jam begitu mendapatkan pemberitahuan dari pengguna barang/jasa

melalui e-mail yang

disepakati bersama dalam kontrak”.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

833 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS 2.2.5. Contoh Contoh Barang : Lift Spesifikasi Spesifikasi Fungsi dan Kinerja

Spesifikasi Mutu Barang

Contoh Kapasitas : 15 orang Jumlah stop : 9 stop/9 lantai Door type : Center Opening Door open : 900 mm Tinggi pintu : 2100 mm Travel Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Total Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Ukuran shaft : 2300 x 2300 Pit Dept : 2100 mm Over Head : Lihat Gambar dan Spesifikasi Operation Control : Computerized Control – Group Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz Automatic bypass (75% loading) Oveload devices, safety door edge Fire emergency return Emergency Light

dan seterusnya Jumlah Waktu Tingkat Pelayanan

Ketentuan khusus

2 (dua) buah Sudah dapat di operasikan paling lambat tanggal 15 Oktober 20xx - Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menyampaikan biaya pengoperasian dan biaya pemeliiharaan sampai dengan 5 (lima) tahun - Masa Pemeliharaan untuk lift ini adalah selama 1 tahun/365 hari - Dll - Jaminan Pelaksanaan muka sebesar 5% dari nilai kontrak dari Bank Pemerintah dan bersifat unconditional dan irrecovable . - Jaminan diserahkan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah tanggal penandatanganan kontrak. - Masa berlaku Jaminan pelaksanaan sampai dengan 2 (dua) bulan setelah Berita Serah Terima I - dan seterusnya

Tabel 2.6 Contoh Barang Lift

888 34

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi Pekerjaan Pondasi Item Spesifikasi Lingkup Pekerjaan

Deskripsi 1. Pekerjaan pondasi yang akan dilaksanakan adalah pondasi plat setempat untuk pondasi tangga 2. Ukuran, elevasi kedalaman, dan spesifikasi teknis yang tidak tertuang disini dapat dilihat dalam gambar teknis terlampir

Persyaratan bahan

1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm jarak 150 mm 2. Beton K 300

Pedoman Pelaksanaan

1. Sebelum pondasi dipasang, terlebih dahulu diadakan pengukuran pengukuran untuk As Pondasi sesuai dengan gambar konstruksi dan dimintakan persetujuan Direksi/Konsultan Pengawas tentang Kesempurnaan Galian 2. Pemasangan pondasi harus rapi dan sesuai dengan Gambar Teknis terlampir

Tabel 2.7 Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi

Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi Penyusunan Modul Pelatihan Item Spesifikasi Maksud Kegiatan

Tujuan Kegiatan Uraian Kegiatan

Indikator Kinerja

Indikator Keluaran Keluaran

Deskripsi Maksud kegiatan jasa konsultansi ini adalah memperoleh materi pelatihan barang/jasa yang berkualitas, dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan. Adapun tujuan dari diselenggarakannya kegiatan ini adalah tersedianya modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HP 1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi antara lain:  Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan pengadaan yang sudah ada,  Mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan metode yang menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi.  Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. 2. Menyusun materi-materi dalam modul pelatihan. 3. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul pelatihan. 4. Melaksanakan rapat pembahasan dan FGD dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan LKPP. 5. Menyusun laporan kegiatan 6. 1) Tersedianya metodologi penyusunan modul 2) Terlaksananya rapat-rapat pembahasan kegiatan 3) Tersedianya modul pelatihan berbasis kompetensi 4) Tersedianya laporan kegiatan Laporan Kegiatan 1) 1 Laporan Pendahuluan 2) 1 Laporan Antara 3) 1 Laporan Akhir.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

835 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

Tahapan Kegiatan Alokasi waktu yang diberikan kepada Konsultan untuk melakukan kegiatan untuk Konsultan penyusunan modul pelatihan spesifikasi dan HPS adalah 3 bulan, yang mencakup kegiatan-kegiatan antara lain: Mengiventarisasi semua undang-undang, peraturan-peraturan pemerintah, Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri, Standar, dan sebagainya yang mengatur tentang penyelenggaraan pelatihan. Mengiventarisasi semua referensi best practices kurikulum/sylabus pelatihan-pelatihan yang terkait dengan materi Penyusunan Spesifikasi dan HPS. Melakukan kajian dan pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan tentang metode pelaksanaan penyusunan modul. Menyusun modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi. Melaksanakan rapat-rapat pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan. Menyusun laporan kegiatan. Pelaporan Konsultan diwajibkan membuat dan menyerahkan Laporan yang mencakup: Laporan Pendahuluan memuat latar belakang, maksud dan tujuan disusunnya modul pelatihan, lingkup, tahapan dan metodologi pekerjaan penyusunan modul pelatihan. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan. Laporan antara memuat draft final modul Pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 bulan sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan. Laporan Akhir memuat hasil akhir dari seluruh kegiatan penyusunan modul pelatihan, termasuk perbaikan dari revisi hasil pembahasan dengan Tenaga Ahli lainnya. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya akhir bulan ketiga sejak SPK diterbitkan sebanyak 3 buku laporan Kualifikasi a. Konsultan perorangan yang akan dilibatkan dalam kegiatan ini harus memiliki Penyedia Jasa pengalaman bekerja selama 10 tahun dan berpendidikan S-1 serta mempunyai pengalaman kerja menyusun/mengajar/mengevaluasi Spesifikasi dan HPS minimal sebanyak 3 kali sesuai dengan aturan yang berlaku. b. Pada saat acara negosiasi dan klarifikasi, calon konsultan perorangan diminta untuk mempresentasikan metode pelaksanaan yang terkait dengan kegiatan yang diusulkan. Jadwal Kegiatan Waktu pelaksanaan kegiatan adalah selama 3 bulan, dilaksanakan mulai bulan Agustus s.d. Desember (Intermiten).

Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi

888 36

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

32 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya Pelatihan Penyusunan HPS Item Spesifikasi Maksud Kegiatan

Deskripsi Maksud kegiatan melaksanakan pelatihan Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri

Tujuan Kegiatan

Meningkatkan kompetensi peserta pelatihan dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri

Uraian Kegiatan

Indikator Kinerja

Indikator Keluaran Keluaran Kualifikasi Penyedia Jasa

Jadwal Kegiatan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.

Melakukan analisis kebutuhan pelatihan Menyusun sasaran dan pokok bahasan Menyusun bahan pelatihan Melaksanakan pelatihan Melakukan Pre Test dan Post Test Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan Tersedianya analisis kebutuhan pelatihan, sasaran dan pokok bahasan, dan bahan pelatihan 2. Terlaksananya pelatihan 3. Terlaksananya Pre Test dan Post Test 4. Tersedianya laporan Pelaksanaan Pelatihan Tingkat kepuasan dan kelulusan Peserta Pelatihan diatas 75% Laporan Pelaksanaan Pelatihan 1. Instruktur dalam kegiatan ini harus memiliki pengalaman bekerja selama 10 tahun dan berpendidikan minimal S-1 serta mempunyai pengalaman kerja menyusun/mengajar/mengevaluasi Spesifikasi dan HPS minimal sebanyak 3 kali sesuai dengan aturan yang berlaku. Waktu pelaksanaan kegiatan adalah selama 3 hari, dilaksanakan bulan Desember tahun 20xx

Tabel 2.9 Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya

2.2.6. Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi Berikut ini merupakan beberapa informasi tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang penting untuk diberikan kepada penyedia barang/jasa. a. Contact Person Untuk meningkatkan komunikasi yang efektif dan efisien antara penyedia barang/ jasa dengan pejabat pembuat komitmen dan/atau pejabat pengadaan. Misalnya : pengguna barang/jasa. Fungsi Contact Person ini untuk menciptakan akses informasi yang mudah bagi penyedia barang/jasa memahami kebutuhan barang/jasa. b. Latar belakang pengadaan barang/jasa Informasi organisasi tempat pengadaan tersebut berada, latar belakang pengadaan barang/jasa, maksud dan tujuan pengadaan barang/jasa, dan beberapa hal lain yang membantu penyedia barang/jasa mendapatkan gambaran besar posisi barang/jasa yang ditawarkan dengan kepentingan keseluruhan organisasi.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadaLembaga gneP nKebijakan akajibeKPengadaan agabmeBarang/Jasa L Pemerintah

837 88

32 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS c. Kriteria menentukan pemenang

Dengan memberikan informasi yang jelas, lengkap, dan rinci tentang bagaimana penyedia barang/jasa akan di evaluasi, akan memudahkan penyedia barang/jasa mengajukan penawaran yang optimal. d. Aspek legal yang perlu dipertimbangkan sudah menjadi tanggung jawab PPK dan/ atau pejabat pengadaan untuk memberitahukan peraturan yang terkait dalam pengadaan barang/jasa termaksud, sehingga akan lebih mudah jika peraturan tersebut dimasukkan ke dalam spesifikasi. Terdapat beberapa institusi yang dapat dihubungi untuk membantu mempermudah melakukan indentifikasi peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa tertentu : a. Peraturan Perdagangan Internasional dapat dilihat pada World Trade Orga-

nization (WTO) melalui www.wto.org. b. International Organization for Standarization (ISO) melalui www.iso.org. c. United Nations Environmental Programme (UNEP) melalui www.unep.org. d. World Health Organization (WHO) melalui www.who.org. e. TKDN (Barang yang sudah diproduksi dalam negeri) Kemenperin. f. DRC (Domestic Resources Cost). g. BSN (Badan Standarisasi Nasional). h. Peraturan Menteri. i. Peraturan Asosiasi. j. Peraturan Internal Unit Pengadaan (bila ada).

888 38

LKPPLembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

33 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J BAB 3 HUBUNGAN PERENCANAAN PENGADAAN DENGAN PENYUSUNAN SPESIFIKASI

3.1. Umum

3.1. Umum

Berdasarkan Rencana Umum Pengadaan yang disusun oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna anggaran, PPK menyusun rencana 3.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa

3.3. Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaaan pada Tipe Spesifikasi

pelaksanaan pengadaan yang didalamnya memuat rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS. Rencana Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dari satu unit kerja dapat disingkat menjadi Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang, biasanya, terdiri dari berbagai paket pengadaan barang/jasa. PPK atau ULP atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS yang dikaji ulang cukup banyak sementara waktu dan tenaga kerja yang tersedia untuk melakukan kaji ulang sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas. Selain itu, tiap unit kerja seharusnya memiliki beberapa sasaran pengadaan yang tidak sama pentingnya. Misalnya, oleh unit kerja dipilih tiga sasaran pengadaan yaitu biaya, mutu, dan waktu. Bila mutu menjadi fokus utama sasaran pengadaan, maka spesifikasi teknik lebih cocok untuk digunakan. Sedangkan bila fokus utama sasaran pengadaan adalah biaya, maka spesifikasi kinerja lebih cocok untuk dipilih agar penyedia barang/jasa kreatif memunculkan ide/gagasan memenuhi kinerja yang persyaratkan tetapi dengan biaya serendah mungkin. Dengan contoh ini menjadi jelas bahwa terdapat implikasi fokus utama sasaran pengadaan terhadap metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi yang sebaiknya dipilih/digunakan.

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadLembaga agneP nKebijakan akajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

839 88

33 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS

3.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/ Jasa

3.1. Umum

Untuk melakukan prioritas kaji ulang terhadap spesifikasi, maka dipilih spesifikasi dari paket pekerjaan yang memang prioritas pada unit kerja tersebut. Jadi, melalui prioritas paket pekerjaan, dilakukan prioritas kaji ulang spesifikasi. Alasan melakukan prioritas : • Jumlah spesifikasi yang harus disusun/dikaji ulang terlalu banyak.

3.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa

3.3. Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaaan pada Tipe Spesifikasi

• Waktu penyusunan spesifikasi terbatas. • Kemampuan dan/atau jumlah penyusun spesifikasi terbatas. • Contoh yang tersedia terbatas dan/atau tidak memadai. Mendapatkan prioritas bila: • Merupakan spesifikasi baru. • Spesifikasi tersebut sudah lama tidak di-review lagi. • Spesifikasi dari barang/jasa yang teknologinya berubah sangat cepat. • Spesifikasi dari barang yang nilainya tinggi. • Spesifikasi yang berdampak tinggi bagi organisasi. Untuk dapat melakukan prioritas dengan baik digunakan pendekatan yang disebut The Supply Positining Model, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

DAMPAK THD KINERJA PIP

THE SUPPLY POSITIONING MODEL T

S

R

C

B

A

KLASIFIKASI ABC NILAI TOTAL (EXPENDITURE)

Gambar 3.1 The Supply Positioning Model

888 40

LKPP Lembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa Pemerintah

33 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk melakukan prioritas perencanaan pengadaan, ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Nilai total (expenditure) Yang dimaksud dengan nilai total adalah perkalian antara jumlah barang/jasa yang dibeli dengan harga satuan barang/jasa yang dibeli. Dari nilai total beberapa barang/jasa yang dibeli, dilakukan klasifikasi dengan pendekatan klasifikasi ABC, dan konsep Pareto. 2. Dampak terhadap kinerja (impact) Posisi pengadaan barang/jasa terhadap keberlangsungan hidup suatu organisasi ditentukan oleh PIP (potential impact on performance) suatu barang/jasa terhadap organisasi pengguna barang/jasa. 3.2.1. Menentukan Nilai Total Pengadaan Berdasarkan Pendekatan Klasifikasi ABC dan Konsep Pareto Klasifikasi ABC merupakan suatu pendekatan untuk melakukan klasifikasi terhadap barang/ jasa berdasarkan nilai total barang/jasa tersebut dalam satu periode waktu tertentu, yang dalam kasus pengadaan barang/jasa biasanya diambil dalam waktu satu tahun. Hasil dari klasifikasi ABC adalah pengelompokan barang/jasa ke dalam kelas A, B, dan C. Manfaat utama klasifikasi ABC adalah untuk mempermudah PPK dalam melakukan klasifikasi penanganan barang/jasa. Konsep Pareto, me-rupakan konsep membantu klasifikasi ABC dalam menetapkan kelas, antara lain melalui ketentuan berikut : a. Barang/jasa tergolong kelas A apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif sampai dengan 80%. b. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif antara 80% sampai dengan 90%. c. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif antara 90% sampai dengan 100%.

Klasifikasi ABC (Konsep Pareto) NI LA I

PENGENDALIAN :

A

B

C

A

Ketat

B

Sedang

C

Longgar

J UMLA H IT E M

Gambar 3.2 klasifikasi ABC (konsep Pareto)

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadLembaga agneP nKebijakan akajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

841 88

33 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS Langkah-langkah Klasifikasi ABC : 1. Kumpulkan data seluruh item (nama, harga, rata-rata penggunaan). 2. Hitung ‘Nilai Penggunaan’. 3. Buat peringkat dari nilai penggunaan. 4. Buat Nilai Penggunaan Kumulatif. 5. Hitung ‘Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif’. 6. Klasifikasikan dalam kelas-kelas : A, B, dan C.

Data 20 item Pengadaan Barang NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

NO. PART

PENGGUNAAN PER TAHUN

F.001 F.002 F.003 F.004 F.005 F.006 F.007 F.008 F.009 F.010 F.011 F.012 F.013 F.014 F.015 F.016 F.017 F.018 F.019 F.020

2.000 26.000 27.000 100 22.000 800 2.000 300 30.000 1.000 11.000 12.000 24.000 600 19.000 300 700 4.000 5.000 800

HARGA PER UNIT

NILAI PER TAHU N

120 290 90 840 120 270 90 440 30 80 10 180 20 390 50 420 130 170 110 260

240.000 7. 540.000 2. 430.000 84.000 2. 640.000 216.000 180.000 132.000 900.000 80.000 110.000 2. 160.000 480.000 234.000 950.000 126.000 91.000 680.000 550.000 208.000

Tabel 3.1 contoh klasifikasi ABC

888 42

LKPP Lembaga Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa Pemerintah

33 BAB

nahitaModul leP luSpesifikasi doM lud&uHPS J Contoh Klasifikasi ABC (2) RANKING NO. PART 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

F.002 F.005 F.003 F.012 F.015 F.009 F.018 F.019 F.013 F.001 F.014 F.006 F.020 F.007 F.008 F.016 F.011 F.017 F.004 F.010

NILAI PER TAHUN

KUMULATIF

%

KLASIFIKASI

7.540.000 2.640.000 2.430.000 2.160.000 950.000 900.000 680.000 550.000 480.000 240.000 234.000 216.000 208.000 180.000 132.000 126.000 110.000 91.000 84.000 80.000

7.540.000 10.180.000 12.610.000 14.770.000 15.720.000 16.620.000 17.300.000 17.850.000 18.330.000 18.570.000 18.804.000 19.020.000 19.228.000 19.408.000 19.540.000 19.666.000 19.776.000 19.867.000 19.951.000 20.031.000

37,5 50,8 63,0 73,7 78,5 83,0 86,4 89,1 91,5 92,7 93,9 95,0 96,0 96,9 97,5 98,2 98,7 99,2 99,6 100

A A A A A B B B C C C C C C C C C C C C

Tabel 3.2 Kalsifikasi ABC (2)

3.2.2. Menentukan Dampak Pengadaan Barang/Jasa Terhadap Kinerja Setiap unit kerja (organisasi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak dicapai dalam tahun ini atau (paling lama) lima tahun ke depan, untuk selanjutnya kita sebut dengan sasaran organisasi. Pengadaan barang/jasa pasti dan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi, dan biasanya tertuang dalam sasaran pengadaan barang/jasa, yang untuk mudahnya kita sebut dengan sasaran pasokan. Tiap sasaran pasokan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja organisasi, untuk mudahnya kita sebut PIP (potential impact on performance). Sehingga pada PIP kita mengenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), R (rendah). Andaikata dalam unit kerja tersebut telah menetapkan 5 (lima) sasaran pasokan (sasaran pengadaan barang/jasa) sebagai berikut : Sasaran Pasokan Pasokan yang Inovatif Pasokan yang tepat waktu Harga kompetitif Mutu tinggi Keandalan tinggi

Rating PIP R S R S T

Tabel 3.3 Tabel rating PIP

PPKL

hatniremeP asaJLKPP /gnaraB naadLembaga agneP nKebijakan akajibePengadaan K agabmBarang/Jasa eL Pemerintah

843 88

33 BAB

Judul Modul Pelatihan

Modul Spesifikasi & HPS Rating PIP di atas ditetapkan berdasarkan kaitan antara sasaran pasokan dengan sasaran utama organisasi. Misalnya (dalam kasus ini), sasaran utama organisasi adalah : mendapatkan spare part yang jarang rusak dan kalau terpaksa rusak tidak lama sudah mendapatkan barangnya. Maka, keandalan tinggi mendapatkan rating PIP : T (tinggi) sedangkan mutu tinggi dan pasokan tepat waktu : S (sedang), dan seterusnya. Dalam pada itu, setiap pengadaan barang/jasa, memiliki kriteria yang menjadi landasan pemilihan dan/atau evaluasi penyedia barang/jasa, yang dalam bahasa umum sering disebut tender evaluation criteria (kriteria evaluasi pemenang lelang). Sendiri, sesuai dengan tingkat kebutuhan organisasi terhadap barang/jasa tersebut. Part F002 memiliki 3 (tiga) kriteria evaluasi pemenang tender: - Memiliki alternatif produk baru. - Tidak terlambat lebih dari 1 bulan. - Free maintenance. Lihat contoh di bawah ini : Barang/Jasa yang dibeli : Rating PIP

Sasaran Pasokan

Part F002

Tender Evaluation Criteria Part F005 Part F003

R

Pasokan yang Inovative

Ada alternatif produk

S

Pasokan yang tepat waktu

Tidak lebih dari 1 bulan terlambat

R

Harga kompetitif

S

Mutu tinggi

-

-

-

Lead time lebih cepat dibanding tahun lalu

R

S

R Harga 95% dibawah HPS R

T

Keandalan tinggi Rating PIP keseluruhan

Tingkat Reject