Mapas Mentais Arquivologia

Finalidade cultural

 Arquivologia

Órgãos de Documentação

Museus

Objetivo informação e entretenimento Pode ter objeto tridimensional

Agrupa qualquer tipo de doc.

Centro de Documentação

Finalidade cultural, científica, funcional, ... O foco é a disseminação da informação

Órgãos de Documentação

Finalidade cultural Biblioteca

Documento

Órgão Colecionador  Docs. comprados, permutados, doados, ...

Suporte Órgão Receptor  Informação Docs. prods em poucos exemplares (comum = 1)

Arquivo

Finalidade funcional Docs. mesmo assunto arquivados em conj. Não tem doc. tridimensional

 Arquivologia  Arquivo

Conceito

Conj. de docs. oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas ativ idades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Facilitar a consulta aos docs. pelos usuários

Finalidade

Servir à administração Servir à história

Arquivo Guarda

Funções Básicas

Disponibilização

Princípios Unicidade Pertinência (temático) Proveniência Organicidade Ordem Original Territorialidade

Conservação

Objetivo

Armazenar docs. e transmitir informações

 Arquivologia

Valor Primário

Estágios de Evolução Corrente

Importante

Descentralizado ou centralizado Localização próxima setores produtores Desenvolve as atividades do Protocolo

As idades são complementares

Formas de Descentralização

docs armazenados sempre tem valor 

Controle centralizado e atividade descentralizada

Estágios de Evolução

Controle e atividade descentralizados

Valor primário Centralizado Docs. aguarda dest. final (elimin ou recolhim)

Intermediário Permanente

Localização entre terrenos baratos Nem sempre presente na estrutura Subordinado ao arq. permanente

Valor secundário (histórico)

Mantém classificação do arq. corrente

Centralizado

Atividades: arquivamento, empréstimo e consulta

Organiza os docs. em fundos Deve manter classificação dos arqs. recebidos Docs. liberados à consulta pública Docs. inalienáveis e imprescritíveis

Subclassificação Docs. de interesse primário reduzido Docs. de interesse primário mínimo

 Arquivologia

Classificação dos Arquivos

Entidade Produtora

Público Privado Público

Entidade Mantenedora

Institucional Comercial

Classificação dos Arquivos

Familiar ou Pessoal

Extensão

Setorial (ou núcleo) Central ou Geral

Valor  Permanente Vital Permanente Temporário

Natureza dos Documentos

Especial Especializado

Possui Docs. Especial - em formato não convencional

 Arquivologia

Textual

Classificação dos Documentos

Iconográfico

Gênero Formato

Micrográfico Informático

Caderno

Classificação dos Documentos

Livro Cartaz ...

Gênero Atos Normativos Atos de Assentamento

Espécie

Filmográfico

Cartográfico

Natureza do Assunto

Forma

Ostensivo Sigiloso

Classificação

Original

Reclassificação

Racunho/Minuta

Desclassificação

Cópia

Sigiloso

Atos Comprobatórios Atos de Ajuste Atos de Correspondência

Tipo

Operações Relacionadas

Ex: Ata de Reunião Mensal do Conselho

Presidente, Vice-Presidente, Ministro, Comandantes, Missôes Diplomáticas, Outros autorizados no exterior 

Ultra-Secreto

Secreto

Reservado

25 anos

15 anos

5 anos

 Arquivologia

Métodos de Arquivamento

Levantamento

Análise detalhada da estrutura e funcionamento do arquivo da empresa

Elabora a Tab. de Temporalidade

Etapas

Análise

Importante Métodos de Arquivamento

Realizado pela Comissão de Avaliação de Documentos

Ideal não adotar apenas um

Planejamento

Deve ser simples, flexível e permitir expansões

Execução ou Implantação e Acompanhamento

Administração de Arquivos

Sistemas

Necessita de um índice

Direto

Pode reaproveitar o número

Indireto Alfabético Geográfico

Arquivamento

Métodos de Arquivamento

Simples

Básico

Numérico

Cronológico Dígito-Terminal

Inspeção

Dicionário

Estudo

Enciclopédia

Classificação Codificação Ordenação Guarda dos Documentos

Só reaproveita o número se for na mesma data

Classes

Ideográfico/assunto

Decimal

Regras de Ordenação Letra por Letra Palavra por Palavra

Duplex

Unitermo

Padronizado

Variadex

 Arquivologia

Conj. de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Gestão de Documentos Produz e mantém o Plano de Classificação

Conceito

Gestão de Documentos

Fases

Corrente Protocolo

Intermediária Contém

Produção Cabe à Administração Pública a gestão da documentação pública

Tramitação

Operações

Uso

Utilização

Elabora

Políticas

Avaliação

Política de Uso

Arquivamento Produz É a fase mais complexa

Política de Acesso

Tabela de Temporalidade

Destinação

Sequenciamento das Operações

 Arquivologia

 Atividades do Arq. Corrente Recebimento

Empréstimo e Consulta

Registro

Protocolo Destinação

Autuação Expedição/Distribuição

Atividades do Arq. Corrente

Controle/Movimentação

Expedição

Faz a conferência dos documentos

Arquivamento Inspeção Análise ou Classificação Ordenação Arquivamento

Só se o documento virar um processo

Fluxo das Atividades

 Arquivologia

 Atividades do Arq. Permanente

Organização em Fundos

Arranjo

Empréstimo e Consulta

Critério Estrutural Critério Funcional Intelectual

Atividades Física

Atividades do Arq. Permanente

O acesso e uso dos docs. pode ser restringindo a grupos de usuários

Descrição e Publicação Mais abrangente e genérico

Guia

Informa sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo

Referência Política de Acesso

Conservação e Restauração

Descreve a composição do fundo, ou parte dele

Inventário

Política de Uso

Pode ser sumário ou analítico Deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado

Catálogo

Descreve os docs. indivualmente. Resumido ou detalhado. Segue algum critério pré-estabelecido

Repertório

Descreve detalhadamente docs. previamente selecionados, seguindo critério preestabelecido

 Arquivologia

Preservação e Conservação

Preservação

Medidas necessárias para a salvaguarda da integridade dos docs

Conj. de ações estabilizadores que visam a desacelerar o processo de degradação dos docs

Conservação

Desinfecção

Preservação

Limpeza

Operações Alisamento Restauração

Conj. de medidas que visam a estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos dos docs.

Restauração

Encolagem

Operações

Laminação ou silking Velatura