Sop Audit Internal

 

 

1. TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tata cara dalam melakukan proses audit internal untuk memastikan penerapan Sistem Manajemen Mutu dilakukan secara konsisten dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan serta mengarah pada perbaikan yang berkesinambungan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini

meliputi perencanaan Audit Internal, pelaksanaan Audit Internal, pembuatan

Laporan & Kesimpulan Kesimpulan Audit Audit Internal, verifikasi Tindakan Tindakan Perbaikan Perbaikan & Pencegahan Pencegahan dan tindak tindak lanjut hasil temuan Audit Internal serta pelaporan hasil Audit Internal kepada Manajemen Puncak.

3. STANDAR YANG BERLAKU 3.1 KLAUSUL ISO 9001:2015

:

9.2

AUDIT INTERNAL

4. INDIKATOR KINERJA / KRITERIA KEBERHASILAN 4.1

Periode Pelaksanaan kegiatan Audit Internal sesuai dengan ketetapan ketetap an dalam Prosedur Mutu

4.2

Seleksi Tim Auditor yang melakukan melakukan Audit Audit Internal Internal dilakukan dilakukan sesuai ketentuan dalam dalam Prosedur.

4.3

Laporan Ketidaksesuaian dan Laporan Kesimpulan Audit diselesaikan tepat waktu waktu sesuai kesepakatan.

4.4

Kegiatan Verifikasi permasalahan.

dilakukan

dengan

baik

dan

dapat

menyelesaikan

akar

5. RINCIAN PROSEDUR 5.1 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL 5.1.1

DIREKTUR UTAMA 

menunjuk Koordinator Audit sebagai Penanggung Jawab

kegiatan Audit Internal. 5.1.2

Koordinator Koordinato r merencanakan dan menetapkan Program Audit dan Jadwal Audit Internal minimal 1 ( SATU ) Kali dalam Kali dalam setahun.

 

 

5.1.3

Koordinator Koordinato r membentuk Tim Auditor yang terdiri dari Lead Auditor, Auditor dan pihak

 – 

pihak yang diperlukan untuk program Audit (a.l :Observer, Technical

Experts, dsb). 5.1.4

KOORDINATOR memastikan memastikan bahwa bahwa Seleksi Seleksi Tim Audit yang yang akan melaksanakan melaksanakan  Audit harus memiliki memiliki persyaratan persyaratan / kriteria sebagai sebagai berikut berikut : 5.1.4.1 Lead Auditor & Auditor Auditor harus Independen untuk untuk memastikan objektivitas objektivitas dan kenetralan dari proses audit. 5.1.4.2 Lead Auditor & Auditor tidak tidak boleh mengaudit pekerjaannya pekerjaannya sendiri. 5.1.4.3 Lead Auditor & Auditor telah telah lulus lulus mengikuti Pelatihan Pelatihan Audit Audit Internal. 5.1.4.4 Lead Auditor harus dapat mengorganisir, mengorganisir , memimpin Tim Audit serta dapat memecahkan permasalahan yang timbul.

5.1.5

KOORDINATOR membuat membuat Surat Penunjukkan Penunjukkan Tim Audit Internal Internal yang ditujukan ditujukan kepada Tim Auditor.

5.1.6

KOORDINATOR membuat membuat Surat Pemberitahuan Pemberitahuan Audit Internal kepada kepada setiap bagian terkait ( Auditee ) sesuai dengan Jadwal yang telah ditetapkan.

5.1.7

Auditor membuat membuat ceklis ceklis pertanyaan pertanyaan sesuai sesuai dengan dengan proses yang akan akan diaudit. diaudit.

5.2 PELAKSANAAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL 5.2.1

Tim Auditor membuat Agenda Audit dan harus disahkan oleh Lead Auditor untuk digunakan sebagai bahan pembahasan pada saat Opening Meeting.

5.2.2

Tim Auditor dan Auditee melakukan Opening Meeting dan membahas Agenda Audit yang sudah dibuat.

5.2.3

Apabila

Auditee

setuju

dengan

Agenda

Audit

tersebut

maka

Auditee

menandatanganinya. Jika tidak, maka Tim Auditor melakukan revisi terhadap  Agenda Audit Audit tersebut pada saat Opening Meeting Meeting sedang berlangsung. berlangsung. 5.2.4

Tim Auditor melaksanakan Audit Internal sesuai dengan Agenda Audit yang telah disepakati tersebut.

 

 

5.2.5

Jika Tim Auditor menemukan ketidaksesuaian, ketidakse suaian, maka menuliskan hasil temuan ketidaksesuaian ketidaksesuai an tersebut pada Laporan Ketidaksesuaian Ketidaksesuaian Audit.

5.2.6

Setelah Audit Internal selesai dilaksanakan maka Lead Auditor & Tim Auditor meminta waktu kepada Auditee untuk merumuskan hasil temuan tersebut.

5.2.7

Tim Auditor menuliskan Kesimpulan Audit pada Laporan Kesimpulan Hasil Audit Internal.

5.2.8

Lead Auditor menyampaikan Kesimpulan Hasil Audit Internal secara keseluruhan kepada Auditee dalam Closing Meeting.

5.2.9

Jika Auditee tidak setuju dengan Kesimpulan Hasil Audit Internal, maka langsung

dilakukan klarifikasi klarifikasi dan dilakukan dilakukan penyelesaian penyelesaian dengan Tim Auditor. 5.2.10 Jika sudah sesuai maka, Auditee menandatangani Laporan Ketidaksesuaian Audit & Laporan Kesimpulan Hasil Audit Internal tersebut. 5.2.11 Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit kepada Auditee untuk ditindak lanjuti.

5.3 TINDAK

LANJUT LA NJUT

TEMUAN

AUDIT

&

VERIFIKASI

TINDAKAN

PERBAIKAN P ERBAIKAN

&

PENCEGAHAN. 5.3.1

Auditee melakukan analisa dan menentukan akar penyebab masalah dari ketidaksesuaian ketidaksesuai an yang timbul.

5.3.2

Auditee menetapkan

Tindakan Perbaikan & Pencegahan serta target waktu

penyelesaiannya. 5.3.3

Auditee

menginformasikan

kepada

Lead

Auditor

mengenai

target

waktu

penyelesaiannya agar dapat diverifikasi oleh Tim Auditor. 5.3.4

Auditee melaksanakan Tindakan Perbaikan & Pencegahan sesuai dengan point 5.3.2 diatas.

5.3.5

Tim Auditor melakukan verifikasi terhadap Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang telah dilakukan oleh Auditee.

 

 

5.3.6

Jika Tindakan Perbaikan & Pencegahan

yang dilakukan dinilai efektif oleh Tim

 Auditor maka Lead Auditor memberikan status “EFEKTIF” lalu

menandatangani

Laporan Ketidaksesuaian Audit tersebut sebagai bukti bahwa telah dilakukan verifikasi. 5.3.7

Jika Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang dilakukan, dinilai tidak efektif oleh Tim Auditor maka Lead Auditor membuat Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan.

5.4 PELAPORAN HASIL AUDIT AUDIT INTERNAL 5.4.1

Lead Auditor menyerahkan Laporan Kesimpulan Hasil Audit Internal kepada KOORDINATOR.

5.4.2

Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit yang telah selesai diverifikasi kepada KOORDINATOR. KOORDINATOR.

5.4.3

KOORDINATOR

melakukan

kajian

terhadap

hasil

Tindakan

Perbaikan

&

Pencegahan yang telah dilakukan oleh Auditee. 5.4.4

KOORDINATOR KOORDINAT OR melakukan analisa hasil temuan Audit Internal secara keseluruhan sebagai bahan masukan kepada Manajemen Puncak dalam merencanakan Program Audit periode berikutnya serta menjadi Agenda Pembahasan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

6. CATATAN / REKAMAN MUTU  MUTU 

NO

NOMOR DOKUMEN

JUDUL

1.

SURAT PENUNJUKKAN INTERNAL

TIM

AUDIT

2.

SURAT PEMBERITAHUAN INTERNAL

3.

LAPORAN KETIDAKSESUAIAN KETIDAKSESUAIAN AUDIT

AUDIT

FR –  KOORDINATOR –  004 FR –  KOORDINATOR –  005 FR –  KOORDINATOR -

PENANGGUNG JAWAB KOORDINATOR

KOORDINATOR KOORDINATOR

 

 

006 4.

LAPORAN KESIMPULAN HASIL AUDIT INTERNAL

5.

JADWAL AUDIT INTERNAL

6.

AGENDA AUDIT / AUDIT PLAN

7.

CEKLIS AUDIT INTERNAL

FR –  KOORDINATOR 007 FR –  KOORDINATOR 008 FR –  KOORDINATOR 009 FR –  KOORDINATOR –  10

KOORDINATOR

KOORDINATOR

KOORDINATOR

KOORDINATOR

 

 

7. DEFINISI & DAFTAR SINGKATAN

7.1

Koordinator

:

 Auditor

Ketua

Tim

Auditor

yang

bertanggung

jawab

untuk

mengkoordinasi, memimpin & mengambil keputusan dalam pelaksanaan Audit Internal

7.2

Auditee

:

Bagian atau personil yang akan diaudit

7.3

Auditor

:

Personil yang memiliki kompetensi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk melaksanakan melaksanaka n proses Audit dan telah lulus mengikuti pelatihan Audit

7.4

Opening

:

Meeting

Rapat pembukaan audit yang dipimpin oleh Lead Auditor dan dihadiri oleh Auditee untuk membahas agenda pelaksanaan  Audit Internal

7.5

Closing Meeting

:

Rapat penutupan yang dipimpin oleh Lead Auditor dan dihadiri oleh Auditee untuk membahas temuan ketidaksesuaian dan kesimpulan Audit yang didapatkan selama pelaksanaan Audit

8. CATATAN PERUBAHAN