Manual de Calidad Laboratorio de Ensayos Ediciòn 6

MANUAL DE CALIDAD LABORATORIO DE ENSAYOS Camilo Ríos Gerente Técnico

Revisado Por

Valido desde

2012-07-15

Revisión No

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José Alexander Jaimes Gerente de Calidad

Laboratorio de ensayos de ingeniería y calibración

Aprobado Por

Elena Marchena B. Gerente General

CAPITULO 1 OBJETIVO Y ALCANCE 1.1

OBJETIVO

Este manual tiene por objetivo enunciar la Política de Calidad y describir el Sistema de Gestión de la Calidad, establecido en CONCRELAB para demostrar su conformidad con los requisitos de acreditación como “Laboratorio de Ensayos”. El Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda., con el fin de materializar su política de calidad e implantarla en todas las áreas de la organización ha redactado este Manual de Calidad, siguiendo los lineamientos de la Norma NTC-ISO-IEC 17025 Requisitos Generales de Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración de 2005 y cumpliendo con la legislación que regula el funcionamiento y las actividades de los Laboratorio de ensayos. En este Manual quedan reunidas las acciones del Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda., con el objeto de contribuir a lograr la máxima calidad en la prestación de los servicios que ofrece el Laboratorio con fines pertinentes tales como:


Definir claramente, las guías, procedimientos e instrucciones necesarias para garantizar que se cumplan los Objetivos de Calidad del los laboratorios de Concrelab Ltda., en todas sus divisiones.
Dar a conocer la Política de Calidad aprobada por la Gerencia General de Concrelab Ltda., a todo el personal que desarrolla actividades relacionadas con el Laboratorio de ensayos de la empresa.

1.2 ALCANCE El Sistema de Gestión de la Calidad descrito en éste manual es aplicable a todas las actividades de los laboratorios de pruebas y ensayos de la empresa en los siguientes campos: Página 1 de 38

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• • • • • •

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Ensayos de Suelos Ensayos sobre Cemento y Mortero Ensayos para Concreto y Agregados Ensayos sobre Asfaltos y Mezclas Asfálticas Pruebas de Resistencia en Núcleos de Concreto Ensayos Mecánicos

También se aplica este manual a todas las actividades de la organización, relacionadas con las pruebas y ensayos. Sirve como referencia permanente para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Calidad. El Laboratorio de Ensayos realiza los servicios en su mayoría en las instalaciones permanentes del laboratorio de Concrelab y en algunos casos se instalan laboratorios temporales en obras, teniendo en cuenta conservar el cumplimiento de los requisitos de acreditación en campo como en las instalaciones fijas del laboratorio. Las políticas especificadas en este Manual, así como en los procedimientos de apoyo, cubren el conjunto de las actividades que afectan la calidad dentro de las actividades efectuadas por las distintas áreas de los laboratorios de ensayos. Desde el momento de la solicitud del servicio hasta la entrega de resultados y del informe al cliente., siendo el objetivo primario la prevención de No Conformidades en todas las etapas de desarrollo de actividades del Laboratorio de Concrelab Ltda.

1.2.1 Alcance de la Acreditación. El alcance de la Acreditación del laboratorio cubre los ensayos descritos en el anexo 7.1 de este manual.

1.3 ADMINISTRACIÓN DEL MANUAL El Manual y su documentación se distribuyen y se mantienen por medio de copias controladas. Los poseedores del Manual reciben copias nuevas o revisadas cuando están sean emitidas y avisos de renovación de información obsoleta. Dichas emisiones son necesarias cuando se ha modificado el presente Manual y se deberá divulgar a cada uno de los poseedores del mismo, los cuales se encuentran señalados a continuación: Las copias del Manual de Calidad serán distribuidas de la siguiente manera: Destino

1ª. Copia (original) 2ª. Copia 3ª. Copia

Responsable

Gerencia de Calidad Gerente de Calidad G. Técnica/Divisiones Gerente Técnico Ente acreditador

Lugar de permanencia

Oficina de Calidad Físico (oficina técnica)/Red

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Las copias de los procedimientos serán de la siguiente manera: Destino

1ª. Copia (original) 2ª. Copia 3ª. Copia

Responsable

Lugar de permanencia

Gerencia de Calidad Gerente de Calidad Oficina de Calidad G. Técnica/Divisiones G. Técnica/Divisiones Red Ente acreditador (cuando lo soliciten)

Este Manual sólo puede contener las páginas que han sido aprobadas para los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., Y será la única norma que rija todo su funcionamiento.

La Gerencia de calidad, efectúa revisión de este manual de calidad y La alta dirección (Gerencia General y/o o Subgerencia), aprueban y firman el Manual de Calidad, La elaboración, revisión y aprobación de este manual de calidad es realizada por el personal adscrito en los cargos anteriormente mencionados.

1.3.1 Cambios y Modificaciones. El presente manual se somete a revisión una vez por año ó cada vez que se presenta un cambio que incida de manera significativa en la documentación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa o de la división y/o en actualizaciones de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. La ejecución de los cambios en el Manual de Calidad es responsabilidad de la Gerencia de Calidad y la aprobación de dichos cambios es responsabilidad de la Gerencia General y/o Subgerencia. Cada cambio en este manual se identifica la fecha de revisión y fecha de aprobación (la fecha de aprobación indica a partir de la cual es aplicable el documento), colocado en el encabezado de cada hoja de este manual. Los cambios realizados al manual de calidad, se identificarán en letra cursiva.

1.3.2 Archivo Es responsabilidad de la Gerencia de Calidad el archivo y la conservación de la edición original del Manual de Calidad de CONCRELAB, en un lugar adecuado ubicado en la Gerencia de Calidad y facilitarlo para su consulta, así como el de mantener actualizadas cada una de las copias.

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1.4 EXCLUSIONES Para el Sistema de Gestión de Calidad de los Laboratorios de Ensayos de Concrelab no aplica el numeral 5.7 MUESTREO ya que no se realizan actividades de muestreo de sustancias, materiales o productos para la realización de los ensayos.

CAPITULO 2 DEFINICIONES En este numeral se presentan las definiciones de los términos utilizados en el presente Manual.

2.1 DEFINICIONES GENERALES EN CALIDAD ACREDITACIÓN: Emisión de declaración de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas especificas de evaluación de la conformidad. (NTC-ISO/IEC 17000:2005). CERTIFICACIÓN: Emisión de declaración de tercera parte relativa a productos, procesos, sistemas o personas. (NTC-ISO/IEC 17000:2005). DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. (NTC-ISO 9000:2005). En este contexto puede ser declaración de políticas, procedimientos, especificaciones, tablas de calibración, libros, planos, software, dibujos, etc. Estos pueden estar en diferentes medios, ya sea una copia dura o electrónica. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal (NTC-ISO 9000:2005). ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones (NTC-ISO 9000:2005). PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTCISO/IEC 17000:2005). PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos d entrada en resultados. (NTC-ISO 9000:2005). Página 4 de 38

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PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto. (NTC-ISO 9000:2005). QUEJA: Expresión de insatisfacción, diferente de la apelación, presentada por una persona u organización a un organismo de evaluación de la conformidad o a un organismo de acreditación, relacionada con las actividades de dicho organismo, para la que se espera una respuesta. (NTC-ISO/IEC 17000:2005). REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. (NTC-ISO 9000:2005). REGISTRO DE CALIDAD: Documento que proporciona evidencia objetiva de la extensión del cumplimiento de los requisitos para la calidad o de la efectividad de la operación del sistema de administración de la calidad. REGISTRO TÉCNICO: Acumulación de datos y de información, resultante de realizar calibraciones o ensayos, que indican si la calidad especificada o los parámetros del proceso son alcanzados. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Sistema para organización con respecto a la calidad. (NTC-ISO 9000:2005).

dirigir

y

controlar

una

2.2 DEFINICIONES GENERALES EN ENSAYOS ENSAYO Y/O PRUEBA: Determinación de una o más características de un objeto de evaluación de la conformidad, de acuerdo con un procedimiento. (NTC-ISO/IEC 17000). Nota: El término “ensayo y/o prueba” se aplica en general a materiales, producto o procesos. EXACTITUD DE LA MEDICIÓN: Cercanía entre el resultado de una medición y un valor verdadero de la magnitud por medir. Notas: 1. El concepto de exactitud es cualitativo. 2. No se debe usar el término precisión en vez de exactitud. LABORATORIO DE ENSAYO: Laboratorio que mide, examina, prueba, calibra o determina las características o el desempeño de materiales o productos. MÉTODO DE ENSAYO: Procedimiento técnico definido para determinar una o más características específicas de un material o producto.

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REPETIBILIDAD DE LOS RESULTADOS DE LAS MEDICIONES: Cercanía entre los resultados de mediciones sucesivas de la misma magnitud por medir, efectuadas en las mismas condiciones de medición. Notas: 1. Estas condiciones se llaman condiciones de repetibilidad. 2. Las condiciones de repetibilidad incluyen: - El mismo procedimiento de medición. - El mismo observador. - El mismo instrumento de medición utilizado en las mismas condiciones. - El mismo lugar. - Repetición dentro de un período de tiempo corto. 3. La repetibilidad se puede expresar en forma cuantitativa, en función de las características de dispersión de los resultados. REPRODUCIBILIDAD DE LOS RESULTADOS DE LAS MEDICIONES: Cercanía entre los resultados de las mediciones de la misma magnitud por medir, efectuadas bajo condiciones de medición diferentes. RESULTADO DE UNA MEDICIÓN: Valor atribuido a una magnitud por medir, obtenido mediante medición. Notas: 1. Cuando se de un resultado, se debe aclarar si se refiere a: - La indicación. - El resultado no corregido. - El resultado corregido. - Y si se han promediado varios valores. 2. Una expresión completa del resultado de una medición incluye información acerca de la incertidumbre de la medición.

3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 3.1

IDENTIFICACION LEGAL Nombre: NIT: Representante legal: Dirección: PBX:

CONCRELAB LTDA. 860.036.365-9 Elena María Marchena Buelvas Calle 63 D No. 71 A 52 de Bogotá D.C. 223 56 56

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CONCRELAB es un laboratorio de ensayos de ingeniería, especializado en ensayos de concretos, suelos, pavimentos, asfaltos, otros materiales y calibración en las áreas de fuerza, masas y balanzas. Nuestra principal política es atender las necesidades del control de calidad de los materiales empleados en obras civiles y de la calibración de equipos de ensayo e instrumentos de pesaje, cumpliendo con las normas técnicas y requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.

3.2 RESEÑA HISTÓRICA La Empresa se constituyó en la ciudad de Bogotá, el 4 de marzo de 1974 y desde entonces ha participado en las obras civiles más importantes del país, creciendo y desarrollándose tecnológicamente. En el año 2000 obtuvo la acreditación ante la Superintendencia de Industria y Comercio como laboratorio de ensayos en las áreas de suelos, concretos y pavimentos; y en el año 2002 como laboratorio de calibración en las áreas Masa y Fuerza. En el mismo año se amplió la capacidad, se construyó el laboratorio de metrología y se adquirieron patrones trazados internacionalmente para prestar servicios de calibraciones en fuerza, masas y balanzas. Actualmente bajo resoluciones No 52164 y 52166 obtiene la renovación de acreditación para los laboratorios de fuerza y masa y balanzas respectivamente, ampliando el alcance a calibración de maquinas a tensión, balanzas especiales y pesas. En el año 2001 adquirió una máquina universal, de alta tecnología, para prestar el servicio de ensayos de tracción, flexión y compresión para todo tipo de materiales. Cumpliendo con los requisitos señalados por el Decreto 2269 de 1993 y en concordancia con la Resolución 8728 de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título V de la Circular Única de 2001 y la norma NTC-ISO/IEC 17025:2001, Concrelab se acredita bajo la resolución Nº 10161 del 18 de mayo de 2004 ampliando así su alcance a 56 ensayos. Actualmente el laboratorio presta servicios de control de calidad no solamente para las obras civiles sino también para la industria manufacturera y es un apoyo importante para investigaciones en ingeniería.

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3.3 DECLARATORIA DE OBLIGATORIEDAD El Gerente General y Gerente Administrativo de Concrelab Ltda., quien a su vez es el representante legal de Concrelab Ltda., firma una declaración de obligatoriedad sobre las responsabilidades que tienen para con el Laboratorio. Dicha Declaratoria de Obligatoriedad se encuentra referenciada en el procedimiento de Imparcialidad, Integridad y Condifencialidad del Sistema de Calidad de Concrelab Ltda.; en su registro de Obligatoriedad el cual se encuentra anexo a este manual. Ver anexo No 7.6.

3.4

LOCALIZACION Y PLANTA FÍSICA

El Laboratorio de Concrelab Ltda., se encuentra ubicado en la Ciudad de Bogotá departamento de Cundinamarca, en la Calle 63 D No 71 A -70 3.4.1 Planta Física. El laboratorio posee una construcción propia, diseñada especialmente para oficinas y laboratorios, con una superficie total de: 1314 m2 (Anexo 7.4 Planos Laboratorio). En instalaciones propias, diseñadas y construidas especialmente para oficinas y laboratorios, se cuenta con dos cámaras húmedas independientes, para el curado de muestras de concreto, con capacidad para 9000 cilindros; también tiene hornos para secado de muestras, balanzas digitales, prensas digitales para ensayos de cilindros, morteros, asfaltos CBR totalmente automáticas y controladas por módulos electrónicos operados directamente desde un computador y equipos auxiliares y patrones necesarios para la prestación del servicio. (Anexo 7.2 Inventario Laboratorio de Ensayos).

4. REQUISITOS DE GESTION 4.1 ORGANIZACIÓN Y GESTION Concrelab Ltda., es una sociedad legalmente constituida, mediante escritura pública No. 260 de Notaria 15 de Bogotá D.C., del 04 de Marzo de 1974, inscrita el 04 de Abril de 1974 de en la Cámara de Comercio de la misma ciudad, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá., representada legalmente por su Gerente General señora Elena María Marchena Buelvas., mayor y vecina de esta ciudad, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. 41.545.058 expedida en Bogotá. Página 8 de 38

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El Sistema de Gestión de Calidad de Concrelab Ltda., cubre los trabajos realizados en las instalaciones permanentes de los Laboratorios de Ensayos, y los trabajos que se llevan a cabo fuera de sus instalaciones.

4.1.1 Matriz de Posibles Conflictos de Intereses. Concrelab Ltda., en su Sistema de Calidad ha detallado una matriz de posibles o eventuales conflictos de intereses, que se puedan presentar en la realización de sus actividades cotidianas. En dicha matriz se muestran los posibles casos de conflictos y las acciones tomadas a fin de prevenir que se presenten tales conflictos de interereses. Esta Matriz se anexa al presente manual de calidad como anexo No 7.8

4.1.2 Responsabilidad y Autoridad.

4.1.2.1 Responsabilidad por el sistema de calidad de los laboratorios de ensayos de Concrelab ltda. Es responsabilidad del Gerente General de la Empresa, definir las responsabilidades, autoridad e interrelación de todo el personal que maneja, desarrolla y verifica labores del Sistema de Calidad de los Laboratorios de Ensayos de Concrelab Ltda., es decir aquellas funciones que tienen libertad organizacional y la autoridad para tomar o iniciar las acciones correctivas del Sistema de Calidad que la empresa requiere. La estructura organizacional de CONCRELAB, en todos sus niveles, se encuentra representada en el organigrama general mostrado en el Anexo 6.1, el personal que desempeña funciones relacionadas con el Laboratorio de Ensayos, se encuentra distribuido de la siguiente manera: -

Personal Directivo y Administrativo: Lo componen el Gerente General, Subgerente, Gerente Administrativo, Gerente Técnico, Gerente de Calidad, y Jefe de Personal.

-

Personal Operativo de la División de Geotecnia y Pavimentos: compuesto por el Jefe de Geotecnia, Asistente de División, Laboratoristas y Auxiliares de Laboratorio.

-

Personal Operativo de la División de Concretos y Prefabricados: compuesto por el Jefe de Concretos, Asistente de División, Laboratoristas y Auxiliares de Laboratorio.

-

Personal Operativo de la División de Patología y Diseños: compuesto por el Jefe de Patología y Diseños, Laboratoristas y Auxiliares de Laboratorio. Página 9 de 38

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-

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Laboratorio de ensayos de ingeniería y calibración

Personal Operativo de la División de Ensayos Mecánicos: compuesto por el Jefe de Ensayos Mecánicos, Coordinador del Laboratorio y Auxiliar del Laboratorio.

COMITÉ DE CALIDAD

GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA

REVISOR FISCAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA

PERSONAL

DIVISIÓN DE PATOLOGIA Y DISEÑOS

4.1.2.2

GERENCIA DE CALIDAD

COMERCIAL

SISTEMAS

GERENCIA TÉCNICA

LABORATORIO DE ENSAYOS

LABORATORIO DE CALIBRACIONES

DIVISIÓN DE GEOTECNIA Y PAVIMENTOS

DIVISIÓN DE METROLOGIA

DIVISIÓN DE CONCRETOS Y PREFABRICADOS

DIVISIÓN DE ENSAYOS MECÁNICOS

Responsabilidad del personal con respecto a la calidad

Las responsabilidades del personal relacionado con el laboratorio de ensayos y encargado de implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran definidas en la “Descripción de Responsabilidades de la Dirección” (anexo 6.2) y “Funciones de Personal” (anexo 6.3), del presente manual.

4.1.2.3

Delegación de la autoridad.

Este numeral tiene como fin asegurar el perfecto y constante funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad y operaciones técnicas previendo la ausencia en determinadas situaciones de alguno de sus miembros, por este motivo se define la delegación de funciones en temas relacionados con la prestación del servicio., dichas políticas de delegaciones y reemplazos se encuentran consignadas en el procedimiento de Autorizaciones nominales del Sistema de calidad de Concrelab Ltda. A continuación se reseña un resumen de algunas de ellas. Página 10 de 38

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Para los cargos administrativos de la siguiente manera:

En ausencia de…. Gerente General Elena Marchena Subgerente Luis Miguel León

Gerente Administrativo Elena Marchena

Gerente de Calidad – José Alexander Jaimes Gerente Técnico – Camilo Ríos

Jefe Comercial – Jorge Alejandro Morales Asesor Comercial – Nancy Rojas Jefe de Personal – María Antonia Guerrero

Secretaria General – Ana Delia Bautista

Lo reemplaza el…. Subgerente Luis Miguel León. Elena Marchena – Gerente Administrativo y María Antonia Guerreo – Jefe de Personal. Subgerente – Luis Miguel León y Jefe de PersonalMaría Antonia Guerrero. Gerente Técnico- Camilo Ríos y Jefe de Personal María Antonia Guerrero Jefe de División Geotecnia – Sonia Gaviria y/o Jefe de Patología y Diseños Jorge Mario Espitia

Gerente de Calidad – José Alexander Jaimes Gerente técnico – Camilo Ríos y Asesor Comercial – Nancy Rojas Jefe Comercial – Jorge Alejandro Morales Subgerente – Luis Miguel León

Gerente de Calidad – José Alexander Jaimes Auxiliar Contable Jefe de Personal – Maria Antonia Guerrero

Funciones que reemplaza Todas Todas

Todas Relacionadas con la aprobación y administración de personal Todas

Técnicas relacionadas con la división, control de laboratorios en campo

Relacionadas con el aseguramiento de equipos de laboratorio Todas

Todas Relacionadas con nomina, parafiscales, control de brocas, cartera

Administración y control de personal a cargo y de la compañía Proceso de facturación, entrega recursos de oficina y consumibles Correspondencia y mensajeria

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REVISIÓN

Para los cargos operativos es de la siguiente manera: En ausencia de…. Jefe División de Geotecnia y Pavimentos – Ing. Sonia Gaviria

Lo reemplaza el….

Funciones que reemplaza

Gerente Técnico – Camilo Ríos

Todas

Jefe División de Concretos – Jorge Mario Espitia Gerente Técnico

Revisión y firma de informes

Jefe División de Patología y Diseños - Ing. Jorge Mario Espitia. Gerente Técnico

Revisión y firma de informes

Coordinador de Ensayos Mecánicos – Agustín Perdomo

Administración y control de la división

Coordinador de Ensayos Mecánicos – Agustín Perdomo

Jefe de División Ensayos Mecánicos – Ing. Camilo Rios

Todas

Laboratorista

Jefe de División y Auxiliar de Laboratorio Laboratorista

Se reseñan en las autorizaciones nominales F-528 Se reseñan en las autorizaciones nominales F-528 Se reseñan en las autorizaciones nominales F-528

Jefe División de Concretos y Prefabricados – Ing. Luisa Peña

Jefe División de Patología y Diseños – Ing. Jorge Mario Espitia Jefe División de Ensayos Mecánicos – Ing. Camilo Rios

Auxiliar de Laboratorio Almacenista

4.1.2.4

Asistente, Laboratorista y Auxiliar de Laboratorio

Todas

Todas

Recursos

Toda necesidad y/o expectativa es comunicada al Jefe de cada División quien se encarga de documentarla para revisión del Gerente Técnico, los Gerentes de cada área determinan su nivel de afectación y recursos necesarios para resolverla, si los tienen pueden aprobar los ajustes y después comunicarlos al Comité de Calidad, si encuentran que afecta la operación del Sistema de Gestión de la Calidad y/o los recursos necesarios superan su capacidad el Gerente Administrativo aprueba y asigna los recursos, que pueden ser económicos, tiempo, personal, equipo e infraestructura.

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4.1.2.5

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Representante de la Gerencia General

El Gerente General de CONCRELAB ha designado como su representante para todo lo relacionado con la calidad al Gerente de Calidad, quien tiene la autoridad para asegurar que se implemente, se mantenga y se mejore el Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005, así como para informar a la alta dirección acerca de su desempeño para efectos de su revisión y de opciones para su mejoramiento. Ver acta de nombramiento del Gerente de calidad (hoja de vida).

4.1.3 Prevención De Influencias Externas E Internas Con el fin de garantizar la total independencia, imparcialidad y confidencialidad de los trabajos del Laboratorio de Ensayos, ante posibles influencias externas o internas, se establece el procedimiento de Integridad, confidencialidad e Imparcialidad del Laboratorio de Ensayos de Concrelab Ltda., lo cual conlleva a que el personal posea valores éticos y de conciencia que aseguren la confianza depositada en ellos, su independencia para con el cliente y su responsabilidad con el laboratorio y la verdad, y se demuestre el logro de la prevención de influencias externas e internas en el laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda.

4.1.4 Comunicación Las Gerencias de CONCRELAB utilizaran los medios disponibles para asegurar que todos sus colaboradores dispongan de la información requerida para el buen desempeño de sus funciones cumpliendo con lo propuesto por el Sistema de Gestión de la Calidad, a través de los siguientes medios: correo electrónico, charlas, talleres, capacitaciones, difusión de las políticas y objetivos (despliegue de políticas, objetivos e indicadores), publicaciones en los lugares de trabajo o en cartelera de calidad, procedimientos, memorandos de información, reuniones periódicas de Gerencia de Calidad y el personal de cada División, todo esto para que el personal tenga conocimiento de los cambios o eventualidades presentadas que puedan influir en la calidad de nuestro servicio. 4.1.5 Administración Del Aseguramiento De La Calidad El Gerente General de CONCRELAB ha designado como representante de la Dirección con respecto a la Calidad del Laboratorio de Ensayos al Gerente de Calidad, quien tiene la autoridad para asegurar que se establezca, se implemente y se mantenga el Sistema de Gestión de la Calidad, así como para informar a la alta dirección de la Empresa acerca del desempeño del mismo para efectos de revisión, actualización y permanente mejoramiento. Página 13 de 38

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Para el cumplimiento de los objetivos de calidad, la organización relacionada con el Laboratorio de Ensayos tiene responsabilidades bien definidas, como se ilustrará en este manual. Así mismo en CONCRELAB se ha constituido un Comité de Calidad de este manual), con el objeto de asegurar la implementación, el mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, tal como se define a continuación:

4.2 SISTEMA DE CALIDAD 4.2.1 Política de Calidad La Dirección General de Concrelab Ltda., define su compromiso con el Sistema de Calidad del su Laboratorio de ensayos mediante la emisión de la siguiente política de calidad:

CONCRELAB es fundamentalmente un laboratorio de ensayos de ingeniería, especializado en las áreas de tecnología del concreto, suelos, pavimentos, patología de estructuras y calibraciones de máquinas de fuerza, masa y balanzas. También efectuamos pruebas sobre elementos prefabricados de concreto, cemento y arcilla y determinaciones de propiedades físicas en aceros, plásticos, telas, maderas y elementos industriales. Realizamos los ensayos y calibraciones con total imparcialidad, integridad, independencia y profesionalismo, aplicando normas técnicas y en cumplimiento de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 que regula la competencia de este tipo de laboratorios, la cual guía todos sus procesos hacia mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad. Contamos con equipos de alta tecnología, personal capacitado, comprometido y entrenado para la implementación del sistema de gestión de calidad, políticas, normas y procedimientos; todo lo anterior para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

La Política de Calidad del Sistema de Calidad de Concrelab Ltda., es una clara demostración del compromiso de la gerencia de Concrelab Ltda., para cumplir con los lineamientos de la norma NTC ISO IEC 17025:2005,, la cual controla y adopta toda esta documentación, notificando a todo el personal la obligación de seguir todas las instrucciones que se derivan de este proceso para lograr la mayor garantía de calidad que podamos ofrecer.

ELENA MARIA MARCHENA BUELVAS REPRESENTANTE LEGAL Página 14 de 38

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Las directrices de las políticas y objetivos están definidas en el documento “Políticas, objetivos e indicadores” (anexo 6.4); para su divulgación se consideran las siguientes acciones: • • • •

Inducción del personal nuevo En talleres y charlas Publicación en carteleras y áreas de trabajo Y demás acciones que contribuyan al seguro conocimiento y entendimiento de la misma

En el documento “Política, Objetivos e Indicadores” se encuentran establecidas: las directrices y objetivos de calidad, indicadores, metas y periodicidad de medición para el cumplimiento. En el informe mensual de gestión que Gerencia de Calidad presenta a la alta dirección, se presentan resultados del cumplimiento de los indicadores de gestión, tanto para los indicadores que se miden mensualmente; como el avance que se efectúa en los indicadores que se miden trimestral y semestralmente. A su vez todas las divisiones operativas y la Jefatura Comercial, entregan informes de Gestión (formatos F513 Y F-530) máximo los ocho primeros días de cada mes, donde informan el seguimiento a los objetivos de calidad acorde a la percepción de cada una de las divisiones. Posteriormente Gerencia de Calidad en reunión mensual con la Subgerencia de Concrelab efectuará un análisis a cada uno de los informes presentados y cada uno de los objetivos de calidad de la empresa, efectuando un acta de medición de objetivos de calidad mensual e informando a los jefes de división a través de la red; cuando los resultados den información de incumplimiento de los objetivos, se realizará un estudio de análisis de causas que ocasionaron el problema y se tomaran las acciones pertinentes, para eliminar la fuente y evitar que vuelva a ocurrir; para este caso se aplica el procedimiento “Acciones Correctivas”.

4.2.1.1 Responsabilidad gerencial. La política de calidad de Concrelab, ha sido elaborada por el comité de calidad (conformado por el Gerente General, Gerente Administrativo, Gerente de Calidad, Gerente Técnico y Subgerente) y firmada y aprobada por el Gerente General y/o Gerente Administrativo, por lo cual es del conocimiento de todo el personal. La calidad de nuestras operaciones constituye la condición fundamental para la comercialización exitosa de los servicios ofrecidos y tiene por consiguiente importancia decisiva para el logro de la rentabilidad esperada de nuestra Empresa y para su permanencia y liderazgo en el mercado. Las actividades y los procesos debidamente controlados y ejecutados por empleados motivados y suficientemente capacitados, garantizan la calidad exigida por los clientes.

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La mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad es requisito necesario para mantener, en el futuro, nuestra competitividad. Por todo lo anterior nos comprometemos a implementar, mantener y mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, con el propósito de cumplir con la norma NTCISO/IEC 17025:2005, de tal manera que responda en forma permanente a las necesidades y expectativas del mercado. 4.2.2 Estructura de la Documentación.

Manual de Calidad Procedimientos, Instructivos y Manuales

Registros

Documentos Externos

La estructura de la documentación del Sistema de Calidad de Concrelab Ltda, se encuentra direccionada por su manual de calidad, el cual señala las políticas del sistema de calidad de los Laboratorios de ensayos; seguidamente se encuentran los procedimientos,. Dichos procedimientos comprenden procedimientos Administrativos, Técnicos y de Calidad referenciados en los numerales respectivos, los cuales son consistentes con los requisitos exigidos por la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005, las Normas Técnicas y con la Política de Calidad establecida por la Empresa. Posteriormente se encuentran los registros que son Página 16 de 38

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cada uno de los documentos generados por el Sistema de calidad incluyendo los certificados e informes de calibración emitidos por el laboratorio y por último se encuentran los documentos externos, comprendidos por Normas técnicas utilizadas, planos de ubicación y otros documentos.

4.2.3 Planificación de la Calidad. La planificación de la calidad considera las actividades que se requieren para adecuar y actualizar el Sistema de Gestión de la Calidad, cuando se presentan cambios en la estructura de la organización, cambios tecnológicos que involucren nuevos equipos, procesos o procedimientos, implementación de nuevos servicios, cambios en los requisitos exigidos por el Organismo nacional de Acreditación Colombia o en las normas aplicables, o cambios por solicitud del cliente (en los procedimientos de ensayo, controles adicionales, cambios a los equipos o técnicas de control, adecuación de áreas físicas) y cuando se presentan situaciones o circunstancias que afecten de una manera significativa la operación y resultados del Sistema de Gestión de la Calidad. El responsable de la planificación de la calidad en aspectos técnicos es el Gerente Técnico y Jefes de División en la planeación de los ensayos y en aspectos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad es el Gerente de Calidad.

4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS El Manual de Calidad, procedimientos y políticas del Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda, así como también sus registros, protocolos e informes de ensayos son documentos controlados y solamente puede ser revisados y/o modificados con la aprobación del Gerente de Calidad de Concrelab Ltda y de los respectivos Jefes de División. El procedimiento de Control de documentos contiene las políticas del Sistema de Gestión de Calidad de Concrelab, y contempla la aprobación y edición de documentos, cambios en los mismos, listados maestros y a su vez es aplicable a todos los documentos tanto de origen interno como externo.

4.4 REVISION DE UNA SOLICITUD, OFERTA O CONTRATO El procedimiento para revisión de solicitud, cotización y contrato de servicios de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda indica los lineamientos y políticas de los Laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda, para la prestación de sus servicios, además Página 17 de 38

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identifica los pasos a seguir los cuales son necesarios para desarrollar las solicitudes de servicios efectuadas a los laboratorios, e indica el acuerdo al que se llega con el cliente. En CONCRELAB la aclaración de los requerimientos del cliente y la transferencia de información hacia el interior de la organización se efectúa mediante la realización de una cotización de servicios que ofrece el laboratorio, elaborada por el área comercial y asesorada por el Gerente Técnico y/o Jefe de División en la cual se realizarían los ensayos, quien verifica que se tenga la capacidad para prestar el servicio. Después de un acuerdo entre las partes, el cliente formaliza su solicitud por medio de una orden de servicio o contrato para que el laboratorio programe el servicio, mediante el diligenciamiento de la Orden de Trabajo. Antes de la presentación de una oferta o la firma de aceptación de un contrato, estos documentos son revisados por el área comercial, Gerente técnico y Subgerente con base en la información previa necesaria para asegurar que los requisitos han sido acordados, definidos y documentados adecuadamente incluyendo los requisitos formulados verbalmente. Se mantienen registros de cada una de las revisiones, cambios o acuerdos con el cliente para una oferta o contrato. El seguimiento de las cotizaciones enviadas será responsabilidad del área comercial, quienes efectuaran el seguimiento.

4.5 SUBCONTRATACION DE ENSAYOS Y CALIBRACIONES El procedimiento para subcontratación de servicios de calibración y/o ensayos presenta los lineamientos en el Sistema de Gestión de Calidad de Concrelab, para efectuar subcontratación de ensayos y calibraciones, manteniendo a su vez las políticas de confidencialidad enunciadas en el procedimiento de confidencialidad, integridad e imparcialidad del sistema de calidad de Concrelab Ltda. Concrelab Ltda posee como política para subcontratar servicios de ensayos y/o calibraciones anunciar y solicitar la aprobación escrita del cliente cuando se proponga subcontratar con otro laboratorio de ensayos. La coordinación del servicio será responsabilidad del Jefe de División y del área comercial de la empresa. De cualquier manera los subcontratistas de servicios deben pertenecer al registro de proveedores de Concrelab y aplicar el “Procedimiento para Compra de Servicios y Suministros”. Estos trabajos se subcontratarán con un laboratorio competente que garantice la calidad exigida por Concrelab, aplicando el “Procedimiento para Subcontratación de Servicios de Calibración y/o Ensayos”; estableciendo como políticas para la subcontratación de otros laboratorios de ensayos lo siguiente: Página 18 de 38

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a) Es importante que el laboratorio sub-contratado posea un sistema de gestión que cumpla con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005, reconocido por una entidad acreditadora, para poder efectuar un servicio de calibración. b) En caso de que el sistema de gestión de calidad del laboratorio subcontratado no este reconocido por una entidad evaluadora, este será evaluado por el Jefe de División y/o el Gerente de Calidad de Concrelab, para evidenciar el cumplimiento de la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. c) Deberá poseer trazabilidad de medición según lo estipulado en la Norma NTCISO/IEC 17025:2005.

Cuando el cliente así lo desee, tendrá derecho a verificar en las instalaciones del subcontratista, que el servicio subcontratado está conforme a los requisitos especificados. La visita se coordinará por medio del jefe de división que corresponda, quien lo acompañará en la misma y sin que este acceso cree conflicto con las reglas de la confidencialidad del trabajo para otros clientes o de la seguridad. La verificación por el cliente no será utilizada por CONCRELAB como prueba del control efectivo de la calidad por el subcontratista, ni exime a la Empresa de la responsabilidad de prestar servicios conformes, ni será un impedimento para una no aceptación posterior por parte del cliente.

4.6 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS Concrelab ha establecido y mantiene actualizado el “Procedimiento para Compra de Servicios y Suministros”, que describe la metodología a seguir para la compra de equipos y servicios para el desarrollo de los ensayos, describiendo la forma de gestión de compras, inspección y revisión de las compras, y la selección y evaluación de los proveedores.

4.6.1 Datos de Compra La descripción del equipo y/o servicio pedido incluyendo tipo, clase u otra identificación, se realiza mediante el envío de un fax o visita personal a las instalaciones del proveedor cuando sea posible, para lo cual se elaboran órdenes de compra las cuales contienen la identificación del equipo y/o servicio con el grado de precisión necesario en cada caso. La revisión y aprobación de las órdenes de compra se realizan según lo establecido en el “Procedimiento para Compra de Servicios y Suministros”.

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4.6.2 Verificación del Producto Comprado Por política de CONCRELAB, la verificación o inspección del equipo y/o servicio contratado no se realiza en las instalaciones del proveedor. Esta verificación se hace solamente al recibir los resultados del servicio en las instalaciones del laboratorio o en donde el equipo y/o servicio se desempeñe, para lo cual se solicitará las respectivas garantías, capacitación y/o respaldo, la revisión debe realizarla la misma persona que solicitó la compra el servicio o suministro; aplicar el “Procedimiento para Compra de Servicios y Suministros.

4.6.3 Selección y Evaluación de Proveedores Concrelab selecciona y evalúa a sus proveedores de equipos y servicio mediante el “Procedimiento para Compra de Servicios y Suministros”, manteniendo registros de los proveedores aprobados, en el listado de proveedores, se deben consignar también los laboratorios de ensayo a subcontratar.

4.7

SERVICIO AL CLIENTE

Desde el inicio con la solicitud de cotización de servicios de ensayos por parte del cliente, hasta la etapa final de este proceso, en la interpretación de los resultados del informe, el cliente es asesorado e informado sobre las condiciones y pautas que contiene el servicio, tanto en las instalaciones permanentes del laboratorio de Concrelab, como en los servicios realizados en sitio. 4.7.1 Control de Acceso al Laboratorio Para el acceso a los Laboratorios por parte de clientes para presenciar ensayos, así como para cualquier trámite en general, Concrelab Ltda., cuenta con el procedimiento de “Control de Acceso a Personas Externas a los Laboratorios” donde se establece que el Jefe de División ó Gerente Técnico coordinaran y autorizaran que él o un representante del laboratorio acompañen al cliente durante la visita; la información de otros clientes o procesamiento de datos deberá realizarse y mantenerse fuera de su alcance. El laboratorio y oficinas de división siempre deben permanecer con llave, cuando no se encuentre algún representante de la división en el lugar;, en la puerta de entrada a cada laboratorio se colocó señalización indicado “PROHIBIDO EL PASO A PERSONAL NO AUTORIZADO”.

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4.7.2 Retroalimentación con el Cliente La retroalimentación y opinión del cliente se considera importante para ayudar a la mejora del proceso ofrecido por el laboratorio, por lo cual se genera el registro "Evaluación del Servicio" diligenciado por los clientes atendidos; la entrega, coordinación y recolección de la información entregada por los clientes es responsabilidad del Jefe; el archivo y análisis de los datos resultado de las evaluaciones de servicio esta a cargo del gerente de calidad, quien deberá hacer un seguimiento y una evaluación a cada uno de los puntos establecidos en el registro de evaluación del servicio; el tamaño de la muestra para realizar las evaluaciones de desempeño será seleccionado por el Jefe Comercial y el Gerente de calidad, realizando el mayor numero de encuestas.

4.8 QUEJAS Concrelab Ltda cuenta con el Procedimiento para la Atención de Reclamos de los Laboratorios de Ensayos donde se establecen los pasos a seguir al momento de recibir un reclamo y a su vez donde se determina que toda queja será resuelta por el personal del laboratorio, canalizadas a través del Gerente de Calidad, hasta cumplir con la necesidad o con lo propuesto en los procedimientos del sistema de gestión de la calidad. Cuando se presente el caso que un cliente no esté conforme con el resultado de los servicios contratados en CONCRELAB, o cualquier aspecto que afecte de algún modo las relaciones Cliente – Laboratorio; se deberá informar de los hechos por los cuales se presenta la queja al jefe o asistente de división, quien la recibe y la comunica a la Gerencia de Calidad, quien aplicará el “Procedimiento para Atención de Reclamos”. Cuando existan dificultades que afecten la programación del servicio, el Jefe de la División, con antelación al compromiso adquirido informa y autorizan al Asistente de División para que ésta a su vez comunique al cliente (o los clientes) la causa del incumplimiento y coordine la nueva programación del servicio

4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES NO CONFORMES Concrelab cuenta con el Procedimiento para el control de ensayos y calibraciones no conformes” el cual establece cual es el tratamiento a seguir con las no conformidades encontradas en los ensayos realizados o cuando se sospecha de trabajos no conformes que se puedan detectar.

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el tratamiento de los Ensayos No Conformes los controlará el Jefe de División y Gerente Técnico, analizando y dando curso a las acciones pertinentes a tomar, es responsabilidad de la Gerencia de Calidad y Técnica velar por que, cualquier queja o no conformidad que origine duda sobre el cabal cumplimiento del sistema de gestión implementado por el Laboratorio de Ensayos, sea revisado y evaluado, tomando acciones correctivas inmediatas, notificando al cliente de manera escrita; aplicando el “Procedimiento para Control de Ensayos y Calibraciones No Conformes”, a su vez en dicho procedimiento se establecen los responsables para la detección del trabajo y la retención de informes de ensayo y la reanudación de trabajos en caso de presentarse no conformidades durante los procesos de ensayos. El control de trabajo No Conforme, se basa en la identificación, evaluación, disposición y documentación de la situación no conforme, así como la notificación al personal responsable, de manera que se evite su repetición. Para la determinación de un ensayo no conforme es necesaria la presentación de los resultados de otra muestra en condiciones iguales a las encontradas cuando se prestó el servicio para su adecuada evaluación. Cuando se presente un Trabajo No Conforme en alguno de los ensayos es deber del Jefe de División hacer una revisión de ésta para identificar las posibles causas y tomar acciones que pueden ser la suspensión de trabajos, la repetición de ensayos, acciones correctivas y/o preventivas para su eliminación y la autorización para la reanudación del trabajo.

4.10 MEJORA. Para mejorar continuamente el laboratorio de ensayos, Concrelab aplica su política de calidad la cual conlleva a alcanzar los objetivos de la calidad; así también los resultados de las auditorias permiten detectar donde se deben orientar esfuerzos para optimizar los logros alcanzados, lo que permite enlazar acertadamente las acciones correctivas pertinentes y orientar las acciones preventivas hacia la minimización de potenciales inconformidades y siendo desde luego importante la revisión y compromiso de la dirección sobre todas las gestiones de la calidad. Para detectar posibles mejoras, predecir potenciales inconformidades y realizar análisis de datos resultado de seguimiento de indicadores de gestión se establecen periódicamente reuniones de gestión, entre el personal de cada división y la Gerencia de Calidad, diligenciando cuando sea necesario acta de reunión, le corresponde al Gerente de Calidad registrar todas las oportunidades de mejora en “la base de datos para la mejora”. Igualmente en el documento “Política, Objetivos e Indicadores”, se establecen las metas, periodo y manera en que se mide el cumplimiento de los objetivos de calidad. En el informe anual de calidad se deben registrar posibles mejoras al sistema de gestión de calidad y estadística de no conformidades, clasificándolas por tipo de no conformidad, tipo de causa, si son resultados de quejas, auditorias, reporte directo por el personal interno, de Página 22 de 38

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planes de acción correctivas y preventivas, para revisar en la reunión de revisión gerencial anual y concluir como ha mejorado el sistema de calidad y posibles mejoras a realizar o reforzar.

4.11 ACCIONES CORRECTIVAS Concrelab Ltda establece y mantiene procedimiento documentado para manejo de Acciones correctivas teniendo este como objetivo establecer los lineamientos para la investigación de la causa que genera la no-conformidad en los procesos de ensayos y la aplicación de acciones correctivas, realizando seguimiento a estos para que sean eficaces. El procedimiento de acciones correctivas incluye:
La investigación de las causas de las no conformidades relacionadas con los elementos, el Sistema de Calidad de Concrelab Ltda y el registro de los resultados de la investigación.
La determinación de las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de las no conformidades.
La aplicación de controles adecuados para asegurar que se apliquen las acciones correctivas y que estas sean eficaces.

Los responsables por la ejecución de las actividades correspondientes a este numeral son el Gerente de Calidad, el Gerente Técnico y los Jefes de División. Las acciones correctivas deben ser en cada caso, proporcionales a la magnitud del problema. Estas acciones se inician una vez identificado el problema, realizando la investigación y análisis de posibles causas, estableciendo para cada una de ellas una acción correctiva y se asigna un responsable y una fecha máxima de implementación. Posteriormente se realiza un seguimiento para verificar la efectividad de la acción implementada y en caso de afectar la documentación del Sistema de Calidad, registrar los cambios. El seguimiento a las acciones tomadas no debe ser superior a un mes desde la fecha de implementación. Cuando se considera que alguna actividad relacionada con el sistema de la calidad, ensayos o el cumplimiento de norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 cause duda de su desempeño, se realizarán auditorias adicionales y se aplican las condiciones establecidas el “Procedimiento para Auditorias Internas”, previa coordinación y responsabilidad del Gerente de Calidad.

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El proceso de acción correctiva se aplica en las siguientes situaciones:




Para problemas del Sistema de Gestión de la Calidad relacionados con las No Conformidades encontradas durante las auditorías internas o externas. Para problemas relacionados con reporte de quejas y/o reclamos de clientes. Para problemas del Sistema de Gestión de la Calidad encontrados durante el proceso de Revisión Gerencial.

4.12 ACCIONES PREVENTIVAS Concrelab Ltda establece un procedimiento “Procedimiento para Acciones Preventivas” donde se enuncian los lineamientos para realizar las acciones preventivas, y considera para las acciones preventivas:
La utilización de las fuentes adecuadas de información, las derogaciones, los resultados de las auditorias, los registros de calidad y los reclamos de los clientes, con el propósito de detectar, analizar y eliminar las causas potenciales de no conformidades.
La determinación de los pasos necesarios para tratar cualquier problema potencial que requiera acción preventiva.
La iniciación de acciones preventivas y la aplicación de controles para asegurar que estas sean eficaces.
Someter a revisión de la gerencia de Concrelab Ltda, la información pertinente sobre acciones preventivas emprendidas, incluyendo los cambios y procedimientos.
El manejo del registro de acciones correctivas y preventivas es analizado por el Gerente de Calidad y el Gerente Técnico para aplicar acciones correctivas las cuales solo podrán implementarse cuando son aprobadas por estas personas. El Gerente de Calidad y el Gerente Técnico, realizarán acciones para determinar que dichas acciones preventivas han sido implementadas y si ellas son efectivas, registrando las actividades en la parte de seguimiento del formato de acciones correctivas /preventivas.

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4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS Concrelab Ltda., establece el Procedimiento para el Control de Registros” en el cual se establecen los lineamientos y controles necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros que conforman el Sistema de Calidad de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., garantizando de esta manera la trazabilidad de los diferentes procesos existentes en el sistema de Calidad de Concrelab de manera oportuna y exacta en la consulta de datos. Todos los registros que incluyen informes de auditoria interna, manejo de revisiones y registros de acciones correctivas y preventivas, así como aquellos que proveen evidencias objetivas del alcance, cumplimiento y requerimientos para un eficaz desempeño de las operaciones del sistema son llevados en los registros de calidad. Mientras que toda la información acerca de los ensayos es registrada en registros técnicos. Estos registros técnicos incluyen formas, contratos, anotaciones de trabajo e informes.

4.13.1 Control de Registros. Cada División de Ensayos identifica, recolecta, archiva y conserva adecuadamente los registros técnicos, permitiendo el fácil acceso a los usuarios para su consulta Es responsabilidad de cada Jefe de División y del Gerente de Calidad el asegurar el mantenimiento, almacenaje y disposición de los registros técnicos y de calidad de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda. Con el fin de salvaguardar los registros magnéticos se establece la protección a través del “procedimiento para control de registros”, “listado maestro de registros” y “procedimiento para integridad y confidencialidad”

4.13.2 Mantenimiento y Almacenamiento de Registros. En la Gerencia de Calidad de Concrelab., se mantienen los registros de calidad que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de los laboratorios de ensayo de Concrelab Ltda., incluyendo los registros de los proveedores para demostrar la obtención de la calidad requerida y la operación efectiva del sistema de calidad, los registros técnicos se encuentran almacenados por cada Jefe de División en la división correspondiente. Los registros de calidad, así como los registros técnicos se almacenan y se mantienen de tal manera que están protegidos contra pérdidas, daño parcial o deterioro total, en consecuencia son fácilmente recuperables, de fácil acceso y disponibilidad para cualquier consulta que necesite. Página 25 de 38

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4.13.3 Corrección de Registros Cuando se cometen errores en los registros de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., el error es tachado, sin borrar ni deteriorar su legibilidad y se ingresa el valor corregido al costado, todas estas correcciones van con la firma de la persona que la realiza.

4.14 AUDITORIAS INTERNAS Concrelab Ltda., cuenta con el “Procedimiento para Auditorias internas” el cual tiene por objetivo verificar que el Sistema de Calidad cumpla con los requerimientos y requisitos necesarios para su correcto desempeño, identificando posibles causas que puedan conllevar a no-conformidades, contribuyendo al mejoramiento continuo del sistema. 4.14.1 Sistema de Auditorias El responsable por la planificación y organización de las auditorias internas es el Gerente de Calidad y los responsables para su ejecución son el Gerente Técnico, Jefes de División y personal formado y calificado.

Estas revisiones internas se realizan periódicamente, pero en caso de encontrar hallazgos que pongan en duda la eficiencia de las operaciones realizadas en el Laboratorio, queda bajo decisión del Gerente de Calidad la realización de auditorias cuando este considere que sea pertinente realizarlas. Todos los resultados que arrojen las auditorias son consignados en registros y almacenados por el Gerente de Calidad durante un año en el Laboratorio y posteriormente enviados al archivo presente en la oficina de Gerencia de Calidad de Concrelab Ltda. Cuando los hallazgos de la auditoría conduzcan a dudas sobre la efectividad de las operaciones o sobre la exactitud o validez de los resultados de los ensayos realizados en los laboratorios se deben tomar las acciones correctivas necesarias y se deberá notificar a los clientes que pudieron ser afectados. Todo el personal que hace parte del Sistema de calidad de Concrelab Ltda., es responsable por el cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas necesarias para un correcto sistema de gestión de calidad del laboratorio.

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4.15 REVISIONES POR LA DIRECCION El Gerente General de Concrelab Ltda., en calidad de representante Legal y el Subgerente son los encargados de elaborar la revisión por la alta dirección del Laboratorio, la cual se hará mínimo una vez por año, con el fin de asegurar su continua adaptabilidad, eficacia y para introducir cambios necesarios o mejoras. Tal como se expresa en el “Procedimiento de Revisión Gerencial”. Las reuniones periódicas de la alta dirección (Gerente General y Subgerente) con el personal del laboratorio ensayos y el Gerente de Calidad, se consideran parte de las actividades que conlleva la revisión por la dirección. Los registros de las revisiones, incluyendo no conformidades, conclusiones y recomendaciones, informe de revisión, son conservados según se informa en el procedimiento de control de registros.

La revisión por la dirección considera:
La

adaptabilidad de las políticas y procedimientos


Los
El

reportes del personal de gestión y de supervisión

resultado de auditorías internas recientes


Acciones

correctivas y preventivas


Evaluaciones

por organismos externos; resultados de comparaciones interlaboratorios o pruebas de aptitud.


Modificaciones

en el volumen y tipo de trabajo


Retroalimentación

del cliente


Reclamos
recomendaciones

para la mejora


Otros factores pertinentes tales como actividades de control de calidad, recursos y entrenamiento de personal.

La revisión por la dirección será realizada con la presencia del Gerente de Calidad, Gerente Técnico y Jefes de División de Concrelab Ltda.

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5. REQUISITOS TECNICOS 5.1 GENERALIDADES Este numeral tiene como objeto describir los requerimientos que cumple el laboratorio para demostrar su competencia técnica para los tipos de ensayos que realiza. Muchos factores determinan la incorrección y confiabilidad de los ensayos efectuados por un laboratorio determinado. Los siguientes son los factores más relevantes en la contribución:
Factores

humanos




Instalaciones y condiciones ambientales




Métodos de ensayo




Equipo


Trazabilidad

de la medición


Validaciones


Manejo de elementos de ensayos

Estos factores influyen de manera diferente para cada tipo de ensayo. Concrelab Ltda., tiene en cuenta para cada una de los ensayos que realiza los factores que contribuyen en el cálculo de la incertidumbre total de la medición.

5.2. PERSONAL El laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda., se asegura que la competencia del personal que efectúa actividades propias del Laboratorio como son: Ingenieros Jefes de División, Laboratoristas, Auxiliares, Asistente Comercial es la adecuada para realizar las actividades de ensayo y supervisión de estas.; dicha competencia esta referenciada en cada una de las autorizaciones nominales del personal de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., referenciada en el “Procedimiento de Autorizaciones Nominales” y a su vez Concrelab, establece como política evaluar y supervisar al personal operativo del laboratorio, para determinar las necesidades de entrenamiento y cumplir con los requisitos técnicos en educación, formación, habilidades y experiencia establecidos en el documento “Requisitos de Competencia”, y poder así asegurar la competencia técnica en el laboratorio. Página 28 de 38

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El Jefe de personal, junto con el Gerente Técnico, el Subgerente y los Jefes de División son los encargados de preparar los perfiles y descripción de cada uno de esos cargos y validar que se cumplan. De acuerdo a las necesidades y al “Procedimiento para Gestión de Competencias”, se formularán las metas del laboratorio con respecto a la formación del personal, de igual manera se evaluará la eficacia de las metas por medio del indicador formulado en el despliegue de “Política, Objetivos e Indicadores” y del seguimiento a las capacitaciones realizadas para el personal operativo de Concrelab. El salario que devenga el personal de los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., no depende del número de ensayos que hace. 5.2.1 Selección La selección del personal en CONCRELAB obedece a criterios específicos que están definidos en el documento “Requisitos de Competencia” para cada cargo y en el “Procedimiento para Gestión de Competencias”, permitiendo así contratar al personal con altas capacidades para la realización de los deberes que se le encomienden. 5.2.2 Entrenamiento Este numeral tiene como fin asegurar que se identifiquen y se suministren las necesidades de entrenamiento apropiado al personal que realiza actividades que afectan la calidad del servicio. A todo el personal nuevo se debe realizar inducción y diligenciamiento del formato “balance de los requisitos del cargo” conforme al “Procedimiento para Gestión de Competencias”. La detección de necesidades de entrenamiento, tiene como fuente de información los objetivos del laboratorio, las necesidades del personal que desempeña las actividades, las necesidades del puesto de trabajo, las observaciones del Jefe inmediato respecto a los resultados de la evaluación de desempeño, las auditorias internas, los cambios tecnológicos, los cambios en los procedimientos de ensayo; con base en las necesidades se hace un programa de capacitación y se desarrolla utilizando recursos propios o acudiendo a entidades externas.

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5.2.3 Supervisión del Personal Este numeral tiene como fin asegurar la supervisión del personal mediante la Evaluación del Desempeño, su realización es responsabilidad del Jefe de División y Jefe de Personal. Los resultados de la evaluación son analizados por el Gerente de Calidad y Jefe de Personal. La supervisión del personal se realiza constantemente para así garantizar la constante actualización de los conocimientos tanto de los procedimientos como de las Normas existentes y demás actividades que proporcionen evidencia del buen desempeño del empleado. El personal que está en entrenamiento, realizará ensayos bajo la estricta vigilancia de su jefe inmediato o laboratorista con mayor experiencia, quien debe supervisar que realice el trabajo de acuerdo con los procedimientos establecidos; hasta cuando el jefe del área respectiva y Jefe de Personal realice las pruebas de evaluación y considere que se han cumplido los objetivos del entrenamiento.

5.3

INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

En los laboratorios de ensayos de Concrelab Ltda., se asegura que en las instalaciones se tienen las condiciones ambientales, de iluminación y suministro de energía que permiten un correcto funcionamiento de los equipos de medición. Adicionalmente, el acceso a las instalaciones y a las oficinas está debidamente reglamentado acorde al procedimiento “Control de Acceso de personal Externo”. En primer lugar se asegura que el ambiente en el cual se mantienen las muestras y realizan los ensayos no invalida los resultados ni afectan la calidad de las mediciones, cuando los ensayos son realizados fuera de las instalaciones del laboratorio se tiene especial cuidado y para lo segundo se asegura que el personal externo (llámese cliente, subcontratista, etc.) tiene restringido el acceso a los laboratorios. El Laboratorio de Ensayos realiza los servicios en su mayoría en las instalaciones permanentes del laboratorio de Concrelab y en algunos casos se instalan laboratorios temporales en obras, teniendo en cuenta conservar el cumplimiento de los requisitos de acreditación en campo como en las instalaciones fijas del laboratorio. Para los servicios realizados tanto en sitio como en las instalaciones del laboratorio de Concrelab, el Laboratorista tiene la capacidad técnica de definir si las condiciones tales como iluminación, lluvia, vibraciones, temperatura y ambiente del lugar sean las apropiadas para realizar los ensayos, de presentarse condiciones que puedan afectar la veracidad de Página 30 de 38

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los resultados tanto en condiciones ambientales como en la aplicación del método de ensayo y procedimientos, el Laboratorista debe informar a su jefe de división y/o gerente técnico para autorizar suspender la ejecución del ensayo. Siempre que sea necesario, se controlan y registran las condiciones ambientales establecidas en los procedimientos y normas de ensayo. Concrelab Ltda cuenta con el “Procedimiento Para el Aseo del Laboratorio” en zonas en las cuales se realizan ensayos y que establece los lineamientos para mantener el Laboratorio libre de polvo, suciedad, y las responsabilidades del personal del mismo por mantener sus sitios de trabajo así como sus instrumentos en perfecta limpieza. A su vez también se cuenta con una demarcación y restricción de las zonas de ensayo, para mantener el ambiente adecuado de trabajo. Cada laboratorio de ensayos (Geotecnia, Concretos, Patología y Diseños y Ensayos Mecánicos) se encuentran separados y tienen un área definida y señalizada, para la ejecución de los ensayos y evitar contaminación cruzada en las muestras.

5.4 METODOS DE ENSAYO 5.4.1 Generalidades Este numeral tiene como fin describir las operaciones de los laboratorios de CONCRELAB, de modo que pueda lograrse el nivel requerido de calidad, en todas las etapas de los procesos, de igual manera tiene el objetivo de asegurar que los equipos de medición, inspección y ensayo sean controlados, almacenados y utilizados de tal manera que garanticen durante su uso la conformidad con los requisitos especificados. Los cargos responsables para la ejecución de las actividades correspondientes a este numeral son el Jefe de División, Laboratoristas, Auxiliares y Asistentes de división.

5.4.2 Selección de Métodos Para la realización de ensayos la selección del método es hecha por el laboratorio; este método es informado al cliente al momento de realizar la oferta de contrato o cotización. Los métodos utilizados para la ejecución de ensayos son normalizados establecidos bajo las normas NTC e INVIAS, las cuales se encuentran descritas en el anexo 7.1 del presente manual, los laboratorios de ensayo cumplen con los lineamientos de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y Página 31 de 38

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calibración”; asegurando siempre utilizar la ultima versión de las normas, de acuerdo al “Procedimiento para Control de Documentos”. Ver “Listado maestro de normas”.

5.4.3 Métodos Desarrollados por el Laboratorio. Concrelab Ltda al momento no ha desarrollado ningún método de ensayo para uso propio, si llegara a presentarse el caso la actividad sería planeada y se asignará personal calificado con los recursos adecuados, a dicho método se le realizarán pruebas para verificar la repetibilidad y reproducibilidad. A medida que se desarrollen los planes serán actualizados y comunicados al personal involucrado.

5.4.4 Métodos No Normalizados. Actualmente el Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda no utiliza métodos no cubiertos por los métodos normalizados, si fuera necesario utilizarse estos estarán sujetos a acuerdos con el cliente e incluirán una especificación clara de los requisitos del cliente y el propósito de los ensayos a realizar. El método a utilizar se validará antes de uso.

5.4.5 Validación de Métodos. Para el Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda., no ha sido necesario validar ningún método de ensayo, si se llegare a presentar el caso en que el Laboratorio utilice métodos no-normalizados, métodos diseñados/desarrollados por el Laboratorio, métodos normalizados empleados por fuera del alcance propuesto, amplificaciones y/o modificaciones de métodos normalizados se validarán estos métodos y se registrarán los resultados obtenidos y el procedimiento empleado para la validación y una declaración de que el método es apto para el uso propuesto.

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5.4.6 Calculo Estimación de la Incertidumbre de Medición. 5.4.6.1 Incertidumbre de la Medición. El Laboratorio de ensayos de Concrelab Ltda., cuenta con el “Procedimiento para el Cálculo de la Incertidumbre de Medición” el cual determina como va a ser calculada la incertidumbre de la medición, teniendo en cuenta los factores que puedan incidir en su cálculo y a su vez este procedimiento de cálculo de incertidumbre contienen los valores límites dentro de los cuales se debe contener la incertidumbre de medición; en el caso que los valores no se encuentren dentro de los límites especificados, se debe hacer una evaluación de las causas y tomar las acciones correctivas correspondientes al caso. Los responsables para la ejecución de este numeral es el Jefe de División.

5.4.7 Control de Datos. Semestralmente el Jefe de División realiza un chequeo a las hojas electrónicas utilizadas para el cálculo de resultados de operaciones. El chequeo puede realizarse con el ingreso de datos previamente conocidos para verificar la coincidencia de los resultados y confirmar su correcto desempeño. Los equipos computarizados utilizados en el Laboratorio de Calibración contienen una hoja de cálculo y/o programa, el cual es de conocimiento su uso por el personal que elabora los informes. El almacenamiento, protección y transmisión de datos se realiza tal y como está descrito en el “Procedimiento para Control de Registros”, y en el “Procedimiento para Integridad y Confidencialidad”. Las computadoras y los equipos electrónicos utilizados para la elaboración de informes reciben el mantenimiento adecuado, que permita su fiel funcionamiento, además están protegidos con antivirus. Ver “Procedimiento para el control de documentos”.

5.5 EQUIPO El laboratorio cuenta con los equipos requeridos y con la exactitud necesaria para garantizar la idoneidad de los servicios de ensayo relacionados en el Inventario Laboratorio de Ensayos (Anexo 7.2). Los equipos patrones utilizados en calibración, son operados por personal autorizado tal como se evidencia en las autorizaciones nominales entregadas a cada empleado y reseñados en el “Procedimiento de Autorizaciones nominales”. Página 33 de 38

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Para el logro de este objetivo se establece el “programa de calibración, verificación y mantenimiento de los equipos de medición y ensayo”, ya que estos equipos críticos tienen un efecto significativo sobre los resultados. A su vez, anexo a las Hojas de Vida de los equipos, se encuentran los manuales técnicos y de operación, los cuales están disponibles para el personal que los opera, quienes adicionalmente son entrenados por el Jefe de División y/o Gerente Técnico según corresponda para la correcta operación de estos. En el momento que el producto de un ensayo o un instrumento presente factores de corrección estos deben aplicarse sobre los documentos pertinentes incluidos las hojas de cálculo y software.

5.5.1 Registros Este numeral tiene como fin el asegurar que el Laboratorio de Ensayos Concrelab mantenga registros de cada uno de los equipos que intervienen en la realización de las calibraciones y de hardware, estos registros se encuentran almacenados en la hoja de vida del equipo e incluyen todos los datos básicos del equipo así como de su origen, identificación, ubicación actual en el laboratorio, estado, instrucciones de manejo, fecha de su última calibración o verificación y mantenimiento realizado. La custodia de las hojas de vida de equipos es responsabilidad del Gerente de Calidad.

5.5.2 Manipulación El laboratorio de ensayos de Concrelab, tiene manuales de operación de equipos, embalaje, transporte y mantenimiento de los mismos cuado se transportan y se tiene un programa de calibración, verificación y mantenimiento. Este ítem también abarca el mantenimiento de los equipos de informática usados dentro del laboratorio. Ver “Procedimiento para manejo de equipos”. Cualquier equipo que se encuentra retirado temporalmente del servicio por sobrecarga o daño es notificado al Gerente Técnico o Jefe de División, quien identifica el equipo como “Fuera de Servicio” hasta que sea nuevamente operativo y calibrado. El equipo debe ser puesto en funcionamiento cuando se demuestre por verificación o calibración que funciona correctamente. El Jefe de División y Gerente Técnico define las acciones para subsanar las consecuencias ocurridas por equipos fuera de calibración, de acuerdo con el “Procedimiento para Control de Ensayos y Calibraciones No Conforme" (Numeral 4.8).

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El estado de calibración de los equipos patrón es identificado por una estampilla de calibración pegada en el mismo equipo, donde se identifica la fecha de calibración; el certificado se guarda en la carpeta hoja de vida del equipo. La frecuencia de la próxima calibración está definida en el cronograma de calibración, verificación y mantenimiento de equipos y en las hojas de vida del mismo. Cuando se requiera realizar comprobaciones intermedias para verificar si se mantiene la calibración del equipo se aplicará el “Procedimiento para Prueba de Repetibilidad y Reproducibilidad”. El software, hojas de cálculo (Excel) para elaborar el informe, están protegidos con contraseña lo que impide la alteración de los resultados por personas no autorizadas; ver el procedimiento para control de documentos y control de registros. En el calendario de calibración, verificación y mantenimiento de equipos, se incluyen los equipos de ensayo, patrón y auxiliares utilizados en los ensayos de los clientes

5.6 TRAZABILIDAD DE MEDICIONES Este numeral tiene como fin asegurar que en CONCRELAB todo el equipo utilizado para los ensayos, incluyendo equipo para mediciones auxiliares, patrones de referencia y materiales de referencia, que tiene efecto significativo sobre la exactitud o la validez de los resultados de los ensayos, está debidamente calibrado y/o verificado antes ser puesto en servicio. CONCRELAB tiene un programa para la calibración, verificación y mantenimiento de los equipos que participan directa o indirectamente en la realización de los ensayos. El Calendario de Calibraciones presenta el período de vigencia de las calibraciones de los equipos de ensayo y patrones de referencia. La trazabilidad de los equipos está establecida de acuerdo con el diagrama de Jerarquía de Trazabilidad de equipos (Anexo7.3), donde se asegura la trazabilidad al Sistema Internacional de Unidades (SI). Los Patrones de Referencia son calibrados por Organismos Nacionales debidamente acreditados y se utilizan únicamente para la verificación de equipos de ensayo del laboratorio. Para la realización de verificaciones con patrones de referencia, realizados internamente por Concrelab, se establecieron procedimientos descritos en el mismo formato de verificación de los equipos. Para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos de ensayo, se realizan verificaciones contra Patrones de Referencia de acuerdo con los procedimientos establecidos, pruebas de repetibilidad y reproducibilidad, al igual que mantenimientos preventivos programados.

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La responsabilidad de que todo lo anteriormente enunciados se cumpla son el Gerente de Calidad, Gerente Técnico y Jefes de División.

5.7 MUESTREO No Aplica

5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS Este numeral tiene por objetivo el describir como es el procedimiento para el manejo de las muestras, entendiendo estas como las muestras a ser ensayadas, desde su recepción hasta su posterior eliminación pasando por la identificación, almacenamiento y ensayo. Según lo dispuesto en el “procedimiento para ensayos de laboratorio sobre muestras”. Este numeral se aplica a todas las muestras recibidas en CONCRELAB para su ensayo, sin discriminación en cuanto a la División responsable de las muestras. Los cargos responsables por la ejecución de las actividades correspondientes a este numeral son: • • • •

Almacenista Jefes de División Laboratoristas y Auxiliares Conductores

Para el manejo de muestras en el laboratorio se debe contar primero con la identificación de dicha muestra dependiendo si va a ser ensayada en la División de Concretos y Prefabricados o en la División de Patología y Diseños o en la División de Suelos y Pavimentos para que no haya confusión alguna entre la identidad de la muestra y los posteriores resultados obtenidos de su ensayo.

5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS. Este numeral tiene como objeto describir el procedimiento para garantizar la calidad de los resultados de los ensayos haciendo un monitoreo de los mismos. Este monitoreo incluye controles internos utilizando las auditorias internas de calidad que se realizan Página 36 de 38

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periódicamente; igualmente se pone en práctica una revisión de los informes de ensayo y los datos, en cada una de las etapas del proceso: •

Verificación de datos, de todos los informes emitidos, donde revisa quien elabora el informe, el Control de los resultados del informe lo emite el jefe de división con una última revisión, firmando el documento.

•

Comprobaciones intermedias, aplicando el procedimiento Pruebas de repetibilidad y reproducibilidad.

•

La participación en comparaciones interlaboratorios.

•

Para la validación de los resultados de los informes de ensayo, el jefe de división escogerá mensualmente el informe de un ensayo teniendo en cuenta de cada tipo de hoja de calculo desarrollada, sin importar el cliente, realizando todos los cálculos de forma manual (en por lo menos uno de los puntos seleccionados del ensayo), y así evidenciar la confiabilidad de los resultados, en forma manual validar los resultados obtenidos por la hoja de cálculo desarrollada para tal fin; dejar registro de evidencia de “validación de resultados” obtenidos tanto en forma manual como en la hoja de calculo Excel o programa.

Los cargos responsables por la ejecución de las actividades descritas en este numeral son: • •

Jefe de División. Asistente de División.

5.10 REPORTE DE RESULTADOS Concrelab Ltda., reporta los resultados de los ensayos realizados a los clientes, a través de la emisión de un Informe de Ensayos, a no ser que el cliente especifique otra forma. Los resultados son reportados claramente, sin ambigüedades, de forma objetiva, atendiendo a cualquier instrucción específica del método de ensayo. El Informe de Ensayo es elaborado por el mismo Laboratorio bajo la supervisión del Jefe de División, teniendo en cuenta el “Procedimiento para ensayos de laboratorio sobre muestras”, en el cual se da a conocer la información necesaria para el cliente y requerida por la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. Los informes de ensayo son identificados de forma única, para cada una de las divisiones a través de una codificación consecutiva:

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DEM DCP DGP DPD

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División de Ensayos Mecánicos División de Concretos y Prefabricados División de Geotecnia y Pavimentos División de Patología y Diseños

Cada informe es fotocopiado como registro y es entregado el original al cliente. Para llevar a cabo esté requisito el Laboratorio de ensayos se apoya en el “Procedimiento para ensayos de laboratorio sobre muestras”, “Procedimiento para integridad y confidencialidad” y “Procedimiento para control de registros”. Solo se emiten juicios de cumplimiento, opiniones o interpretaciones cuando el cliente lo solicita o si se observa una anomalía en el resultado, teniendo en cuenta el comportamiento del material y especificaciones que da la norma, en estos casos se emiten en un documento adicional al informe y se separa claramente de los resultados, importante mencionar la norma y versión que respalden dichas opiniones. Las enmiendas materiales a los informes de los resultados después de ser emitidos se realizan a través de una carta posterior la cual incluye la aclaración correspondiente y se anexa el informe corregido. Solo se entregarán resultados por fax u otro medio de transmisión electrónico (formato pdf), con autorización del responsable de cartera y jefe de división, de lo contrario sólo será entregado en presentación física y en original, manteniendo copia del informe de resultados entregado al cliente. (Ver Procedimiento para Control de documentos). El formato de presentación para los informe de ensayo está diseñado de forma tal que no exista posibilidad alguna de alteración, de fácil entendimiento e interpretación. Únicamente podrán llevar el sello de Acreditación del ONAC, los informes de ensayo de los servicios que cubre el alcance de la acreditación (Anexo7.1). Los cargos responsables por la ejecución de las actividades descritas en el presente numeral son: • •

Jefes de División Asistente de División

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