Manual - Politica de Facturacion y Cobranza

 

 

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

 

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

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FACTURACIÓN

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Manuel Benhumea Cerritos Director de Administración y Finanzas

ELABORÓ Ma. Del Pilar Sánchez Méndez Brenda Paulina Bello Laureano Planeación y Evaluación Firma:

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AUTORIZÓ MBA Marcos García Flores Director General Firma:

 

 

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y COBRANZA ÁREA FACTURACIÓN

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1.  OBJETIVO ESPECÍFICO 1.  Planear en conjunto con el Consultor Comercial y el Líder de proyecto la facturación de las ventas concretadas para para presupues presupuestar tar los ingresos de recursos económicos. 2.  ALCANCE Este procedimiento es aplicable al área de Facturación así como para todos los involucrados en el proceso. 3.   POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN 3. De los requisitos de la Factura 3.1.  Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitos que 3.1. marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, como son: 3.1.1.   Lugar y fecha de expedición. 3.1.1. 3.1.2.   Razón Social del cliente. 3.1.2. 3.1.3.   Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. 3.1.3. cli ente. 3.1.4.  Domicilio Fiscal del cliente. (En caso de requerir la original impresa) 3.1.5.   Descripción del servicio prestado por el Organismo. 3.1.5. 3.1.6.   Valor unitario consignado en número e importe total consignado en 3.1.6. Número o letra, así como el monto de los impuestos. 3.1.7.   El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago 3.1.7. de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades. 3.1.8.   Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión ( En caso 3.1.8. de requerir la original impresa). 3.1.9.   Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o 3.1.9. convenios para su correcta emisión. En caso de que la factura sea requerida de manera impresa se deberá

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De las Responsabilidad Responsabilidades es   Del Consultor Comercial 3.2.  Es responsabilidad del consultor comercial entregar al responsable de

Facturación el Documento Condiciones Comerciales así como la documentación requerida por cada venta.   Del líder de proyecto

3.3.  Cargar la Prefactura en el sistema e informar al responsa 3.3.  responsable ble de Facturación. 3.4.   Entregar la copia del entregable autorizado por el cliente al responsable de 3.4. facturación. 3.5.   Informar al responsable de facturación los posibles cambios (alargamientos de 3.5. contrato o ajustes). Del Responsable de Facturación

3.6.  Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dándole prioridad a las cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarán según lo indique cada responsable de unidad. 3.7.   Dar de alta Cliente en el Sistema los cuales se deberá solicitar vía electrónica 3.7. con los siguientes datos: 3.7.1.   Razón Social del cliente. 3.7.1. 3.7.2.   Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. 3.7.2. cli ente. 3.7.3.   Domicilio Fiscal del cliente. 3.7.3. 3.7.4.   Número telefónico del Cliente 3.7.4. 3.8.   Dar de alta datos de Cobranza en el Sistema con los siguientes datos y 3.8. mantener actualizada la Base de Datos de estos: 3.8.1.   Datos fiscales 3.8.1. 3.8.1.1.   Nombre o razón social 3.8.1.1. 3.8.1.2.   Domicilio fiscal 3.8.1.2. 3.8.1.3.   RFC 3.8.1.3. 3.8.1.4.   Teléfono 3.8.1.4. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Manuel Benhumea Cerritos Director de Administración y Finanzas

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3.8.2.  Datos de revisión 3.8.2.  3.8.2.1.   Contacto 3.8.2.1. 3.8.2.2.   Teléfono 2 3.8.2.2. 3.8.2.3.  3.8.2.4.   3.8.2.4. 3.8.2.5.   3.8.2.5. 3.8.2.6.   3.8.2.6. 3.8.2.7.   3.8.2.7.

Correo electrónico Días de revisión Horario de revisión Especificaciones de revisión Domicilio de revisión

3.8.3.  Datos de pago 3.8.3.  3.8.3.1.   Contacto 3.8.3.1. 3.8.3.2.   Teléfono 3.8.3.2. 3.8.3.3.   Forma de pago 3.8.3.3. 3.8.3.4.   Días de pago 3.8.3.4. 3.8.3.5.  Domicilio de pago 3.8.3.6.   Tipo de moneda 3.8.3.6. 3.8.3.7.   Últimos 4 dígitos de cuenta bancaria 3.8.3.7. 3.8.3.8.   Correo electrónico 3.8.3.8. 3.9.   Tener control de los Contratos y las Condiciones de Venta de cada Proyecto. 3.9. 3.10.   Actualizar la Bitácora de Control de Proyectos y emitir alertas en cuanto al 3.10. retraso de facturación de los proyectos. De la emisión 3.11.   El líder de proyecto deberá proporcionar al responsable de Facturación copia 3.11. simple del Entregable Autorizado por el Cliente, ya que sin está no se podrá emitir la factura correspondiente, sin excepción. 3.12.   Es responsabilidad del Líder de proyecto dar de alta en el sistema la Prefactura 3.12. y notificar el ID de está al responsable de facturación vía correo electrónico. (No se podrá emitir la factura si no existe la pre-factura y generación de ID en el sistema.) 3.13.   Es responsabilidad del Líder de Proyecto corroborar que las Prefactura 3.13. contenga los siguientes datos: CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Manuel Benhumea Cerritos Director de Administración y Finanzas

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3.13.1. Clave de Proyecto 3.13.1.  3.13.2.  Descripción del Servicio incluyendo el número de contrato o de orden 3.13.2. de pedido y demás requisitos solicitados en el contrato. 3.13.3. Cantidad 3.13.4.  Precio Unitario 3.13.4. 3.13.5.  Total 3.13.5. 3.13.6.  Tipo de Moneda 3.13.6. 3.14.   Es responsabilidad de Facturación coordinar el proceso de entrega y recepción 3.14. de la factura hasta obtener la autorización o en su caso el contra recibo por parte del cliente. Por ningún motivo se autoriza la emisión de la factura a otra persona ajena al departamento de Facturación, sin exepción. 3.15.   En caso de que la factura se envíe impresa al clientes foráneos se deberá 3.15. considerar el envío por mensajería externa, en caso de requerirse mensajería interna se deberán considerar los viáticos y gastos que se incurran para este servicio, siendo facturación el responsable de coordinar dicha actividad. De la prevención 3.16.   Es responsabilidad de facturación revisar que la descripción de la Factura 3.16. coincida con las descripciones mencionadas en el contrato, en caso de tener errores notificar al Líder de Proyecto para su modificación y así evitar futuros errores. 3.17.   Es responsabilidad del Líder de Proyector validar con el área usuaria del 3.17. de l cliente la descripción y los conceptos de la factura, así como la autorización previa del entregable que servirá como soporte de la factura, todo lo anterior previo a la emisión de la factura. 3.18.  Para cancelaciones o modificaciones modificaciones el Líder de Proyecto deberá de hacer la petición vía correo electrónico a encargado del Facturación en donde indique los motivos del cambio y los cambios a realizar. 3.19.   3.19. En caso de ser cliente de Iniciativa privada deberán de anexarse al contrato y condiciones comerciales los siguientes documentos: 3.19.1.  RFC 3.19.1. 3.19.2.  Comprobante de domicilio fiscal 3.19.2. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Manuel Benhumea Cerritos Director de Administración y Finanzas

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3.19.3. Acta constitutiva 3.19.3.  3.19.4.  Poder notarial de representante legal y especificar si se cuenta con la 3.19.4. cláusula de atribuciones de domino. 3.19.5. Copia de IFE de represen representante tante legal 3.20.   3.20. En caso de requerir análisis financiero del cliente:   Dos últimos estados financieros   Dos referencias de clientes o proveedores del cliente las cuales deberán contener:   Nombre de referencia   Contacto   Dirección   Contacto 



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

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Sera responsabilidad del consultor recabar los documentos mencionados en los puntos 1.15 y 1.16 del presente manual.

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4.  DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.  Responsable

Paso

Actividad Inicio del proceso

Documentos

Facturación

1. 

Recibe condiciones comerciales

Condiciones Comerciales

Facturación

2.  2. 

Programa fecha de Facturación

Condiciones Comerciales

Facturación

3.  3. 

Da de alta al cliente en el sistema

Facturación

4.  4. 

Facturación

5.  5. 

Verifica con unidad de negocio si ya se Condiciones realizaron entregables Comerciales ¿Se realizaron entregables en fechas pactadas? Si: Líder de proyecto entrega copia del entregable autorizado por el cliente. No: Solicita motivos de atraso y compromiso de nueva fecha de facturación Recibe copia del entregable autorizado por el cliente.

Facturación

6.  6. 

Solicita captura de Prefactura sistema vía correo electrónico

7. 7.  

Valida datos de Facturación con el cliente

8. 8.  

Realiza Prefactura en el sistema

9.   9.

Emite factura ¿La Factura es electrónica? Si:  Envía Factura al contacto cliente con copia a cobranza para programación del cobro.8.1 No: Imprime Factura 9

Líder proyecto

de

Facturación

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Firma:

en

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8.1

Envía Factura al contacto cliente con

8.2

copia a líder de proyecto para programación del cobro.y cobranza Confirma recepción de factura contacto cliente

9

Coordina con mensajería interna o externa la entrega

9.2

Recibe de Mensajería acuse de recepción de factura o contra recibo r ecibo

10.

Imprime Factura y archiva en carpeta Contable

Fin del Proceso

5.  DIAGRAMA DE FLUJO 5. 

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  FACTURACIÓN FACTURACIÓN

LÍDER DEL PROYECTO

Inicio

Documento Condiciones Comerciales

Recibe condiciones de venta

Da de alta al cliente en el sistema

Programa fechas de facturación

Entregable

Verifica con Unidad  de Negocio si ya  se realizaron entregables.

Si

Entrega copia del entregable autorizado por el cliente

No Solicita motivos de atraso y compromiso de nueva fecha de facturación

Recibe copia de entregable autorizada por el cliente.

Solicita captura de Prefactura en Sistema vía correo electronico

Valida datos de Facturación con el cliente

Emite factura

Realiza prefactura en el sistema Copia como acuse de recibo ORSA Original cliente

Factura Electrónica

No

Imprime Factura

Si

Envía Factura al contacto cliente con copia a cobranza y líder de proyecto.

Coordina con mensajería interna o externa la entrega

Confirma recepción de factura contacto cliente

Recibe de Mensajería acuse de recepción de factura o contra recibo

Imprime Factura y archiva en carpeta Contable

Fin del Proceso

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6.  ANEXOS Y FORMATOS 6.    Condiciones Comerciales   Copia de Entregable   Control de cambios en Facturas 





7.  GLOSARIO 7. 

8.   CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN 8.

Número de Revisión

Fecha de la Actualización

2

26-04-13

Descripción de los Cambios

Autorizó

  De los requisitos de la factura (1.1.4 y 1.1.8)



  De las responsabilidades del consultor comercial (1.2)



  Del responsable facturación (1.6)



de

  De la emisión (1.12 y 1.14)   De la prevención (1.19 y 1.20)



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1.  OBJETIVO ESPECIFICO 1.  Planificar la cobranza de acuerdo a las condiciones comerciales, para proyectar ingresos a la empresa y obtener el flujo de estos. 2.  ALCANCE Este procedimiento es alcanzable al área de Cobranza así como todos los mencionados en el proceso. 3.   POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN 3. De las responsabilidade responsabilidadess El encargado de cobranza

1.1.  El área de cobranza deberá de obtener del sistema reporte de cuentas por cobrar 1.1. y programará la cobranza en base al documento condiciones comerciales. 1.2.  El área de cobranza será responsable de realizar flujo de ingresos de las cuentas 1.2. por cobrar y entregarlo a Control C ontrol Presupuestal para su programación. 1.3.  Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en 1.3. donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dándole prioridad a las cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarán según lo indique cada responsable de unidad. Operación 1.4.  El área de FFacturación 1.4. acturación entregará factura vía correo electrónico para validar que ya se entregó y se puede proceder al cobro de la misma. 1.5.  En caso de que haya vencimiento de pago, el encargado de cobranza realizará 1.5. llamada al contacto del cliente solicita motivos de atraso y compromiso de nueva fecha de pago, reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo. 1.6.  En caso de que venza la segunda fecha de pago se deberá de enviar correo 1.6. electrónico al cliente, llamada telefónica y se solicitaran motivos de atraso, se programará fecha para pago y actualizara flujo. Notificando al Director de Administración y Finanzas y a Líder de proyecto. Si el cliente no realiza el pago en la tercera fecha fecha program programada ada se realizará llama llamada da por parte del Director de Administración y Finanzas con el Jefe inmediato de responsable de pagos del CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Manuel Benhumea Cerritos Director de Administración y Finanzas

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cliente para pedir motivos motivos de atraso y pactar nueva fecha de cobro adem además ás de notificarse al consultor comercial de la cuenta para solicitar apoyo de gestión con el área usuaria del cliente para el pago de la factura. 1.7. El encargado de Tesorería será el responsable de entregar copia de reporte diario de ingresos al área de Cobranza. 1.8.  Todos los pagos aplicados por el cliente 1.8. cl iente deberán ingresarse en el sistema.

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4.  DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.  Responsable Paso

Actividad

Documentos

Cobranza

1.  1. 

Inicio del procedimiento Recibe condiciones comerciales

Cobranza

2.  2. 

Cobranza

3.  3. 

Verifica en sistema datos de Cobranza del Cliente ¿Existen datos de cobranza del cliente? Si: Revisa que sean correctos y actualiza No: Captura datos de Cobranza Revisa en sistema reporte de Facturación .

Cobranza

4.  4. 

Recibe copia de la recepción y autorización del entregable por cliente

Cobranza

5. 

Recibe Factura Electrónica

Cobranza

6.  6. 

Programa fecha de cobro

Cobranza

7.   7.

Obtiene del sistema reporte de cuentas por cobrar

Cobranza

8.  8. 

Elabora flujo de ingresos de cuentas por Flujo de ingresos cobrar

Cobranza

9.   9.

Envía flujo a Director de Administración y Flujo de ingresos Finanzas y Control Presupuestal

Cobranza

10. 

Recibe de Tesorero reporte de ingresos Reporte de diarios ingresos diarios

Cobranza

11.   11.

Identifica y aplica pago de factura en sistema

Cobranza

12.   12.

Captura fecha de pago en factura impresa

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Cobranza

13.  13. 

Cobranza

14.   14.

Revisa vencimiento diario de pagos programados ¿Existe vencimiento de pago? Si: Realiza llamada al contacto de pagos del cliente, solicita motivos de atraso y compromiso de nueva fecha de pago, Reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo. No. Elabora reporte diario de ingresos aplicados Envía reporte diario de ingresos aplicados a Reporte diario de Director de Administración y Finanzas. ingresos aplicados Fin del Proceso

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5.   DIAGRAMA DE FLUJO 5. COBRANZA

Inicio

Obtiene del sistema reporte de cuentas por cobrar

Reporte de  cuentas por cobrar

Recibe Condiciones Documento Comerciales Condiciones Comerciales

Verifica en sistema datos de cobranza del cliente

¿Existen datos de cobranza del cliente?

No

Elabora flujo de ingresos de cuentas por cobrar

Envía flujo a Director de Administración y Finanzas y Control Presupuestal

Recibe de Tesorero reporte de Ingresos diarios Si Identifica y aplica pago de factura en sistema. Revisa que sean correctos y actualiza

Captura datos de cobranza

Captura f echa de pago en factura impresa.

Revisa en sistema, reporte de facturación

Revisa vencimiento diario de pagos programados.

Recibe copia de la recepción y autorización del entregable por cliente.

Vencimiento de pago

Realiza llamada al contacto de pagos del cliente

Si

No Solicita motivos de atraso y compromiso de nueva fecha de pago.

Elabora reporte diario de ingresos aplicados.

Recibe Factura Electrónica

Programa fecha de cobro Documento Condiciones Comerciales

Envía reporte diario de ingresos aplicado a Director de Admón. y Finanzas y Documento control condiciones Presupuestal comerciales

Reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo

Fin del proceso

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6.  ANEXOS Y FORMATOS 6.    Condiciones Comerciales   Flujo de Ingresos   Reporte de Ingresos diarios 

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

7.  GLOSARIO 7. 

8.   CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN 8.

Número de Revisión

Fecha de la Actualización

2

26-04-13

Firma:

Autorizó

  De las responsabilidades (1.3)

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