LAPORAN OJT CABANG

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Taspen (Persero) adalah perusahaan Badan Usaha Milik Negara yang diberikan wewenang oleh pemerintah untuk mengelola Program Asuransi Sosial bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang terdiri dari Program Dana Pensiun, Tabungan Hari Tua (THT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Kematian (JKM). Taspen dituntut untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh peserta. Hal ini selaras dengan visi Taspen yaitu melayani melebihi harapan peserta. Untuk mendukung visi tersebut agar berjalan dengan lancer juga dibutuhkan sumber daya manuasia yang professional dengan tingkat intelektualitas yang baik. Program Management Trainee (MT) merupakan salah satu langkah yang dilakukan PT Taspen (Persero) untuk menghasilkan karyawan yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan. Dalam kegiatan ini disiapkan serangkaian training in class yang memberikan pengetahuan teori terhadap calon MT, selain itu untuk mengaplikasikannya diadakan on the job training (OJT) sebagai proses learning by doing untuk lebih mengetahui kegiatan operasional PT Taspen (Persero). Hal ini dilakukan sesuai dengan surat Keputuan Direksi nomor 60 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan yang memadai bagi bakal calon karyawan dalam bidang operasional, maka calon karyawan akan diberikan pendidikan dan pelatihan di tempat kerja (on the job training). Berdasarkan Peraturan Direksi nomor 2 tahun 2014 pelatihan dilaksanakan di kantorcabang utama atau kantor cabang tipe A selama tiga bulan. Untuk pelaksanaan OJT tahap satu, penulis ditempatkan di kantor cabang utama Jakarta selama 3 bulan. 1.2 Tujuan Pelaksanaan On The Jo Training bagi peserta Management Trainee bertujuan untuk: 1. Memahami job description dari semua unit kerja di Taspen Kantor Cabang Utama Jakarta sesuai dengan standard operating procedure (SOP). 2. Memahami alur kerja operasional di Taspen KCU Jakarta

1

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3. Memahami produk-produk serta layanan yang diberikan dan dikelola oleh Taspen KCU Jakarta 4. Memberikan masukan dan saran bagi Taspen KCU Jakarta agar menjadi lebih baik kedepannya. 1.3 Manfaat Adapun manfaat yang diperoleh dari kegiatan On The Job Training adalah: 1. Bagi peserta Management Trainee – memahami proses operasional PT Taspen secara lebih jelas setelah mendapatkan pembekala teori terlebih dahulu 2. Bagi Cabang – mendapatkan saran serta masukan dari peserta OJT untuk meningkatkan kinerja cabang kedepannya 3. Bagi PT Taspen – meningkatkan kualitas bagi seluruh peserta Management Trainee sebelum memulai bekerja secara nyata di PT Taspen (Persero) 1.4 Ruang Lingkup Pembahasan Ruang Lingkup pelaksnaan On The Job Training (OJT) ini adalah: 1. Kegiatan On The Job Training dilakukan di kantor PT Taspen Kantor Cabang Utama Jakarta selama 3 bulan dimulai dari tanggal 2 November 2015 - 5 Februari 2016. 2. Pemahana kegiatan operasional bisnis di kantor cabang utama Jakarta

2

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

BAB II PEMBAHASAN 2.1 GAMBARAN UMUM 2.1.1 SEJARAH TASPEN KCU JAKARTA PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Jakarta secara resmi berdiri 1 Juli 1958. Pendirian Kantor Cabang Utama Jakarta dilatarbelakangi hal yang sama dengan pendirian Kantor Cabang lainnya yang berada di wilayah Pulau jawa yakni adanya pengalihan pembayaran pensiun dan Direktorat Jendral Anggaran Departmen Keuangan kepada PT Taspen (Persero). Dalam operasionalnya, KCU Jakarta saat ini menempati gedung baru yang berlokasi di Lantai 1, 2 dan 3 Blok C, yang beralamat di Jalan Letjen. Suprapto Cempaka Putih, Jakarta Pusat. 2.1.2

VISI DAN MISI

Visi Menjadi pengelola Dana pensiun dan Tabungan hari tua serta Jaminan Sosial lainnya yang terpercaya. Misi Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi para peserta dan stakeholder lainnya secara professional dan akuntabel berlandaskan integritas dan etika yang tinggi. 2.1.3 NILAI-NILAI TASPEN  INTEGRITAS Satunya perkataan dan perbuatan senantiasa konsisten dalam memegang amanah dan 

tanggung jawab. PROFESIONAL Senantiasa bekerja dengan menggunakan kompetensi terbaik yang dimiliki untuk



memberikan hasil dan manfaat yang semakin meningkat bagi perusahaan INOVATIF Kreatif dalam menciptakan dan menerapkan ide-ide baru untuk mendukung kemajuan perusahaan.



3

KOMPETITIF

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Mempunyai daya saing yang tinggi dengan memiliki keunggulan karakter dan 

kompetensi guna memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan. TUMBUH Berkembang selaras dengan tuntutan perubahan baik eksternal maupun internal.

2.1.4 PROGRAM a. Program Pensiun Program pensiun merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang setiap bulan kepada Pegawai Negeri Sipil. Tujuan program pensiun adalah untuk memberikan jaminan hari tua bagi pegawai negri atau peserta Taspen pada saat mencapai usia pensiun. Selain itu program ini sebagai bentuk penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri setelah yang bersangkutan memberikan pengabdian kepada negara. b. Program Tabungan Hari Tua (THT) Program tabungan hari tua merupakan program asuransi yang terdiri dari asuransi dwiguna yang dikaitkan dengan asuransi kematian. Asuransi dwiguna adalah jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta pada saat mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila meninggal pada sat usia pensiun. Asuransi kematian (Askem) adalah jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta apabila istri/ suami/anak meninggal dunia atau bagi ahli warisnya apabila meninggal dunia. Tujuan program ini adalah meningkat kesejahteraan pegawa negeri sipil (PNS) dan keluarganya degan memberikan jaminan keuangan pada waktu mencapai usia pensiun bagi ahli warisnya (suami/istri/anak/orangtua) pada waktu peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun. c. Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) adalah perlindungan atas resiko kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja berupa perawatan, santunan, dan tunjangan cacat.

d. Program Jaminan Kematian (JKM) Jaminan Kematian (JKM) adalah perlindungan atas resiko kematian bukan akibat kecelakaan kerja berupa santunan kematian. 2.2 STRUKTUR ORGANISASI

4

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

STRUKTUR ORGANISASI PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA

5

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

BAB III LAPORAN PENGAMATAN 3.1 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT STRUKTUR ORGANISASI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA Kepala Cabang Kristiyanto

Wakil Kepala Cabang Ibram Jaya Putra

Kepala Bidang Layanan dan Manfaat Parmisuri

Kepala Seksi Kepesertaan Lina Febriani

        

6

Pelaksana Dimas Adi NUgroho Arietiana Ichlas Widhi Arso Mashud M. Wali Alkhalidi Nuraini Bambang Djatisuroso Harlen Murtha Basir

Kepala Seksi Layanan Manfaat Siti Nureka

                 

Pelaksana Adawiyah Rosmida Bintang Dahlia Sri Sundari Mulyani RIfki Zuhri Pinil Siahaan E. Supena Irka Oktavini Emmy Widya Evi Elita Sri Rejeki Partini Endang Lestari Marice Sitorus Magdalena L. Gaol Rosmida Mukhlas

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.1.1 KEY PERFROMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT

A. SEKSI KEPESERTAAN Penilain KPI di Seksi Kepesertaan yaitu: NO 1.

ASPEK/ INDIKATOR Kualitas dan Akurasi Data

FORMULA

SATUAN

Jumlah Data Valid x 100%

%

Peserta a. Kualitas/Validitas

Data DBI

% b. Akurasi

Jumlah Data Berdasarkan daftar gaji – Data DBI

Deviasi

Data DBI

B. SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT NO 1.

ASPEK/ INDIKATOR Tingkat Kecepatan Layanan Langsung

FORMULA Persentasi penyelesaian SPP Klim

SATUAN

Langsung mulai dari berkas

%

memenuhi syarat samapi closing 2.

3.

Layanan Pro AKtif (Mobil

(Pengesahan Pembayaran) < 45 menit Jumlah Klim Layanan Pro Aktif x

Layanan Taspen + Mitra

100%

Layanan Taspen + Klim

Jumlah Klim

%

Otomatis) Tingkat kepuasan a. Peserta Aktif b. Peserta Pensiun

Skor CSI KC sesuai Hasil Survey

%

Skor CSI KC sesuai Hasil Survey

%

3.1.2 TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT

7

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

A. KEPALA BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat Nama : Parmisuri Direktorat :Atasan Langsung : Kepala Kantor Cabang Utama KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama Bawahan Langsung : Kepala Seksi Kepesertaan Kepala Seksi Layanan dan Manfaat 2. FUNGSI JABATAN Mengelola, mengendalikan dan menjamin upaya peningkatan pelayanan melalui kegiatan proses penyelesaian Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dengan cepat dan tidak mengabaikan keakuratan serta keabsahan pembayaran kepada yang berhak, sehingga tepat tujuan 5 TEPAT dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Perencanaan dan kordinasi pelaksanaan kegiatan Bidang Layanan dan Manfaat 2. Pengumpulan, pengolahan, analisa dan penyajian data peserta 3. Penyajian data untuk kebutuhan penagihan iuran 4. Pencetakan kartu kepesertaan 5. Pemutakhiran dan rekonsiliasi data kepesertaan 6. Pengelolaan arsip data kepesertaan (Dosir) 7. Pengelolaan kegiatan alih media dokumen 8. Pengelolaan kegiatan layanan dan manfaat 9. Peningkatan kualitas layanan dan manfaat 10. Tindak Lanjut penyelesaian keluhan peserta 11. Monitoring dan pencapaian kinerja Bidang Layanan dan Manfaat 12. Pembuatan laporan bulanan Bidang Layanan dan Manfaat 13. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Bidang Layanan dan Manfaat 14. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Bidang Layanan dan Manfaat 15. Pembinaan dan peningkatan mutu Karyawan di Lingkungan Bidang Layanan dan Manfaat B. KEPALA SEKSI KEPESERTAAN 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan : Kepala Seksi Kepesertaan Nama : Lina Febriani Direktorat :Atasan Langsung : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama

8

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Bawahan Langsung

: Pelaksana

2. FUNGSI JABATAN Mengelola dan menjamin tersajinya data peserta akif dan pensiun dengan baik dan benar sehingga dapat memberikan pelayanan kepada peserta secara prima dan dapat mengurangi keluhan Pelanggan atau Peserta 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Pengadministrasian, Pemeliharaan dan Mutasi Data Kepesertaan 2. Pengolahan Arsip Data Kepesertaan 3. Penyelenggaraan Kegiatan Alih Media Dokumen 4. Penyajian Data Iuran Kepesertaan untuk Kebutuhan Penagihan Iuran 5. Pengumpulan, ANalisa dan Penyajian Data Kepesertaan 6. Pengelolaan Surat Pengesahaan Tanda Bukti Diri (SPTB) 7. Rekonsiliasi Data Iuran Secara Internal dan dengan Instansi Peserta 8. Pencetakan Pra-Dapem 9. Pencetakan Kartu Kepesertaan Taspen 10. Monitoring dan Pencapaian Kinerja Seksi Kepesertaan 11. Pembuatan Laporan Bulanan Seksi Kepesertaan 12. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) 13. Penyelesaian Tindak Lanjut Temuan Audit Internal dan EKsternal 14. Pembinaan dan Peningkatan Mutu Karyawan dilingkungannya

C. KEPALA SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan : Kepala Seksi Layanan dan Manfaat Nama : Siti Nureka Direktorat :Atasan Langsung : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama Bawahan Langsung : Pelaksana 2. FUNGSI JABATAN Memberikan layanan yang semakin baik kepada peserta dan menjamin perhitungan hak peserta telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan baik dan benar 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Perhitungan Manfaat Klim 2. Perhiungan Rapel, Kekurangan Iuran dan Tindak Lanjut Bidang Klim 3. Monitoring Layanan yang dilakukan oleh Mitra Bayar 4. Verifikasi Dapem

9

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

5. Verifikasi Besarnya Manfaat Klim 6. Penagihan Keterlanjuran Bayar 7. Peningkatan kualitas layanan dan manfaat kepada peserta 8. Tindak lanjut keluhan peserta 9. Monitoring pencapaian kinerja seksi layanan dan manfaat 10. Pembuatan Laporan bulanan Seksi Layanan dan Manfaat 11. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi Layanan dan Manfaat 12. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal seksi Layanan dan Manfaat 13. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan seksi Penetapan Klim 14. Otorisasi pembayaran manfaat dan peserta

10

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.1.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT A. SEKSI KEPESERTAAN Di bagian Seksi Kepesertaan, ada beberapa poin yang harus diketahui sebagai alur kerjanya. 

Proses Peremajaan data peserta ( Update, Mutasi, Analisa, Data Valid/Invalid) Peremajaan Data Peserta/ Update Data Aktif Peremajaan data peserta aktif didapatkan Taspen dari instansi terkait. Instansi akan mengirimkan surat- surat maupun dokumen yang diperlukan Taspen untuk mengupdate data peserta. Beberapa dokumen yang dikirimkan ke Taspen yaitu: 1. KP4 ( Formulir Pendataan Peserta/ Laporan tentang data keluarga) 2. SK Capeg 3. Sumpah Jabatan 4. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) 5. Surat Pengangkatan Kembali 6. Surat Kenaikan Gaji berkala Untuk KP4, setelah data di cek kebenarannya, kemudian akan dilakukan pemerajaan data dilakukan di system ACB dengan cara: Data Peserta

Pemeliharaan Data Peserta Data Penunjang Keluarga

Data Peserta

Keterangan:

Data peserta di diperoleh dari KP4A Ada yang diupdate: -

Nama Gelar Keluarga Alamat Pernikahan

Mutasi Data Peserta Mutasi Tambah

11



Pengangkatan



CPNS Pengangkatan

Mutasi Kurang  

Mutasi Ubah

Peserta Pensiun Peserta



Klaim

Askem 

meninggal



Keluarga Aktif Penetapan PNS

Ketentuan Mutasi Mutasi data didukung dengan

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART



Pejabata Negara  Penetapan Peserta  baru

berdasarkan

UU Peserta Pindah Wilayah 

cab. Lain Pengajuan

Aktif dan  Kerja KPT

Peserta keluar Peserta Aktif   pindah ke

Diperbantuan Perubahan Gapok  Perubahan Pangkat

dokumen Mutasi

wilayah



atau Golongan Perubahan Susunan

n



Keluarga Perubahan instansi

kerja

Cab. Lain Perubahan kode peserta

aktif

karena

PMK/

menggunaka program

aplikasi

dan lokasi

Peralihan

bagi peserta TAR Mutasi Peserta Ada bebrapa macam mutasi: a. Mutasi pindah cabang / mutasi pindah kantor bayar Mutasi jenis ini dilakukan apabila peserta pindah tempat tinggal beda lokasi dengan kantor Taspen saat ini. Sedangkan maksud dari mutasi kantor bayar adalah apabila peserta ingin pindah tempat bayar dari kantor bayar lama ke kantor bayar baru. Contohnya pesera ingin pindah dari Bank Mandiri ke Bank BRI. Syarat untuk pengurusan mutasi ini adalah:  Formulir mutasi  Fotokopi SK Pensiun  Fotokopi KTP  Pas Foto Terbaru  Karip Tahapannya adalah: Data Peserta  Mutas Pensiun Interaktif  Mutasi non peserta dahor  Dapem Induk  Notas  Jenis Mutasi  Mutasi Stop Dapem/ Stop pindh cabang  kode stop  kode 10  Pilih lokasi sesuai permintaan  tulis alamat baru  cari lokasi  luar provinsi  simpan data SKPP  Surat Pengantar  Cetak SKPP  create nomor SPR Apabila data di ACB sudah dimutasikan, kemudian kirim dokumen yang diperlukan seperti dosir, SKPP, surat pengantar dan syarat-syarat mutasi ke kantor cabang tujuan.

12

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART



Data Valid/Invalid Untuk pengukuran data peserta, kita harus mengetahui tingkat tingkat validitas dan tingkat akurasi data. a. Tingkat validitas  menjelaskan tentang kelengkapan, kebenaran, kewajaran itemitem data sesuai dengan karakteristik data b. Tingkat akurasi  ketepatan data jika dibandingkan dengan sumber data (contohny dari data gaji atau data Surat Setoran Bukan Pajak / SSBP) Untuk mengetahui data peserta yang valid atau tidak valid: - KPPN  data langsung dari DJPBN - Pemda  melalui sistem SIMGaji



Pengumpulan data peserta dari SKPP via Simgaji Untuk pengumpulan data peserta dari SKPP ( Surat Keterangan Penghentian Pembayaran) melaui sim gaji untuk wilayah kantor cabang utama Jakarta masih belum bisa diterapkan. Hal ini dikarenakan Pemda DKI mempunyai aplikasi sistem sendiri. Pemda mempunyai 4 aplikasi yang saling terhubung antara Dinas Kominfo, BPKP, BKP dan Bank DKI. SItem yang dimilik oleh Pemda ini terkendali dan berbeda dengan sistem yang ada di Taspen. Dikarenakan Pemda dan KPPN yang berada di wilayah Jakarta belum menerapkan sistem SimGaji, jadi data gaji akan dikirimkan setiap bulannya ke email bagian kepesertaan. Data yang dikirimkan melalui exel. Kemudian bagian data akan mensotir seluruh data yang hanya di perlukan untuk melakukan rekonsiliasi. Data exel yang masuk akan di sortir menjadi 9 sheets yaitu data mengenai : -

NIP Nama Tanggal Lahir Gaji Pokok Jumlah Istri

-

Tunjangan Anak Golongan Kode satker Jenis Kelamin

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Gaji (Sim Gaji)  Merupakan aplikasi pengajian yang dibuat oleh PT Taspen yang terdiri dari adminitrasi penggajian, pembuatan daftar gaji (induk, susulan, rapel da pensiun ke13) sampai dengan pencetakan daftar gaji berikut lampiran-lampirannya yang biasa digunakan oleh Pemda, Pemkot dan pemerintah provinsi.  Beberapa masalah yang timbul dalam sistem penggajian:

13

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

1. Daftar gaji yang dibuat manual 2. Penulisan NIP dalam daftar gaji yang tidak sesuia dengan data BKN/ NIP double 3. Gaji pokok yang tidak ada di table Gapok 4. Terlambat dalam membayarkan Rapel ( Gapok/Beras)  Keuntungan dalam penerapan sistem Sim Gaji: 1. Aplikasi bersifat gratis 2. Kelangsungan aplikasi terjamin 3. Rekonsiliasi data lebih mudah 4. Dapat dipergunakan secara bersama-sama (multi user) 5. Proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah 

Rekonsiliasi data dan iuran dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Saat sekarang ini, Taspen sudah tidak melakukan rekonsiliasi dengan SKPD karena semua data yang ada di pemda sudah terpusat di BKD (Badan Kepegaiwan Daerah), sehingga data yang ada di BKD menjadi dasar bagi BPKAD membayarkan IWP ke KPPN. Taspen bersama pemda sebagai pihak pemegang data pegawai akan melakukan rekon dengan BK, sedangkan kalua dari iuran IWP, Taspen akan melakukan rekon dengan BPKAD. Rekonsiliasi  bertujuan untuk mencocokan data perhitungan iuran berdasarkan perekaman SSBP dengan database. -Rekon internal  dilakukan setiap bulan antara bagian kepesertaan dan adm keuangan -Rekon eksternal  dilakukan minimal 1x setahun (Taspen dengan Pemda)



Penyajian data peserta sebagai pembanding dengan basis tagihan iuran Dalam penyajian data peserta, bagian kepesertaan akan melakukan pra rekonsiliasi antra data yang ada di TASPEN (DBI/ Database Induk) dengan data gaji. Proses ini dilakukan pada sistem ACB. Data Peserta  Proses data Gaji Elektronik  Upload Gaji Induk (Gajido)  Pasca Rekon dari DBI dan Data Gaji  kemudian akan muncul table-tabel selisih eperti dibawah ini: Pra Rekonsiliasi Data DBI dengan data Gaji setelah Proses Matching Data Gaji Dilakukan Penyebab Selisih

Database Taspen Pegawai IWP

Data Gaji Pegawai IWP

Selisih Pegawa IWP i

1. TAR Taspen 2. TAR Gaji 3. Data Nisanala

14

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

4. Gapok

Gaji

<

Gapok DBI 5. Data pindah cabang 6. Data yang sudah PMK 7. Data Stapeg

20,

21,22, 31 8. Gajido

Doble/

SSBP beda 9. Data

belum

terupdate 10. Salah rekon antara 11. Satker Pemda tidak ada di tabel 12. Gaji Pokok Pemda invalid Keterangan: TAR Taspen  Tidak ada record di Taspen namun di data Gaji ada TAR Gaji  Data Taspen ada, namun di data Gaji tidak ada Nisanala  NIP sama namun nama lain Data Stapeg : - 20 : sudah mengalami kejadia tetapi belum klaim - 22 : data yang harus dikonfirmasi - 31 : peserta yang sedang vacuum iuran Setelah data yang ada di Taspen di rekon dengan data Gaji oleh bagian kepesertaan, selanjutnya yaitu proses rekon dengan adm keuangan.yang direkon yaitu jumlah: - tunjangan istri  10 % x Gapok x Jumlah istri - tunjangan anak  2% x Gapok x Jumlah anak - IWP  10% x THP - THP  Gapok + Tunjangan istri + Tunjangan anak Kemudian bagian adm keuangan akan membuat surat piutang ke kantor pusat sesuai dengan laporan bulanan karena Pemda membayar iuran ke kantor pusat. 

Administrasi dosir peserta 3 hal penting dalam dosir peserta: 1. Proses Scan 2. Proses Import File 3. Upload ke ELO

15

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Voucher yang telah diproses dibagian Layanan dan Manfaat dan yang telah dibayarkan oleh Kas akan di proses ke bagian dosir di bagian kepesertaan. Data yang telah diproses akan di scan kemudian dimasukan ke program ELO. Di sistem ELO akan dicatat tanggal diproses, data NOPEN dan kode produk. Setalah di simpan di ELO data dosir akan dikirimkan ke MMI (Taspen bekerja sama dengan MMI untuk penyimpana dosir dikarenakan data yang ada di KCU Jakarta sangta banyak dan tidak ada tempat yang memadai) 

Penyusunan laporan bulanan Dalam penyusunan laporan bulan di seksi kepesertaan, ada beberapa lampiran yang disampaikan. 1. Rekap Verifikasi Laporan per KDstapeg NO 1 2 3

KDStapeg (3) Calon Pegawai (4) Pegawai Tetap (5) Pegawai Tugas

4

Belajar (6) Pegawai Cuti diluar

5 6

tanggungan negara (9) Pegawai Skorsing (20) Sdh mengalami

7

kejadian, bln Klaim (22) Data yg harus di

8

konfirmasi ke instansi (30) Pegawai pensiun,

9

masih melanjutkan iuran (31) Peserta yang sedang

Bulan Lalu

Bulan Ini

Selisih

Keterangan

vacuum iuran

2. Rekap perbandingan Data Base Induk (DBI) dan Gaji Pemda/

16

DBI

Data Gaji

Selisih

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

KPPN Pemda DKI Jakarta I Jakarta II Jakarta III Jakarta IV Jakarta V Jakarta VI

Pegawai

Iuran

Pegawai

Iuran

Pegawai

Iuran

3. Rekap Verifikasi Laporan Perkelompok Nama Bulan Lalu

Kelompok 1. PNS 2. Pejabat

PMK

Jumlah Peserta Baru Hapus

Bulan Kini

Negara 3. Hakim

4. Rekonsiliasi Hasil Perhitungan Iuran PNS Daerah (8%) dengan Perekaman SSBP N

Nama

o.

Pemda Pemda DKI

Pegawai

Database Cabang Iuran 3.25 % Iuran 4.75%

Perekaman SSBP Iuran 3.25% Iuran 4.75%

5. Rekonsiliasi Data DBI dengan data Gaji Uraian Pemda DKI DBI PMK Data Seharusnya

17

DBI

IWP DBI

DB Gaji

IWP DB Gaji

Selisih

Selisih IWP

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

B. SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT Secara garis besar alur kerja di bagian Layanan dan Manfaat Kantor Cabang:

INFORMASI

CS KLIM

Closing

Closing

VERIFIKATOR

OTORISATOR

KEUANGAN Di bagian Seksi Layanan dan Manfaat ada beberapa poin yang harus diketahui sebagai alur kerjanya. 

Penerimaan berkas dan persyaratan SPP klim di loket informasi Peserta yang ingin mengurus klaim akan datang ke loket informasi untuk menyampaikan

tujuan, meminta informasi dan menanyakan persyaratan. Pada saat berada di bagian informasi, kita dituntut untuk menggali lebih dalam tujuan peserta datang, peserta aktif atau peserta pensiun, melihat SK pensiun ( otomatis atau tidak otomatis) dan Karip peserta. Hal ini bertujuan agar kita tidak melakukan kesalahan dalam memberikan persyaratan. Persyaratan-persyaratan SPP klim: AKT 1 ( PNS keluar / Berhenti) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

SPP SKEP Pemberhentian Fotokopi daftar gaji kolektif Fotokopi SK terakhir Fotokopi Karpeg Fotokopi Kartu Taspen Fotokopi KTP Fotokopi Buku tabungan SPMT > untuk TMT 2006 AKT 4 (Istri/ Suami/ Anak PNS meninggal)

18

AKT 2/3 ( PNS Aktif meninggal dunia) 1. SPP 2. KPPG / Rincian Gaji Bulan berkenaan 3. Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris dari 4. 5. 6. 7. 8.

Instansi Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah / KUA Fotokopi KTP Fotokopi buku tabungan Model AKT 3

AKT 5 (Istri/ Suami/Penerima Pensiun Meninggal

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

1. 2. 3. 4.

SPP 1. SPP KPPG / Rincian Gaji Bulan berkenaan 2. Fotokopi SKEP Pensiun Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 3. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah / 4. Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah / KUA 5. Fotokopi KTP pemohon KUA 6. Fotokopi Karip Fotokopi KTP Fotokopi buku tabungan Reakpitulasi gaji Telp. Kantor

5. 6. 7. 8.

Uang Duka Wafat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pensiun Pertama (SP4A)

SPP Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah Fotokopi KTP pemohon Surat nikah dilegalisir Fotokopi SKEP pensiun Almarhum Fotokopi Piagam (bagi TNI/ Polri) Form surat kuasa ahli waris dilegalisir

1. SPP 2. Mengisi form SP3R ( bila melalui rekening) 3. Tembusan SKEP Pensiun dan SK asli dibawa 4. Lembar asli SKPP dari KPPN/ Pemda 5. Fotokopi Karpeg 6. Fotokopi kartu Taspen 7. Fotokopi buku tabungan 8. Pas foto 3x4 = 3 lembar lurah (Jika tidak ada istri atau suami) 9. Pas foto istri/ suami 3x4 = 2 lembar 8. Surat pernyataan yang merawat alm dari 10. Fotokopi NPWP sakit hingga penguburan 11. Fotokopi KTP 9. Fotokopi karip 10. Fotokopi KK pemohon 11. Foto pemohon 3x4 = 1 lembar *Poin 7-11 untuk UDW Punah Pensiun Janda ( SP4B)

Pensiun Lanjutan (SP3L)

1. SPP 1. SPP 2. Mengisi form SP3R ( bila melalui 2. SPTB 3. Form keterangan janda dilegalisir lurah rekening) 4. Fotokopi SKEP pension 3. Tembusan SKEP Pensiun dan SK asli 5. Pas foto 3x4 = 2 lembar dibawa 6. Fotokopi buku abungan 4. Form surat pengesahan tanda bukti diri 7. Fotokopi NPWP bila ada 8. Foto kopi KTP (SPTB) dilegalisir lurah 5. Pas foto 3x4 = 2 lembar 6. KTP pemohon 7. Fotokopi NPWP bila ada 8. Fotokopi karip 9. Fotokopi rekening bank Pensiun Yatim Pertama (SP2YP) 1. Mengisi

19

Form

SP3R

(bila

Mengurus SK Pensiun Janda melalui

1.Formulir C1/C2

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

rekening) 2. Tembusan SKEP Pensiun 3. SPTB dilegalisir 4. Surat keterangan belum pernah menikah

2. SPP 3. SPTB 4. Surat keterangan Janda

dan belum bekerja dari keluhan 5. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 6. Keterangan masih kuliah 21 -25 tahun (khusus pensiun TNI/Polri) 7. Pas fot 3x4 = 2 lembar 8. Fotokopi KTP pemohonon 9. Fotokopi Karp 10. Penetapan pengadilan 

Penerimaan dan penelitian SPP klim (CS)

Peserta Datang

Ambil No Antrian

Loket Klim (Loket B)

Setelah peserta mengisi formulir dan membawa syarat-syarat yang dibutuhkan, peserta datang dan mengantri di loket 2 atau loker CS klim. Sebelum melakukan perhitungan, CS akan mengecek kembali persyaratan dibawa peserta, melakukan penelitian terhadap berkas dan mengurutkan berkasnya agar mudah di cek dan di proses. 

Perhitungan, Verifikasi & Otorisasi Klim (Verifikator) Setelah berkas-berkas dinyatak lengkap, maka proses perhitungan pun bisa dilakukan.. Proses perhitungan dilakukan dengan sistem ACB. Perhitungan akan dilakukan sesuai dengan klim yang akan diajukan peserta. Verifikasi bertugas untuk melakukan proses verifikasi terhadap klim yang telah diproses oleh CS 2. Beberapa hal yang di cek kembali oleh verifikator adalah tipe voucher, kode kejadian, nama penerima, pangkat, gaji pokok, kode jiwa, jumlah yang dibayarkan, tanggal, nomor rekening, TMT kerja dan TMT Pensiun. Setelah di verif, berkas-berkas tersebut akan di lakukan otorisasi oleh Kepala Seksi Layanan dan Manfaat. Sumber SPP:

20

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

1. Kantor Cabang 2. Klim Otomatis 3. Mitra Layanan Taspen 4. Service Point 5. Mobil Layanan Cabang Kelompok Kejadian: 1. A2 : Askem istri peserta aktif 2. A3 : Askem anak peserta aktif 3. B1 : Peserta pensiun 4. B2 : Askem istri setelah peserta pensiun 5. B3 : Askem anak setelah peserta pensiun 6. C1 : Peserta Aktif meninggal dunia 7. C2 : Askem istri setelah peserta meninggal 8. C3 : Askem anak setelah peserta meninggal 9. D1 : Peserta keluar 10. E1 : Askem sendiri (setelah pensiun) 11. E2 : Askem istri setelah pensiunan meninggal 12. E3 : Askem setelah pensiunan meninggal 

Layanan Klim Otomatis, Layanan Mobil Taspen, Kerjasama layanan klim dengan mitra PEMDA, BKD (Service Point) Layanan klim otomatis merupakan salah satu layanan pro aktif yang diberikan kepada peserta dengan memberikan kemudahan kepada peserta dan dapat menerima pensiun tepat waktu. Layanan klim otomatis yang dilakukan di KCU Jakarta yaitu terhadap pejabat negara dan Pemda DKI. Proses klim otomatis di Pemda yaitu kantor akan memberikan form permintaan pembayaran dan persyaratan-persyaratan untuk mengurus pensiun pertama (SP4A). Kemudian BKN akan meminta data PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun ( ke masing-masing instansi untuk menerbitkan SK Pensiun. Setelah SK Pensiun selesai dan persyaratan lengkap, Taspen akan menjemput berkas-berkas tersebut ke Pemda untuk diproses langsung. Layanan Mobil Taspen merupakan mobil yang dipergunakan memperluas jangkauan pelayanan terhadap peserta dan beroperasi di wilayah kerja kantor cabang utama Jakarta. Mobil layanan ini akan beroperasi sesuai permintaan instansi-instansi terkait atau organisasi pensiunan. Sedangkan service point merupakan bentuk kerja sama antara Taspen dan instansi pemerintah seperti Badan Kepegawaian Daerah, Pemerintah Daerah dengan cara Taspen yang datang instansi terkait dan melayani proses klim dan non klim di instasni tesebut.



Proses pembentukan daftar pembayaran (e-dapem) Proses pembentukan Dapem :

21

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

1. Tahap Pertama Pembentukan dapem dilakukan di sistem ACB pada menu Pengolahan Dapem  klik pembentukan dapem. Pengisian tanggal dapem yaitu untuk bulan depan. 2. Tahap Kedua Dalam tahap kedua melakukan : Pencetakan  Rekapitulasi II  Dapem Susulan (Per juru bayar) Pencetekan  Rekapitulasi III  Dapem Susulan ( cetak semua ) Pencetakan  Rekapitulasi IV  untuk pendanaan Rekapitulasi III dan IV  akan diberikan ke bagian keuangan Rekapitiulasi II dna III  akan diberikan ke juru bayar 3. Tahap ketiga yaitu Closing 

Sosialisasi, pembinaan, evaluasi mitra bayar dan office channeling Office channeling (mitra layanan taspen) adalah layanan kepada peserta Taspen yang dilakukan kantor cabang mitra bayar dalam rangka memperluas jangkauan pelayanan terhadap peserta. Dengan tujuan untuk mempermudah, mempercepat dan memberikan pelayanan melebihi harapan peserta. Office channeling bertugas sebagai: 1. Meneliti kelengkapan berkas 2. Meneliti keabsahan persyaratan 3. Memberikan informasi ketaspenan 4. Memberikan estimasi hak/ perhitungan 5. Layanan kunjungan nasabah 6. Layanan pro aktif terhadap calon pensiunan Taspen akan mengadakan pelatihan dan pembinaan kepada mitra bayar mengenai materi-materi ketaspenan. Setelah dilakukan pelatihan, akan diberikan post test mengenai materi ketaspenan untuk mendapatkan sertifikasi. Setiap office channelling wajib memasang logo atau tanda tentang Taspen. Sedangkan untuk perjanjian dengan mitra bayar dilakukan setiap 2 tahun sekali dan akan dilaksanakan pemantau dan evaluasi pelaksanaan perjanjian.



Pemahaman fungsi Account Officer di kantor cabang sebagai dasar pelaksanaan klim JKK dan JKM Account officer adalah petugas khusus yang akan mengurusi klim Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian. Tugas dan fungsi AO adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

22

Penerima Klim JKK dan JKM Sosialisasi JKK dan JKM Membina hubungan baik dengan Pemda untuk membayar premi Melakukan kerjasama dengan rumah sakit Melakukan survey lapangan mengenai peserta yang melakukan klim JKK dan JKM

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART



Pengukuran kinerja kantor cabang indikator layanan dan manfaat Untuk penilaian kinerja kantor cabang di bagian layanan dan manfaat ada beberapa poin yang dijadikan sebagai acuan. - Pertama yaitu kecepatan layanan klim.  Persentasi penyelesaian SPP Klim langsung dan tidak langsung, mulai saat berkas memmenuhi syarat sampai closing 1 JAM

LANGSUNG 1. Asuransi 2. Pensiun TIDAK LANGSUNG 1. Asuransi 2. Pensiun JUMLAH KLIM 1. Perhitunga n 2. Verifikasi 3. Otorisator 4. Closing

23

WAKTU

RATA-RATA

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.1.4 Laporan Hasil Pengamatan OJT di Seksi Kepesertaan N O 1

PERMASALAHAN

USULAN

BIDANG

-Ketidaklengkapan

Perbaikan dalam beberapa jenis

TERKAIT Bidang

informasi yang disajikan

formulir dengan menambahkan:

Kepesertaan

dalam

formulir

diberikan

- Formulir pendataan  jenis

yang

(EX: Formulir

kelamin bagi keluarga peserta

Pendataan Peserta dan - Formulir mutasi  memperjelas Mutasi)

kolom alamat dan Kantor Bayar agar meminimalisir salah lokasi mutasi dan untuk kelengkapan data peserta

2

Tidak penerapan

konsistennya prosedur

-

Menerapkan

prosedur

equal

BIdang

treatment bagi semua kalangan

Kepesertaan

persyaratan bagi peserta

peserta

Bidang

yang mengurus mutasi

permasalahan

agar

tidak

menjadi dimasa

Layanan

dan Manfaat

mendatang 3

Data peserta yang belum - Menggiatkan sosialisasi tentang

BIdang

terupdate

Kepesertaan

secara

maksimal

kewajiban

peserta

untuk

memberikan data terbaru - Diperlukan upaya untuk penjadwalan

khusus

Bidang

Layanan

dan Manfaat

dan

menerapkan batas waktu untuk megupdate data peserta bagi bidang kepesertaan 4

Jumlah SPTB yang

- Penjelasan

kembali tidak sesuai

tentang kegunaan SPTB - Optimalisasi peraturan yang telah

dengan jumlah yang dicetak

lebih

detail

ditetapkan agar dipatuhi - Membangun kerjasama yang baik dengan

24

secara

mitra

untuk

proses

BIdang Kepesertaan Bidang Layanan dan Manfaat

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

informasi dan pengumpulan SPB 5

SIM GAJI belom

- Meningkatkan

teroptimalisasi dengan

tentang aplikasi progam - Memperkuat koordinasi dengan

baik

pemahaman

seluruh instansi - Menggiatkan proses

Bidang Kepesertaan IT TASPEN Pusat

sosialisasi

secara aktif - Melakukan evaluasi

secara

berkala

6

Adanya kesalahan dalam - Semua proses mutasi peserta

dokumen

yang

telah

dikumpulkan harus diverifikasi kelengkapan isiannya - Diperlukan keaktifan menggali

informasi

Bidang Kepesertaan

untuk secara

akurat dari peserta pensiunan 7

Minimnya pengetahuan

- Dibutuhkan peranan dari INSAN

Bidang

peserta tentang

TASPEN terutama bagi pegawai

Kepesertaan

pentingnya SKS

yang

Bidang Layanan

peserta

berhadapan untuk

dengan

mengingatkan

dan Manfaat

mengumpulkan SKS 8

9

Penataan arsip SPTB

- Menyediakan tempat dan

Bidang

yang telah di rekam

perlengkapan yang memadai

Kepesertaan

belum maksimal

untuk penyimpanan SPTB

Bidang Umum

Butuhnya waktu jika

- Membuat notifikasi otomatis pada

Bidang

melakukan permintaan

system ACB jika ada

Kepesertaan

data ke kantor cabang

permintaan data untuk

IT

lain

menyingkat waktu

1

Adanya perbedaan dosir

- Melakukan prinsip kehati-hatian

Bidang

0

MMI dari segi nomor

saat memberi no dosir - Melakukan evaluasi secara

Kepesertaan

dosir dan data yang ada di dalamnya

25

berkala terhadap mitra MMI

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

26

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.1.5 Laporan Hasil Pengamatan OJT di Seksi Layanan dan Manfaat N O 1

PERMASALAHAN

USULAN PENYELESAIAN

BIDANG TERKAIT

Masih banyak peserta yang Meningkatkan sosialiasi mengenai e- Bidang Layanan datang ke TASPEN untuk form yang tersedia di website Manfaat meminta formulir TASPEN untuk memberikan manfaat Bidang IT yang maksimal kepada peserta

da

Kurangnya pemahaman peserta mengenai alur pengurusan klim di TASPEN dan cara pengisian formulir Peserta datang dengan berkas-berkas yang berantakan

Diperlukannya petugas khusus yang mengecek kelengkapan peserta saat awal datang dan membantu peserta saat pengisisan formulir on the spot Meningkatkan pelayan dan brand image TASPEN dengan memberikan map dan goodie bag terhadap peserta

da

Banyak peserta datang hanya untuk menanyakan mengenai pembagIan dividen Sistem ACB saat proses layanan klim memakan waktu yang lebih lama

Diperlukannnya sms blast kepada Bidang Layanan peserta mengenai penipuan dari Manfaat TASPEN dalam bentuk apapun Bidang IT

5

Masih banyaknya jumlah tembusan SK Pensiun

Diperlukan layanan pro aktif TASPEN Bidang Layanan dan terhadap peserta yang belum Manfaat mengurus pensiun pertamanya

6

Terdapat perbedaan cara penyelesaian klim terhadap peserta dari CS Klim (terutama dalam hal pencetakan karip, surat pencairan)

Meningkatkan penerapan SOP yang Bidang Kepesertaan jelas dan terarah bagi petugas CS Klim

2

3

4

Diperlukan improvement dalam hal system ACB

Tanggal 16 November 2015 – 30 November 2015

27

Bidang

Layanan

Manfaat BIdang SDM

da

Bidang IT

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG KEUANGAN

Kepala Cabang Kristiyanto

Wakil Kepala Cabang Ibram Jaya Putra

Kepala Bidang Keuangan Herlan

Kepala Seksi Kas dan Verifikasi SPJ Bambang Rudi Susanto

Kepala Seksi ADM Keuangan Sondang Siregar

Pelaksana

Pelaksana      

28

Nova Elya Putri Maidil Ulfah Firdaus Elly Rosita Parlin Siahaan M. Rizki Pahlevi

   

Triana Sudrajat Rasmiyati Sobirin Pandiwi Siti Masita

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2.1 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG KEUANGAN

A. KEPALA BIDANG KEUANGAN NO 1.

ASPEK/ INDIKATOR Pengendalian biaya umum

FORMULA Realisasi Biaya Operasional + Biaya Umum x 100% Penetapan Alokasi Anggaran

dan administrasi 2.

SATUAN %

Jumlah Temuan yang ditindaklanjuti x 100%

Tindak Lanjut temuan

%

Jumlah seluruh temuan

auditor internal dan eksternal B. SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ

Penilain KPI di Seksi Kas dan Verifikasi SPJ yaitu: NO 1.

ASPEK/ INDIKATOR LRPP dan LSUP:

FORMULA Jumlah Rekon x 100%

a. Rekonsiliasi LRPP dan LSUP

dengan

SATUAN %

Jumlah Mitra

mitra

100% (NIHIL) b. Penyampaian

laporan ≤ tanggal 5

LRPP dan LSUP 2.

Tagihan Uang Pensiun 100% (NIHIL) 3. Akurasi Proyeksi SPB (Cashflow) ±10%

29

Realisasi Penerimaan TUP x 100%

%

Jumlah TUP Deviasi

realisasi

proyksi (Hari H)

disbanding

%

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

C. SEKSI ADM KEUANGAN N

ASPEK/ INDIKATOR

O 1.

Penyampaian RKAP

2.

Penyampaian POA Revisi

3.

Penyampaian Keuangan

30

Laporan

FORMULA

SATUAN

Waktu penyelesaian RKAP unit kerja

Waktu

Waktu penyampaian POA dihitung

Durasi

dalam hari kerja Waktu penyampaian laporan keuangan

Waktu

bulanan

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2.2 TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB BIDANG KEUANGAN A. KEPALA KEUANGAN 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan

: Kepala Bidang Keuangan

Nama

: Herlan

Direktorat

:-

Golongan

: IX

Atasan

: Wakil Kepala Cabang Kantor Cabang Utama Jakarta

Bawahan

: Kepala Seksi Kas dan Verifikasi SPJ Kepala Seksi Administrasi Keuangan

2. FUNGSI JABATAN Menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk membayar manfaat peserta dan meningkatkan Time Value of Money perusahaan, terpenuhinya kolektibilitas iuran peserta dan menjamin tersajinya laporan keuangan dengan baik dan benar sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) dan LSUP atau LRPP sesuai peraturan perundangan yang berlaku untuk kepentingan Stakeholder. 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan 2. Perencanaan pengendalian anggaran Kantor Cabang Utama 3. Pengelolaan, pemantauan, realisasi dan proyeksi arus kas 4. Pengendallian utang dan piutang Kantor Cabang Utama 5. Pengesahan transaksi penerimaan dan pengeluaran Kantor Cabang Utama 6. Pengelolaan kegiatan perpajakan 7. Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Pembayaran Pensiun LRPP dan LSUP dari Mitra Bayar. 8. Penyelenggaran rekonsiliasi atas laporan LRPP dan LSUP dari aplikasi e-dapem Mitra Bayar dengan Kantor Cabang Utama dan dari aplikasi e-Dapem dengan aplikasi ACB di Kantor Cabang Utama 9. Rekonsiliasi rekening pasif dengan Mitra Bayar.

31

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

10. Rekonsiliasi bank dan pos giro 11. Monitoring penerimaan Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 12. Rekonsiliasi antara data SSBP dengan data peserta 13. Penyelenggaran manajemen kas Kantor Cabang Utama 14. Penagihan keterlanjuran bayar dan Saldo Uang Pensiun (SUP) ke Mitra Bayar 15. Perekaman dan verifikasi setoran SUP dari Mitra Bayar 16. Verifikasi transaksi keuangan di KCU 17. Verifikasi LSUP/LRPP 18. Monitoring dan penagihan iuran 19. Penyusunan Neraca Saldo 20. Rekonsiliasi iuran dengan Pemda dan KPPN 21. Penyelenggaran administrassi aktivasi tetap Kantor Cabang 22. Pelaksanaan Rapat Komite Anggaran 23. Monitoring dan pencapaian kinerja bidang keuangan 24. Pembuatan laporan bulanan bidang keuangan 25. Pemyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Bidang Keuangan dan Kantor Cabang Utama 26. Penyelesaian tindaklanjut temuan audit internal dan eksternal Bidang Keuangan 27. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Bidang Keuangan 28. Evaluasi Layanan dan Manfaat oleh mitra kantor bayar B. KEPALA SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan

: Kepala Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

Nama

: Bambang Rudi Susanro

Direktorat

:-

Atasan Langsung : Kepala Bidang Keuangan Golongan

: XII

Bawahan

: Pelaksana di Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

2. FUNGSI JABATAN

32

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Mengelola dana untuk pembayaran manfaat kepada peserta sehingga manfaat dapat dibayarkan secara tepat waktu dan meningkatkan time value of money perusahaan. 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Pelaksanaan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran (cash flow) 2. Pelaksanaan transaksi keuangan 3. Penyelenggaran kegiatan perpajakan 4. Pengesahaan pembayaran klim 5. Pembuatan Laporan LRPP dan LSUP 6. Verifikasi dan monitoring Laporan Pertanggungjawaban Pembayaran Pensiun LRPP dan LSUP dari Mitra Bayar 7. Penyajian materi rekonsiliasi atas laporan LRPP dan LSUP dari aplikasi e-dapem Mitra Bayar dengan Kantor Cabang dan dari aplikasi e-dapem dengan aplikasi ACB di Kantor Cabang Utama 8. Penyajian data rekonsiliasi rekening pasif antara data Mitra Bayar dengan Kantor Cabang Utama 9. Rekonsiliasi bank dan pos giro 10. Penyelenggaran kegiatan manajemen kas 11. Pengelolaan keterlanjuran bayar dan penagihan Saldo Uang Pensiun (SUP) ke Mitra Bayar 12. Verifikasi dan perekaman atas setoran SUP dari Mitra Bayar 13. Verifikasi LRPP dan LSUP 14. Penyimpanan dokumen LRPP dan LSUP 15. Penyelenggaran buku harian kas/bank 16. Monitoring dan pencapaian kinerja Seksi Kas dan Verifikasi SPJ 17. Pembuatan laporan bulanan seksi kas dan verifikasi SPJ 18. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Seksi Kas dan Verifikasi SPJ 19. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Seksi Kas dan Verifikasi SPJ 20. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

33

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

C. KEPALA SEKSI ADM KEUANGAN 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan

: Kepala Seksi ADM Keuangan

Nama

: Sondang Siregar

Golongan

: IX

Atasan

: Kepala Bidang Keuangan Kantor Cabang Utama Jakarta

Bawahan Langsung : Pelaksana di Seksi ADM Keuangan 2. FUNGSI JABATAN Menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi keuangan agar tersajinya Laporan Keuangan sesuai dengan standar kebijakan Akuntasi Perusahaan yang berpedoman pada Pedoman Standar Akuntansi (PSAK) sesuai peraturan perundangan yang berlaku untuk kepentingan Stakeholder. 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Penagihan dan kolektabilitas iuran 2. Pengadministrasian dan monitoring penerimaan iuran 3. Penyelenggaraan kegiatan akuntansi 4. Penyusunan Neraca Saldo beserta lampirannya 5. Perekaman Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 6. Rekonsiliasi antara data SSBP dengan data peserta 7. Penyajian data rekonsiliasi iuran dengan Pemda dan KPPN 8. Verifikasi kelengkapan dan pengendalian atas bukti-bukti dokumen transaksi keuangan 9. Penyelenggaraan administrasi aktiva tetap KCU 10. Penyimpanan arsip keuangan 11. Monitoring dan pencapaian kinerja seksi ADM Keuangan 12. Pembuatan laporan bulan seksi ADM Keuangan 13. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi ADM Keuangan 14. Penyelesaian tindak lanjut temuan aaudit internal dan eksternal seksi ADM Keuangan

34

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

15. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan seksi ADM Keuangan.

35

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG KEUANGAN A. SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ Pembelajaran yang diterima selama di seksi kas dan verifikasi SPJ adalah  Bertugas sebagai kasir untuk proses closing SPP klim ( SPP Klim < 1 jam) SPP klim yang telah di proses di bagian layanan dan manfaat akan berakhir di bagian kasir. SPP yang telah di verifikasi akan disahkan oleh kepala bidang kas dan verifikasi SPJ dan kemudian akan diteruskan ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran kepada peserta. Kemudian SPP tersebut akan di closing sesuai dengan jenis program pensiun, tht, jkk maupun jkm. Proses closing dilakukan pada sistem ACB. Untuk proses pembayaran, ada dua cara yaitu melalui pembayaran tunai atau transfer. Untuk pembayaran tunai, berkas-berkas yang telah di proses akan diserahkan kepada kasir. Kemudian kasir akan memanggil peserta berdasarkan nomor pengurusan klim di CS klim. Peserta diwajibkan untuk menunjukkan KTP asli. Hal ini bertujuan agar pembayaran diberikan kepada orang yang tepat. Berkas-berkas yang ada dicocokan dengan KTP dan tanda tangan peserta. Kasir juga menanyakan kepada peserta mengenai hak apa yang sedang diurus, kapan meninngal, dan pensiun bulanannya sudah diambil atau sudah. Kemudian peserta akan diarahkan ke bank BRI untuk mengambil uangnya secara tunai. Sedangkan untuk pembayaran secara transfer, berkas-berkas yang ada di kasir akan dipisahkan. Pembayaran secara transfer prosesnya saat pemprosesan di CS klim. Peserta akan dibayarkan sesuai dengan rencana bayar yang ditetapkan. Kemudian setelah semua pembayaran selesai dilakukan, petugas kasir melakukan proses posting pada ACB. Untuk pembayaran tunai, semua berkas yang telah dibayarkan akan di posting dan kemudian digabungkan kembali dengan voucher-voucher untuk diberikan kembali ke bagian adm keuangan sebagai penyimpanan arsip. Untuk pembayaran secara transfer, proses posting akan dilakukan sesuai tanggal rencana bayar.  1. 2. 3. 4. 5.

Laporan Harian Kasir Ada 6 jenis pembayaran SPP klim yaitu: Program Pensiun APBN Program THT PNS Program THT non PNS atau BUMN Progra Pensiun KAI Program JKK

36

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

6. Program JKM Petugas kasir akan mencetak laporan harian kasir dari enam jenis pembyaran klim diatas. Mencetak laporan juga berdasarkan dua hal yaitu proses pembayaran secara langsung atau tunai. Hasil laporan kasir ini akan menjadi pedoman bagi bagian kas untuk membayarkan kepada bank BRI yang ada di kantor Taspen. Namun sebelum membayarkan akan dilakukan rekonsiliasi antara kas dan kasir BRI untuk mencocokan jumlah dana yang telah dikeluarkan setiap hariny. 

Teknis Proyeksi Cash Flow, Penarikan SPB dan Pembuatan SPB Untuk proyeksi cash flow dilakukan setiap bulannya berdasarkan cash flow bulan lalu.

Namun cash flow masih bisa direvisi maksimal pada siang hari waktu berjalan. SPB merupakan Surat Permintaan Bayar. Setiap pagi pihak kas dan verifikasi SPJ akan mebuat SPB untuk mendebet uang dari rekening pusat yang akan dibayarkan kepada peserta setiap harinya. Pada sore hari, apabila dana tersebut berlebih, kantor cabang akan membuat KELSO yang akan dikirimkan kembali ke Pusat, namun kita berkurang akan dibuat kembali SPB. Deviasi toleransi dari proyeksi cashflow yaitu ±10%. Untuk proses pembuatan SPB atau Kelso dilakukan di SAP. Namun kita harus mengecek ACB untuk mengetahui berapa jumlah dana yang dibutuhan untuk masing-masing program. Petugas akan menginput data yang dibutuhkan seperti jumlah uang dan mata anggaran. Kemudian SPB dicetak, mencetak voucher dan terakhir yaitu memposting voucher. 

Rekonsiliasi Pembayaran Klim dengan mitra Melakukan rekonsilasi pembayaran klim dengan mitra dilakukan setiap harinya untuk

pembayaran di kantor cabang dan setiap bulannya dengan mitra bayar yang tersebar di Jakarta sebagai mitra bayar Taspen KCU Jakarta. Rekonsiliasi maksudnya adalah mencocokan dana yang telah Taspen bayarkan kepada peserta melalui mitra bayar dengan data yang telah diproses oleh masing-masing mitra bayar. Rekonsiliasi Klim dengan Mitra  

Edapem Taspen = Edapem Mitra Bayar

Laporan Realisasi Pembayaran Pensiun (LRPP) dan Laporan Saldo Uang Pensiun (LSUP)

37

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

LRPP (laporan realisasi pembayaran pensiun) adalah realisasi pembayaran pensiun bulan berkenaan di masing-masing mitra bayar. Sedangkan LSUP (laporan saldo Uang Pensiun) adalah realisasi pembayaran pensiun di bulan berkenaan ditambah dengan saldo akhir di bulan sebelumnya pada masing-masing mitra bayar. Ada 3 hal penting dalam LRPP dan LSUP: 1. Dana yang akan dibayar 2. Dana yang telah dibayar 3. Jumlah sisa saldo LRPP N

Kantor

o

Bayar

Akan dibayar Sudah dibayar Sisa Pensiu Nomina Pensiu Nomina Pensiu Nomina n

l

n

l

n

l

1 2 LSUP

Kant N

or

o

Baya r

Pensiun

Jlh Saldo

Saldo

yang tidak

Uang

Bulan Lalu Pen Jumla

dibayarkan Pen Jumla

Retur Pen Jumla

Pensiun Pen Jumla

Pen

Jumla

Pen

Jumla

e

h

e

h

e

h

e

h

e

h

e

h

rim

Bersi

rim

Bersi

rim

Bersi

rim

Bersi

rim

Bersi

rim

Bersi

a

h

a

h

a

h

a

h

a

h

a

h

Dibayarkan

Disetor ke

Bln Ini

Taspen

1 2 Saldo Bulan Ini Penerima Pensiun



Jumlah Bersih

Prosedur transaksi perbankan CMS CMS atau Cash Management System adalah aplikasi yang diberikan BRI kepada mitranya untuk lebih memudahkan mitra melihat jumlah dana yang ada di rekening, sehingga dapat disimpulkan CMS Bri sama dengan rekening koran pada bank-bank. CMS memudahkan taspen untuk mengetahui UPL (utang pensiun lainnya). UPL adalah pengembalian uang pensiun yang dikembalikan oleh mitra bayar karena tidak diambil selama

38

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3 bulan atau lebih dan uang pensiun yang sudah dibayar namun tidak berhak lagi pada bulan bersangkutan tersebut. N

Bulan

Jenis

o

Dapem

Dapem



Notas

Nama

Rupia

Kode e-

Kantor

h

dapem

Bayar

Pembayaran pajak PT Taspen (Persero) setiap bulan melakukan setoran pajak kepada Dirjen pajak. Ada beberapa macam pembayaran pajak oleh kantor Taspen yaitu: 1. PPH pasal 21 yaitu pajak tetap (gaji karyawan) 2. PPH pasal 23 yaitu pajak dari barang dan jasa 3. PPN yaitu pajak penambahan nilai barang 4. PPN BM yaitu pajak penambahan nilai mewah (di KCU Jakarta belum

membayarkan

PPN BM) 5. Evaluasi perjanjian kerjasama (PKS) dengan mitra bayar Berdasarkan PD 35 tahun 2015, evaluasi mitra bayar dilakukan minimal 2 kali dalam setahun. Dalam proses evaluasi akan dilihat proses pelayanan yang dilakukan oleh mitra bayar, kepatuhan masing-masing mitra bayar mengenai isi dalam perjanjiankerjasama tersebut. DAlam proses evaluasi juga akan dilihat dari segi Laporan Realisasi Pembayaran Pensiun (LRPP), Laporan Saldo Uang Pensiun ( LSUP), dan rekening pasif. Selain itu evaluasi juga berdasarkan kepatuhan masing-masing mitra bayar terhadap pelaksanaan PKS.

B. SEKSI ADM KEUANGAN Pembelajaran yang diterima selama di seksi kas dan verifikasi SPJ adalah  Pengumpulan dan Perekaman Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) SSBP di Taspen maksudnya adalah iuran wajib pegawai yang disetorkan tiap bulannya oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah maupun pns perbantuan. Bagian kepesertaan akan memberikan data-data mengenai pegawai negeri yang masih aktif. Data tersebut akan menjadi dasar untuk penagihan SSBP ke masing-masing instansi. Sebelum melakukan perekemana, kita harus mengetahui siapa yang menyetor, mata anggrana penampung, jumlah dana yang disetorkan dan data validasi dari Bank. Perekamana SSBP sesuai dengan tanggal lapor. Perekaman dilakukan di sistem ACB dan harus diisi tanggal setor, Satker, nomor NTPN (Nomor transaksi penerimaan negara). Batas untuk pelaporan SSBP adalah setiap tanggal 5. Setelah

39

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

dilakukan perekaman, dana yang terkumpul akan dilimpahkan ke pusat sehingga dana tersebut dapat diputarkan dalam bentuk inventasi sebagai bentuk pendapatan PT Taspen (Persero). 

Rekonsiliasi iuran dengan SKPD Setiap bulan akan ada rekon antara bagian adm keuangan dan kepesertaan. Setelah SSBP

direkam akan direkonsiliasi kembali dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Hal ini dilakukan agar data yang ada di Taspen sesuai dengan data dengan SKPD dan dijadikan sebagai dasar penagih ke setiap instansi. 

Laporan keuangan program THT dan Pensiun Laporan keuangan untuk program THT dan Pensiun dilakukan setiap bulannya. Laporan

bulanan pensiun berisikan tentang Pelaporan Saldo Uang Pensiun antara di ACB harus sama dengan yang ada di SAP. Selain itu juga ada lampiran saldo piutang daerah, pusat, perbantuan, rekap dapem dn non dapem di bulan berjalan, daftar penyaluran DAPEM bulan depan dan lampiran tutup kas dari Bank dan kantor pos. 

Pengelolaan Anggrana KCU/KC (RKAP/POA) RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) harus disiapkan oleh masing-

masing bidang, namun bagian adm keuangan akan melakukan kontrol terhadap masingmasing bidang. Masing-masing seksi akan mempersiapkan rencana kerja dalam kertas kerja dan jumlah biaya yang akan dikeluarkan sepanjang tahun berikutnya. Berdasarkan PD nomor 54 tahun 2014 tujuan penyusunan RKAP adalah: a. Sebagai acuan penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP. b. Standarisasi format dan formulir penyusunan usulan RKAP. c. Memperjelas tugas dan tanggung jawab dalam penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP. d. Sebagai bagian dari prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). Dalam rencana kerja atau plan of Action ada beberapa point penting dalam penyampainnnya yaitu: 1. Ada lima macam perspektif sebagai acuan yaitu: - Perspektif Keuangan dan pasar - Fokus pada pelanggan - Efektifitas Produk dan proses - Fokus tenaga kerja - Kepemimpinan 2. Saaran yang ingin dicapai 3. Program kerja secara detail

40

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

4. Kemudian waktu pelaksaan dari program kerja tersebut Setelah disusun mksimal disampaikan yaiut tanggal 15 Juli tahun berjalan namuan alokasi anggrannya akan keluar bulan Januari tahun berikutnya.  Penatakelolaan dan verifikasi dokumen atau arsip keuangan Setiap berkas-berkas yang telah di proses akan dikirmkan kembali kebagian adm keuangan untuk dilakukan pengarsipan dan penataan dokumen di dosir keuangan. Untuk verifikasi dokumen dilakukan setiap harinya tergantung LPT ataupun UMK yang telah selesai dari bidang umum maupun sdm. Saat melakukan verifikasi dokumen yang diteliti adalah nama penerima, kode akun, jumlah, kwitansi, nota dinas, surat perjalanan dinas.

 Pelaksanaan reprograming anggaran (Redistribusi, Realokasi dan ABT) Reprogramming anggaran dilakukan jika terjadi perubahan dalam jumlah anggaran yang telah ditetapkan dalam penyusunan RKAP pada tahun sebelumnya. Reprogrammin juga dapat terjadi jika adanya kegiatan baru yang akan dilakukan namun belum ada di dalam RKAP. Redistribusi dilakukan apabila adanya kekurangan dana sehingga dana diambil dari satu beban yang sama. Realokasi adalah penggeseran anggaran antara kelompok beban yang berbeda. Sedangkan Anggaran Belanja Tambahan (ABT) adalah tambahan anggaran yang diberikan kepada kantor cabang ketika kekurangan anggran belanja modal, beban manajemen, beban operasional, beban pegawai, dan beban umum.

41

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2.4 LAPORAN PENGAMATAN OJT KCU JAKARTA SEKSI ADM KEUANGAN N O 1

PERMASALAHAN

Administrasi

USULAN PENYELESAIAN

voucher-voucher Sebaiknya menggunakan sistem computer Bidang Keuangan

klim atau umum yang masih untuk belum tertata dengan rapi 2

BIDANG TERKAIT

pengarsipan

dokumen

sehingga Bidang IT

dokumen-dokumen lebih tertata dengan

rapi dan mudah untuk ditemukan Adanya voucher-voucher yang Diperlukannya logbook peminjaman agar Bidang ADM keuangan tidak ditemukan kembali karena dapat meminimalisir kehilangan dokumen adanya proses peminjaman pada saat peminjaman saat terdahulu

3

Masih ada beberapa instansi Sebaiknya

ada

peraturan

yang

lebih BIdang Keuangan

yang tidak tepat waktu dalam konkret mengenai batas waktu pengiriman melaporkan SSBP 4

5

6

7

42

SSBP agar tidak terjadi potential loss

Pengihan iuran PNS DP masih

Seharusnya sudah menggunakan sistem Bidang Keuangan

dilakukan secara manual melalui

computer untuk mempercepat proses Bidang IT

Masih adanya perbedaan data

penagihan Pentingnya data yang terupdate untuk Bidang Kepesertaan

antara data yang ada di TAspen

memudahkan dalam penagihan terhadap Instansi Terkait

dan data yang dikirmkan oleh

instansi terkait.

instansi Lamanya loading sistem ACB

DIperlukan adanya update sistem ACB Bidang IT

saat proses posting voucher

agar proses efektif dan efisien

Rekonsialisasi dengan Pemda

Melakukan

masih belum berjalan secara

dengan pemda agar rekonsiliasi dapa Manfaat

optimal sesuai dengan waktu

dilakukan sesaui dengan waktu yang

yang telah ditentukan

telah ditetapkan

koordinasi

secara

intens Bidang Layanan dan

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.2.5 SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ N O 1

PERMASALAHAN

Peserta

mengeluh

USULAN PENYELESAIAN

BIDANG TERKAIT

karena Diberikan layar interaktif diruang tunggu Bidang Keuangan

pembayaran di kasir menunggu mengenai proses pengurusan

Bidang IT

lama 2

Berkas yang telah di proses di Perlunya penerapan standarisasi waktu Bidang

Layanan

bagian layanan terkadang lama pada setiap bagian-bagian petugas yang Manfaat tiba di bagian kasir

jelas

agar

tidak

menyebabkan BIdang Keuangan

keterlambatan pembayaran di kasir 3

4

5

Berkas-berkas

di

keuangan tidak tertata rapi

menyimpan semua arsip dengan rapi

Penuhnya peserta di ruang

Diperlukan petugas khusus dan nomor Bidang Keuangan

tunggu terutama di awal bulan

antrian khusus bagi pensiunan veteran agar Bidang Layanan dan

saat peserta veteran datang

tidak terjadi penumpukan peserta

Masih ada mitra bayar yang telat

DIbutuhkan evaluasi tambahan kepada

untuk mengirimkan berita acara

mitra bayar

rekonsiliasi yang akan dilaporkan untuk laporan bulanan

43

bagian Meningkatkan kesadaran pegawai untuk Bidang Keuangan

Manfaat

da

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.3 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG UMUM DAN SDM PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA

Kepala Cabang Kristiyanto

Wakil Kepala Cabang Ibram Jaya Putra

Kepala Bidang Umum dan SDM Ibram Jaya Putra

Kepala Seksi Umum Yoka Krisma Wijaya

Kepala Seksi SDM M. Syakhirial Yuda

Pelaksana

Pelaksana     

44

Etty Sudewanti Mukadi Johan Hamid Sumali Ahmad Fauzi

  

Hasni RIbut Margono Wiwin Agustini

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.3.1 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG UMUM DAN SDM A. SEKSI UMUM Penilain KPI di Seksi Umum yaitu: N O 1.

2.

3.

ASPEK/ INDIKATOR

5.

Penyerapan Belanja Modal

Kecepatan Pengadaan Barang/ Jasa

Akurasi Pengelollan Asset

% %

Realisasi Unit Belanja Modal x 100% Unit Penetapan Alokasi Anggaran

DIhitung dari tanggal nota dinas disetuui kepala cabang sampai terbitnya SPK

Waktu

DIhitung dari tanggal nota dinas disetuui kepala cabang sampai terbitnya SPK

Waktu

Jumlah barang menurut asset repot x 100%

%

Jumlah barang menurut fisik

Sosialisasi Ketaspenan Kepada: a. Peserta Aktif b. Peserta Pensiun

Frekuensi Pelaksanaan Sosialisasi ( Tatap Muka)

Frekuensi Pelaksanaan Sosialisasi ( Tatap Muka)

45

SATUAN

Pengendalian Biaya Realisasi Biya Operasional + Biaya Umum x 100% Umum dan Penetapan Alokasi Anggaran Adminitrasi

a. Pemilihan Langsung b. Penunjukan Langsung 4.

FORMULA

Frekuensi

Frekuensi

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

6

Kinerja PKBL a. Kolektivitas penyaluran dana PKBL b. Kolektibilita s Pinjaman PKBL

Jumlah dan yang disalurkan x 100%

%

Dana yang tersedia Rata-rata tertimbang klektibilitas pinjaman x 100%

%

Jumlah pinjaman yang disalurkan

6

B. SEKSI SDM N O 1.

ASPEK/ INDIKATOR Pengembangan Karyawan

Kompetens

FORMULA

SATUAN

Jumlah karyawan yg mendapatkan pendidikan 8 jam x 100%

%

Jumlah karyawan

46

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.3.2 TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB BIDANG UMUM DAN SDM A. KEPALA BIDANG UMUM DAN SDM 1. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan : Kepala Bidang Umum dan SDM Nama Direktorat Atasan Langsung Golongan KC/Unit Kerja Bawahan Langsung

: Ucu Syamsudin :: Kepala Kantor Cabang Utama : IX : : Kepala Seksi Umum Kepala Seksi SDM

2. FUNGSI JABATAN Bertanggungjawab dalam mengelola SDM secara baik dan benar dengan mengutamakan prinsip efisien dan efektif sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta menjadi bagian pendukung utama kegiatan operasional Kantor Cabang. 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Pengelolaan Adminitrasi SDM secara baik dan benar dengan mengutamakan prinsip efisien dan efektif sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Pelaksanaan adminitrasi aktiva dan inventrais kantor secara efisien dan efektif termasuk 3. 4. 5. 6.

proses penghapusan barang serta pengdaan barang dan jasa berikut pendistribusiannya Pengelolaan fungsi kehumasan, secretariat, arsip dan dokumentasi Pengelolaan keluhan pelanggan Pengelolaan PKBLMonitoring dan evaluasi Monitoring pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras serta jaringan teknologi

informasi 7. Monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja bidang Umum dan SDM 8. Pembuatan laporan bulanan Bidang Umum dan SDM 9. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) bidang Umum dan SDM 10. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal bidang Umum dan SDM 11. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Bidang Umum dan SDM 12. Memberikan dukungan kepada bidang lain untuk suksesnya sasaran/tujuan kegiatan kantor cabang B. KEPALA SEKSI UMUM 1. IDENTITAS JABATAN

47

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Nama Jabatan Nama Direktorat Atasan Langsung Golongan KC/Unit Kerja Bawahan Langsung

: Kepala Seksi Umum : Yoka Krisma WIjaya :: Kepala Bidang Umum dan SDM : VII : Kantor Cabang Utama : Pelaksana

2. FUNGSI JABATAN Menyelenggarakan tertib administrasi aktiva dan penyelengaraan sosialiasasi kepada peserta sehingga citra pelayanan PT Taspen (Persero) dapat memberikan kepuasan pelanggan dan stakeholder 3. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Pengelolaan, pelelangan, dan penghapusan aktiva dan inventaris kantor 2. Pengelolaan kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan, Keamanan dan Kearsipan 3. Penyelenggaraan adminitrasi persedian, aktiva dan inventaris kantor 4. Monitoring dan pencapaian kinerja Seksi Umum 5. Pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras serta jaringan teknologi informasi 6. Pembuatan laporan bulanan Seksi Umum 7. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Seksi Umum 8. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Seksi Umum 9. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Seksi Umum B. KEPALA SEKSI SDM 1. IDENTITAS JABATAN Nama : M. SYAKHIRIAL YUDA Jabatan : Kepala Seksi SDM Direktorat :Atasan Langsung : Kepala Bidang Umum dan SDM Bawahan Langsung: Pelaksana Seksi SDM 2. FUNGSI JABATAN Mengelola kegiatan tertib administrasi SDM Perusahaan dengan baik dan benar sesuai ketentuan perusahaan yang berlaku sesuai dengan kebijakan dan aturan direksi. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

TANGGUNG JAWAB UTAMA Penyelenggaraan kegiatan administrasi SDM Pelaksanaan kegiatan hak-hak karyawan Pengelolaan kegiatan pendidikan dan latihan Penyimpanan dan pemeliharaan dosir karyawan Pengelolaan arsip data kepegawaian Monitoring dan pencapaian kinerja seksi SDM Pembuatan laporan bulanan seksi SDM

48

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

8. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi SDM. 9. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal seksi SDM 10. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan seksi SDM

49

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.3.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG UMUM DAN SDM A. SEKSI UMUM Di bagian Seksi Umum, ada beberapa poin yang dipelajari selama On the Job di kantor cabang utama Jakarta. Ada lima hal penting di seksi Umum: 1. Pengadaan barang dan jasa Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa diatur dalam PD nomor 21 tahun 2015. Pengadaan barang atau jasa adalah suatu kegiatan atau pekerjaan mengadakan barang atau jasa yang dilakukan oleh PT Taspen (Persero) yang pembiayaannya tidak menggunakan dana dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Untuk proses pengadaan yang sering dilakukan di kantor cabang adalah: a. Pengadaan Langsung  Proses pengadaan barang dan jasa tanpa ada competitor/ langsung ditunjuk oleh Taspen (1 vendor). Pengadaan inimulai dari range 0-200 juta. b. Pemilihan Langsung  Pengadaan barang dan jasa yang syaratnya ada minimal dua perusahaan yang menawarkan barang dan jasa dan adanya proses tawar menawar. c. Penunjukan Langsung  Proses pengadaan barang dan jasa dengan menunjuk langsung vendor yang memnuhi kualifikasi yan dibutuhkan untuk menyediakan barang atau jasa terhadap perusahaan. d. Pelelangan  Untuk proses pelelangan dilakukan dengan membandingkan minimal 3 vendor  Pelelangan ada dua macam: - Pelelangan umum  diumumkan melalui media elektronik - Pelelangan terbatas  pemberitahuan diberitahuan melalui surat undangan/ website atau internet

2. Pengelolaan Aset dan gudang/inventaris (Pencatatan, Mutasi dan Lelang) Pada seksi umum juga melakukan pengelolaan asset dan gudang. Aset-aset yang dimiliki perusahaan harus dilakukan pemeliharaan. Aset-aset yang dimiliki perusahaan adalah: a. Tanah b. Bangunan c. Kendaraan

50

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

d. Komputer e. Inventaris Kantor Untuk inventaris dan asset dilakukan pemeliharaan dalam hal: a. b. c. d.

Melakukan pengecekan dan pengawasan secara rutin terhadap inventaris kantor Melakukan perbaikan terhadap kerusakan Melakukan pencatatan asset Melakukan usulan untuk pelelangan karena asset tersebut sudah mulai tidak produktif. Untuk hal ini akan dilakukan lelang penghapusan. Maksudnya ada asset yang ada dalam list asset akan dihapus karena sudah tidak sesuai dengan standarisasi Taspen. Untuk pengelolaan gudang, petugas gudang aakn melakukan pencatatan terhadap semua

barang yang masuk dan keluar dari gudang, melakukan pemenuhan terhadap barang-barang gudang yang akan habis dan juga pemenuhan kebutuhan untuk masing masing bidang 3. PKBL (Program Kemitraan Bina Lingkungan) Program kemitraan bina lingkungan adalah program yang dijalankan Taspen sebagai bentuk dukungan perusahaan terhadap masyarat dalam proses pengembangan industri dengan memberikan pinjaman dana untuk memperluas jaringan usaha mereka. Ada beberapa hal yang dilakukan untuk pengelolaan PKBL: a. Melakukan seleksi calon mitra binaan b. Melakukan pembinaan terhadap mitra binaan c. Melakukan penyaluran dana PKBL d. Melakukan penagihan dana e. Melakukan pelaporan bulanan

4. Humas atau Protokoler Humas atau protokoler dilakukan terhadap pihak eksternal maupun pihak internal. Contoh hal yang dilakukan adalah apabila ada undangan dari pihak eksternal, bagian humas akan mempersiapkan pejabat yang mengikuti kegiatan tersebut. Selain itu yang dilakukan yaitu sebagai protokoler kepala cabang, melakukan updating website secara rutin dan melayani tamu kantor cabang. 5. Distribusi Surat Masuk dan Keluar

51

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Untuk surat yang masuk akan dilakukan pencatatan secara computer dengan membuat database nomor surat, tanggal surat, tujuan surat dan isi surat. Setelah dilakukan pencatatan, surat tersebut akan didistribusikan ke masing-masing seksi. Begitu juga hal sebaliknya mengenai surat keluar akan dilakukan pencatatan juga. 6. Pengambilan SK Pensiun dan Penscanan Tembusan SK Pensiun Taspen mempunyai MOU dengan BKN untuk jemput bola dalam pengambilan tembusan SK pensiun. Setiap hari Rabu, karyawan dari bagian umum akan menjemput semua tembusan SK pensiun yang ada di BKN. Kemudian melakukan adminitrasi terhadap SK dengan cara: - Melakukan scanning SK - Melakukan updating pada aplikasi ELO - Melakukan pengiriman SK ke seluruh kantor cabang Taspen. 7. Menerima Telepon dan Menangani Keluhan Pelanggan Pada seksi umum juga menangani mengenai keluhan pelanggan. Para peserta menelpon ke Taspen untuk menanyakan banyak hal mengenai proses pensiun, syarat-syarat yang dibutuhkan dan apa saja hak yang di peroleh oleh peserta maupun keluarga. Setiap keluhan yang disampaikan oleh peserta harus dicatat pada formulir kerja keluhan pelanggan dan langsung memberikan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan peserta tersebut.

52

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

8. Membuat LPT Langsung (Lembar Pengantar Transaksi) dan SPK (Surat Perintah Kerja) Membuat LPT beban langsung di bagian seksi umum seperti pengeluaran operasional, bbm, tol, tagihan listrik, koran, air minum dan lain-lain. Pembuatan LPT dilakukan jika total pengeluaran dibawah 10 juta. Apabila pembelajaan atau pengeluaran diatas 10 juta, harus dibuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) yang berisikan nama vendor yang mengerjakan, jenis pekerjaan, spesifikasi barang yang diadakan, waktu pengerjaan, harga pengadaan dan harus ada tanda tangan. 9. Prosedur Hubungan Kerja dengan Karyawan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Taspen melakukan kerjasama dengan PT Kreasi Purna Sejahtera (PT PKS) untuk menyediakan karyawan kerja waktu tertentu. Ada lima karyawan yang disediakan oleh PT PKS yaitu security, operator, driver, pesuruh dan clining service. Prosedur hubunga kerjaama dengan PT PKS yaiut dilakukan kontrak pertahun namun dalam proses pembayaran atau penggajian dilakukan perbulan oleh Taspen ke PT PKS. 10. Penyusunan Laporan Bulanan Ada empat jenis laporan bulanan yang harus disiapkan dari seksi umu yaitu: - Laporan Mobil Layanan Taspen - Laporan Keluhan Pelanggan dan Jadwal Sosialisasi Peserta Pensiun dan Peserta Aktif - Laporan Morning Briefing - Laporan PKBL B. SEKSI SDM Di bagian Seksi SDM, ada beberapa poin yang harus diketahui sebagai alur kerjanya. 1. Corporate Culture, Peraturan Disiplin Karyawan Peraturan mengenai disiplin karyawan PT Taspen (Persero) diatur dalam SK nomor 21 tahun 2010. Peraturan ini bertujuan sebagai pedoman bagi karyawan untuk mematuhi dan menjalankan perilaku sesuai dengan ketetapan perusahaan dan sebagai dasar bagi perusahaan untuk mengambil tindakan apabila melanggar disiplin. Mengenai hari kerja efektif, perusahaan menetapkan efektif bekerja ditetapkan dalam 5 hari kerja dalam seminggu dan mengenai jam kerja yaitu: HARI Senin s/d Kamis

53

JAM KERJA 07.45 s/d 16.30

JAM ISTIRAHAT 12.00 s/d 12.45

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Jumat

07.30 s/d 16.30

12.00 s/d 13.30

Hukuman disiplin adalah hukuman yang dijatuhkan kepada karyawan karena melanggar disiplin karyawan atau peraturan yang telah ditetapkan. Pada PT Taspen, terdiri dari empat tingkatan hukuman disiplin: 1. Hukuman Disiplin Ringan  Hukuman disiplin ringan terdiri dari: - Teguran lisan tercatat - Surat Peringatan Pertama - Surat Peringatan Kedua - Surat Peringatan Ketiga (terakhir) 2. Hukuman Disiplin Sedang  Hukuman dsisiplin sedang berupa penurunan gaji dasar / penghasilan dasar pension (PhDP) sebanyak-banyaknya 3 Satuan Kenaikan Gaji (SKG) 3. Hukuman Disiplin Berat  Terdiri dari: - Penurunan Golongan Gaji sebanyak-banyaknya tiga (3) golongan bagi -

pelaksana Penurunan Golongan Gaji sebanyak-banyaknya tiga (3) golongan dan pembebasan jabatan bagi pejabat.

4. Hukuman Disiplin Sangat Berat  Terdiri dari: - Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri - Pemberhentian dengan tidak hormat 2. Pengelolaan Imbalan Jasa Karyawan PT Taspen (Persero) Berdasasarkan PD no. 22 tahun 2015, pemberian imbalan jasa kryawan berdasarkan: 1. Pay for person (Gaji Dasar)  besaran kompensasi berdasarkan kompetensi individu, masa kerja dan status individu karyawan yang melekat selama menjadi karyawan perusahaan. 2. Pay for position (Tunjangan Jabatan)  kompensasi yang berdasarkan posisi dan peran karyawan pada perusahaan 3. Pay for Perfomance (Tunjanagan Kinerja)  kompensasi berdasarkan insentif prestasi sesuai dengan hasil pencapaian kinerja individu pada unit kerja/ pada perusahaan Penghasilan = Gaji Dasar + Tunjangan Jabatan + Tunjangan Kinerja

54

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

Untuk pembayaran gaji dasar, tunjangan jabatan dan tunjangan kinerja sesuai SKG pada golongannya. SKG (Satuan Kenaikan Gaji) adalah selisih antara gaji dasar baru dengan gaji dasar sebelumnya pada golongan gaji dasar yang sama. Karyawan juga akan diberikan penghasilan lainnya yaitu: 1. Tunjangan cuti 2. Tunjangan hari raya 3. Jasa produksi 4. Penghargaan masa bakti 5. Penghargaan Karyawan teladan 3. Pengelolaan iuran wajib BPJS TK, PPIP, Taspen life dan BPJS Kesehatan Setiap karyawan akan ada potongan wajib setiap bulannya yang terdiri atas: 1. Iuran program pension DP Taspen 2. Iuran tabungan hati tua DP Taspen 3. Iuraan Uang Duka Wafat (UDW) di PT Asuransi Jiwa Taspen 4. Iuran Program Pensiun iuran Pasti (PPIP) 5. Iuran Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan 6. Iuran Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) BPJS Ketenagakerjaan 7. Iuran Jaminan Kematian (JKM) BPJS Ketenagakerjaan 8. Jaminan iuran Kesehatan BPJS Kesehatan 4. Pengelolaan bantuan kesehatan (reimburse) untuk karaywan dan pensiunan Bantuan biaya perawatan kesehatan karyawan PT Taspen (Persero) diatur dalam PD 21 tahun 2012. Karyawan akan memberikan kwitansi mengenai biaya pengobatan yang mereka keluarkan. Kemudian dari bagian SDM akan meneliti kebenaran kwitansi tersebut Perusahaan memberikan bantuan biaya perawatan kesehatan kepada karyawan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

berupa: Biaya rawat jalan Biaya rwat inap Biaya rawat gigi Biaya pembedahan tanpa rawat inap Biaya rawat darurat/ emergensi Biaya persalinan dan keluarga berencana Biaya kacamata Biaya bantuan khusus

5. Pengelolaan Sistem Manajemen Kinerja Sistem manajemen kinerja adalah suatu proses untuk menciptakan pemahaman bersama antara pejabat penilai dan karyawan yang dinilai mengenai apa yang harus dicapai

55

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

(target perusahaan/unit kerja/ individu) yang telah diterapkan, bagaimana cara mencapainya (kompetensi) dan metode penilaiannya. Sistem manajemen kinerja terdiri dari: 1.

Perencanaan Kinerja (PK)  Disusun setiap awal tahun dengan memperhatikan: a. RKAP / Anggaran yang telah disetujui perusahaan b. KPI ( Key Performance Indicator) c. POA (Plan of Action) d. Uraian tugas ( Job Description ) masing-masing

2. Bimbingan Kinerja (BK)  dilaksanakan di pertengahan tahun mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 15 Juli tahun berjalan 3. Evaluasi Kinerja (EK)  Dilaksanakan mulai tanggal 1 Januarai sampai dengan 15 Januari tahun berikutnya. Klasifikasi dan Penilaian SMK: Klasifikasi

Rentang

A = Baik Sekali B+ = Baik + B =Baik B- =Baik C = Cukup D = Kurang E = Nihil

> 100 >97.5-100 >92.5-97.5 >85-92.5 >70-85 >55-70 < 55

Persentasi Tunjangan

Nilai Kredit Akumulasi

Kinerja (PTK)

(NKA)

115.5% 105.5% 100.5% 95.5% 90.0% 70.0% 11.5 %

25 20 20 20 15 10 0

Hasil dari penilaian kinerja akan digunakan sebagai dasar: a. .memiliki Nilai Kredit Akumulasi minimum 40 berdasarkan nilai dalam SMK b. Kenaikan Golongan Gaji Reguler c. Tunjangan Kinerja d. Jasa Produksi e. Pengembangan dan Pelatihan karyawan 6. Dokumentasi dan Pengelolaan dosir Dalam proses pengelolaan dosir karyawan, disusun berdasarkan SOP yang telah ditentukan seperti data diri dan keluarga, pendidikan, mutasi, penghargaan dan lain-lain.

56

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

7. Update database atau diklat karayawan di aplikasi SAP HR Diakhir tahun, bagian SDM akan mengirimkan surat ke masing-masing seksi untuk mengisi formulir kebutuhan pendidikan dan latihan yang diisi sesuai dengan kebutuhan kompetensi karyawan. Diklat itu sendiri terdiri dari tiga macam yaiut: 1. Diklat pengembangan kompetensi teknis  Diklat yang dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi teknis (Kompetensi Pendukung dan Bidang ) yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas pokok masing-masing unit kerja. 2. Diklat fungsional bersertifikasi keahlian  Diklat dalam rangka mendapatkan sertifikasi keahlian tertentu yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas 3. Diklat pelengkap  Diklat jangka pendek yang relevan dengan tugas dan tanggung jawab dan bersifat penyengaran dalam rangka melengkapi dan menambah pengetahuan serta keterampilan karyawan. Setelah merekap mengenai diklat-diklat atau pelatihan yang dibutuhkan masing-masing unit kerja, kemudian hal lainnya yang dilakukan adalah mengaupdatenya di aplikasi SAP. 8. Penatakelolaan SPPD dan Pajak Dalam penatakelolaan SPPD ( Surat Perintah Perjalanan Dinas) dilakukan di bagian sdm. Setiap karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas akan melampirkan surat agar bisa dibuatkan nota dinas surat perjalanan dinas. Dalam nota dinas akan meminta informasi mengenai nama karyawan yang diugaskan, alat angkutan yang digunakan, tempat berangkat dan tujuan, lamanya perjalanan dinas, tanggal berangkat dan kembali. Ada ua metode dalam pengelolaan SPPD yaitu: a. Pengajuan Uang Muka Kerja Hal ini dilakukan apabila rincian biaya perjalan dinas masih belum diketahui rincian pengeluarannya, maka karyawan yang akan melakukan akan diberikan uang muka namun nantinya harus dipertanggung jawabkan. Apabila dana berlebih harus dikembalikan kepada perusahaan. b. LPT Beban Langsung Hal ini dilakukan apabila rincian biaya perjalanan dinas jelas atau telah dilakukan. 3.3.4 LAPORAN PENGAMATAN OJT KCU JAKARTA SEKSI UMUM

57

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

N O 1

PERMASALAHAN

USULAN PENYELESAIAN

Kurangnya SDM karyawan di DIbuthkan seksi Umum. Hal ini tidak

penambahan

BIDANG TERKAIT

jumlah Bidang SDM

karyawan pada seksi Umum agar

sesuai dengan rutinita yang kegiatan operasional berjalan dengan padat pada seksi ini 2

3

Daftar

Inventaris

lancer. Ruangan Sebaiknya dibuatkan jadwal khusus

(DIR) tidak terupdate secara

untuk mengupdate DIR agar dapat

rutin

mengetahui jumlah inventaris kantor

Penanganan

keluhan Seharusnya

pelanggan

tidak

dijalankan

dengan

apabila

baik pelanggan

petugasnya terhadap

sehingga peserta

data

dilakukan

secara optimal

berjalan

lancer

terhadap peserta yang mengikuti

pelaporan

program PKBL agar tepat waktu

dengan hal

maupun pembayaran cicilan

dalam pelaporan dan pembayaran

pinjaman Gudang penyimpanan ALat

Sebaiknya

tulis

terhadap rak-rak penyimpanan agar

kantor

Seksi SDM

pelayanan

Dibutuhkan controlling yang intens

dengan rapi

58

khusus

Program PKBL yang tidak dalam

5

petugas

dapat untuk menangani telepon keluhan

mengikuti Motas 4

ada

Seksi Umum

tidak

tertata

adanya

Seksi Umum

penamaan Seksi Umum

tempat penyimpanan tertata rapi

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

3.3.5 LAPORAN PENGAMATAN OJT KCU JAKARTA SEKSI SDM N

PERMASALAHAN

USULAN PENYELESAIAN

Kurangnya koordinasi antara seksi SDM dan karyawan apabila ada informasi terbaru

Seharusnya hubungan seski SDM dan karyawan haruslah baik dan sebaiknya adanya media yang dapat menghubungkan seluruh karyawan sehungga apabila ada informasi terbaru dapat diupdate secara cepat dan maksimal

2

Kurangnya SDM

Ada beberapa karyawan d bagian SDM Pusat SDM yang akan pensiun, namun untuk calon pengganti nya masih belum diketahui. Seharusnya sebelum karyawan tersebut pensiun harus dilakukan pembekalan agar pekerjaan tersebut tetap berjalan dengan lancer

3

DIbutuhkan waktu yang lama dalam pengecekan daftar obat yang akan diremburst oleh perusahaan

4

Kegiatan BIMUM yang terkadang dilakukan tanpa persiapan yang matang

Perlunya dibuatkan SOP tersendiri dalam pelaksanaan BIMUM agar dapat dijalankan secara teratur

5

Masih terdapatnya gap pada setiap karyawan

Perlunya dilakukan proses bounding Seluruh Bidang untuk seluruh karyawan agar dapat menyampaikan masukan atau usulan secara lebih terbuka agar operasional kantor dapat berjalan lebih maksimal

O 1

59

SDM

di

seksi

BIDANG TERKAIT Seluruh Bidang

Adanya aplikasi khusus yang Bidang IT dibuatkan sebagai daftar-daftar obat sehingga dapat mempersingkat waktu dalam pengecekan jenis obat yang akan diremburst atau tidak di remburst dan pembayaran remburst terhadap peserta dan rumah sakit Seluruh Bidang

Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART

BAB IV PENUTUP 4.1 KESIMPULAN Pelaksanaan On The Job Training tahap I pada PT Taspen (Persero) KCU Jakarta telah cukup baik, karena management trainee diberikan kesempatan untuk belajar disetiap seksi dan langsung terjun dalam pekerjaan masing-masing pelaksana. Hal ini dapat menambah wawasan kami dalam proses bisnis Taspen itu sendiri. Jadi pelaksaan on the job training ini, penulis mendapatkan pengetahuan kerja secara teori maupun praktek dan juga mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dalam proses bismis internal dan mengetahui dalam mengatasi permasalahan tersebut.

60