Guia para Comprender El Registro de Operaciones

October 2, 2024 | Author: Anonymous | Category: N/A
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Guía para afianzar el proceso de registro contable de operaciones.

El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por fray Lucas Paciolo), según el cual si se debita una cuenta por un valor debe acreditarse otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Ejemplo: Venta al contado de un terreno por $7.400.000

Al vender al contado se recibe dinero, significa que Caja, cuenta de Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta Terrenos, que también es de Activo, disminuye; por tanto, se acredita.

ASIENTOS CONTABLES Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos:

1. Asiento simple Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.

Ejemplo: se compra al contado con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $300.000. Las cuentas afectadas son dos: Equipo de computación y Comunicación, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y Bancos, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita. 2. Asiento compuesto Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.

ORIENTACION PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente: 1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: para ellos se plantean dos interrogantes. Ejemplos:  Al comprar: ¿Qué se compra? ¿Cómo se cancela?  Al vender: ¿Qué se vende? ¿Cómo se cobra su valor?  Al cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga? ¿Cómo se cancela su valor? Al comprar mercancía a crédito se debe preguntar:  

¿Qué se compra?: mercancías Activo, aumenta en el débito ¿Cómo se cancela?: crédito aumenta en el crédito.

1435 MERCANCÍAS NO F 2205 NACIONALES

Cuenta de cuenta de pasivo,

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o acreditar cada una.

GENERALIDADES El registro de las operaciones en la Contabilidad Financiera, se rige básicamente por los principios de realización y de la partida doble, así como también, por las normas sobre los libros de Contabilidad. Analice cada una del siguiente registro, en el cual de manera separada se enuncian una serie de operaciones entre las más comunes que se efectúan en una empresa. Observe las cuentas que se emplean en cada caso. Mire como se efectúan cada registro en cada situación. Las situaciones se describen con un enunciado inicial y luego se describe la operación, procediendo a su contabilización.

1. Apertura de la empresa Para iniciar la empresa ABC un socio aporta $ 10´000.000 en efectivo, y el otro un terreno por $ 50´000.000 y $ 5´000.000 en efectivo.

Qué tipo de aporte hace el primer socio? : Qué tipo de aporte hace el segundo socio? : Qué tipo de aporte hace el tercer socio? : Por qué concepto aportan los socios :

1105 CAJA 10.000.000 5.000.000

Efectivo Terrenos Efectivo Capital

1504 TERRENOS 50.000.000

3115 APORTES SOCI 10.000.000 50.000.000 5.000.000

Se puede observar como se relaciona en forma directa la operación que está realizando el ente económico, con el nombre de la cuenta. Operación Cuenta a utilizar Efectivo = Terrenos = Efectivo = Aporte de Socios =

Caja Terrenos Caja Aportes Sociales

2. CONSIGNACIÓN O DEPÓSITO EN ENTIDADES FINANCIERAS El dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan por caja menor. Una empresa Consignación en Banagrario en cuenta corriente por $5.000.000  

¿Dónde se consigna?: en el banco  1110 BANCOS ¿De dónde sale el dinero?: de la empresa  1105 CAJA

BANCOS: cuenta de Activo, al consignar aumenta  Débito CAJA: cuenta de Activo, al retirar dinero disminuye  Crédito

1105 CAJA 5.000.000

Operación Cuenta a utilizar Cuenta Bancaria = Bancos Efectivo = Caja

1110 BANCOS 5.000.000

En este ejemplo la empresa hace un retiro de los dineros que tenía en su caja para abrir una cuenta bancaria. 3. COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO Una empresa Compra mercancías a crédito por $7000.000  

¿Qué se compra?: mercancías ¿Cómo se paga su valor?: a crédito

 1435 MERCANCÍAS  2205 NACIONALES

DE MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito NACIONALES: cuenta de Pasivo, al comprar a crédito aumenta  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 7.000.000

2205 NACIONALES 7.000.000

4. COMPRA DE MERCANCÍAS AL CONTADO Una empresa Compra mercancías al contado por $4000.000, paga con cheque  

¿Qué se compra?: mercancías ¿Cómo se paga su valor?: Al contado

 1435 MERCANCÍAS  1110 BANCOS

MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito BANCOS: cuenta de Activos, al comprar al contado disminuye  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 4.000.000

1110 BANCOS 4.000.000

5. COMPRA DE MERCANCÍAS AL CONTADO y CREDITO Una empresa Compra mercancías por $ 7´800.000, paga el 50% con cheque de

banco de Bogotá y el saldo a 60 días.   

¿Qué se compra?: mercancías  1435 MERCANCÍAS ¿Cómo se paga su valor?: al contado 50%  1110 BANCOS ¿Cómo se paga su valor?: a crédito 50%  2205 NACIONALES

MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito BANCOS: cuenta de Activos, al comprar al contado disminuye  Crédito NACIONALES: cuenta de Pasivo, al comprar a crédito aumenta  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 7.800.000

1110 BANCOS 3.900.000

2205 NACIONALES 3.900.000

6. VENTA DE MERCANCÍAS AL CONTADO Una empresa efectúa Venta de mercancías al contado por $11.500.000, el valor de compra de las mercancías entregadas en ventas es de $ 7.500.000  

¿Qué se vende?: mercancías  4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR ¿Cómo se cobra su valor? Al contado  1105 CAJA

CAJA: cuenta de Activo, al recibir dinero aumenta  Débito COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR: cuenta de Ingresos, al vender aumenta  Crédito

Registro de la venta 1105CAJA

11.500.000

COMERCIO AL POR MAYOR 4135Y AL POR MENOR

11.500.000

Registro del costo de vender COMERCIO AL POR MAYOR 6135 Y AL POR MENOR

7.500.000

1435M/CIAS NO FAB x LA EMP

7.500.000

7. VENTA DE MERCANCÍAS AL CONTADO Una empresa efectúa Venta de mercancías al contado por $10.000.000, el valor de compra de las mercancías entregadas en ventas es de $ 7.000.000  

¿Qué se vende?: mercancías  4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR ¿Cómo se cobra su valor? A credito  1305 CLIENTES

CLIENTES: cuenta de Activo, al generar el derecho de cobrar aumenta  Débito COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR: cuenta de Ingresos, al vender aumenta  Crédito

Registro de la venta

COMERCIO AL POR MAYOR 4135Y AL POR MENOR

1105CAJA

10.000.000

10.000.000

Registro del costo de vender COMERCIO AL POR MAYOR 6135 Y AL POR MENOR

1435M/CIAS NO FAB x LA EMP

7.000.000

7.000.000

8. Compra diferente a mercancías Una empresa Compra a crédito un computador para uso de la empresa, por $ 2´400.000 Qué se compra? : Cómo se paga? :

Computador para la empresa A crédito

1528 EQUIPOS DE COMP Y COMU 2380 ACREEDORES VARIOS 2.400.000 2.400.000

9 Préstamos concedidos por la empresa La empresa concede préstamo a un empleado y gira cheque por $1.500.000 Qué tipo de deuda es: Cómo se entrega el valor prestado:

CUENTAS POR COBRAR 1365 A TRABAJADORES 1.500.000

Deuda a favor por préstamo Con cheque

1110 BANCOS 1.500.000

10. PRÉSTAMOS RECIBIDOS POR LA EMPRESA La empresa obtiene un préstamo del Banco Popular por $30.000.000 que consigna en una cuenta corriente.  

¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo, por préstamo bancario  2105 BANCOS NACIONALES ¿Cómo se recibe el valor del préstamo? Consignado en la cuenta corriente de la empresa  1110 BANCOS

BANCOS: cuenta de Activo, al consignar aumenta  Débito BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo, aumenta  Crédito

1110 BANCOS 30.000.000

2105 BANCOS NACIONALES 30.000.000

11. BONO DE CLIENTES Un cliente abona $450.000 a la deuda por venta de mercancía a crédito. Gira un cheque a favor de la empresa.  

¿Qué tipo de deuda es?: deuda a favor, por venta de mercancías  1305 CLIENTES ¿Cómo se recibe el pago? Con cheque, a favor de la empresa  1105 CAJA

CAJA: cuenta de Activo, al recibir dinero aumenta  Débito CLIENTES: cuenta de Activos, al abonar la deuda disminuye  Crédito

1105 CAJA 450.000

1305 CLIENTES 450.000

12. ABONO A OBLIGACIONES BANCARIAS La empresa gira un cheque por $500.000 al Banco Popular, como abono a su deuda.  

¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo, por préstamo bancario  2105 BANCOS NACIONALES ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo, disminuye  Débito BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

1110 BANCOS 500.000

2105 BANCOS NACIONALES 500.000 0

13.

ABONO A PROOVEEDORES La empresa gira un cheque de $2.560.000, a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.  

¿Qué tipo de deuda es?: deuda a contra, por mercancías  2205 NACIONALES ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

NACIONALES: cuenta de Pasivo, disminuye  Débito BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

1110 BANCOS 2.560.000

14.

2205 NACIONALES 2.560.000 0

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (ACTIVO DIFERIDO) La empresa gira un cheque de $2.300.000, por concepto de pago de un seguro por los 12 meses que siguen, para cubrir hurtos, imprevistos y siniestros.  

¿Qué se paga?: un seguro, activo diferido- seguros y fianzas  1705 GASTOS PAG. POR ANTIPADO ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

GASTOS PAG. POR ANTICIPADO: cuenta de activo, aumenta  Débito BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

GASTOS PAGADOS POR 1705 ANTICIPADO 2.300.000

1110 BANCOS 0 2.300.000

15. GASTOS OPERACIONALES a. La empresa gira un cheque por $12.000.000, por concepto de pago de sueldos administración del un mes que ha transcurrido.  

de

¿Cuál es el concepto de pago?: gasto de arrendamiento  5105 GASTOS DE PERSONAL ¿Cómo se paga? Con cheque  1110 BANCOS

GASTOS DE PERSONAL: cuenta de Gastos, aumenta  Débito BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

5105 GASTOS DE PERSONAL 12.000.000

1110 BANCOS 0 12.000.000

16. GASTOS NO OPERACIONALES b. El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $500.000  

¿Por qué concepto cobra el banco?: por intereses  5320 FINANCIEROS ¿Cómo se paga? Por cuenta corriente bancaria  1110 BANCOS

FINANCIEROS: cuenta de Gastos, aumenta  Débito BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

5305 FINANCIEROS 500.000

1110 BANCOS 0 500.000

17. Ingresos NO OPERACIONALES La empresa recibe la suma de $280.000 por concepto de intereses por una deuda a favor de la misma, los intereses se reciben en efectivo. Qué recibe: Por qué concepto recibe el efectivo:

1105 CAJA 280.000

Efectivo Intereses

4210 FINANCIEROS 0 280.000

18. Anticipos y avances recibidos (Otros pasivos) Recibe $ 2.600.000 por concepto de anticipo sobre la compra de MERCANCIAS que serán entregadas al cliente en le mes siguiente.

1105 CAJA 2.600.000

ANTICIPOS Y AVANCES 2805 RECIBIDOS 0 2.600.000

19. Anticipos y avances recibidos (Otros pasivos) Recibe $ 2.600.000 por concepto de anticipo sobre la compra de MERCANCIAS que serán entregadas al cliente en le mes siguiente.

1105 CAJA 2.600.000

ANTICIPOS Y AVANCES 2805 RECIBIDOS 0 2.600.000

OTROS PASIVOS Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones contraídas en el desarrollo de actividades que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos del pasivo. Incluye sumas recibidas a título de anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva. Así mismo, registra el valor de las sumas recaudadas para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales, de servicios, de los fondos para proyectos, inversiones específicas y otras afines. También en éste grupo se contabilizan los ingresos recibidos para terceros, las cuentas de operación conjunta, las retenciones a terceros sobre contratos, los embargos judiciales, las cuentas en participación y todas aquellas otras transacciones que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas apropiadamente en otras cuentas específicas del pasivo.

20. INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO (Pasivos diferidos) Se Recibe $ 2.700.000, en cheque por concepto de subarrendamiento de bodega por los tres meses siguientes.

1105 CAJA 2.700.000

INGRESOS RECIBIDOS 2705 POR ANTICIPADO 0 2.700.000

Grupo 27 Diferido: comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su

origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos. Igualmente registra el monto adeudado por el reajuste a las cuotas netas, para el caso de las sociedades administradoras de consorcios comerciales, la utilidad diferida en ventas a plazos, y los impuestos diferidos. El grupo de pasivo diferido comprende aquellas obligaciones que tiene la empresa, por efectivos recibidos en forma anticipada, para prestar un servicio o realizar una venta en varios ejercicios en los cuales debe ser aplicado o distribuido.

Ingresos recibidos por anticipado  Cuenta 2705 ingresos recibidos por anticipado: registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios entre otros. Las cuentas de ingresos, por concepto de intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios técnicos, transportes, fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya vendidas, matriculas y pensiones, cuotas de administración, otros. Cuando se ha prestado el servicio objeto del ingreso anticipado. Llamados también ingresos no devengados, comprende una serie de servicios que la empresa ofrece, tales como:  Suscripciones a revistas.  Arrendamientos de locales, maquinaria y equipo recibidos por anticipado.  Intereses cobrados por anticipado sobre préstamos, cartera.  Servicios varios.  Aprovechamiento. La contingencia de cumplir o no con el compromiso del ingreso, debe tenerse en calidad de disponible para su devolución. Los ingresos recibidos por anticipado deben separarse de los ingresos corrientes de la empresa, para no sobrestimar los beneficios del período.

21. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR (Gastos causados por pagar) El contador le envía la factura a la empresa por los servicios prestados durante el mes por valor de $700.000 Por qué concepto debe la empresa: Gastos honorarios Cómo se paga el gasto : Se queda debiendo

5110 HONORARIOS 700.000

COSTOS Y GASTOS 2335 POR PAGAR 0 700.000

Costos y gastos por pagar: Representa el saldo de los gastos y costos que se cumplirán en una fecha determinada; ( Sueldos, servicios públicos, honorarios y otros gastos gastos) DINÁMICA Créditos a) Por el valor de los servicios recibidos por el ente económico de acuerdo con las facturas y cuentas de cobro respectivas; b) Por la causación de los intereses y rendimientos sobre obligaciones contraídas tanto en moneda nacional como extranjera, y c) Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del caso. Débitos a) Por el valor de los pagos que se hagan a los beneficiarios con posterioridad a la causación de los servicios; b) Por el pago parcial o total de los intereses y rendimientos; c) Por el valor de la reliquidación de las cuentas de cobro o facturas, y d) Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.

2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: Registra aquellos pasivos del ente economico originado por la prestacion de servicios, honorarios y gastos financieros entre otros.  CUANDO UNA EN UNA EMPRESA SE HA INCURRIDO UN GASTO Y NO SE HA CONTABILIZADO, DEBE REALIZARSE UN AJUSTE POR EL VALOR DEL GASTO YA CAUSADO, ESE CONVIERTE EN UN PASIVO PARA LA EMPRESA.  AL CONTABILIZARSE DEBITA LA CUENTA DE GASTOS Y SE ACREDITA LA CUENTA DE COSTOS Y GASTOS POR PAGAR.

 AL FINALIZAR EL PERIODO CONTABLE SE ENCUENTRAN PENDIENTES DE PAGO A LOS SIGIENTES SERVICIOS: ENERGIA POR $ 287.200, ACUEDUCTO POR $125.000, Y GAS POR $ 489.300.

CODIGO

CUENTA

PARCIALES DEBE

5135

SERVICIOS

513525

Acueducto y 125.000 alcantarillado

513530

Energía eléctrica

287.200

513555

Gas

489.300

2335

Costos y gastos por pagar

233550

Servicios públicos

HABER

901.500

901.500

901.500

2340 INSTALAMENTOS POR PAGAR: Registra el valor adeudadopor el ente economico originado en la suscripcion de acciones de una sociedad que son pagadas en los terminos estipulados en el respectivo reglamento de colocacion y cuyo plazo de cancelacion no podra exeder un año

Documento preparado por: Manuel Jose Reyes Jaraba Se reservan los derechos de autor

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