Caso Función Compras - Docx-3

 

Facultad de Ingeniería Carrera de Ingeniería de Gestión Empresarial

Supply Chain Management  ES8A Profesor: Jorge Alfreco Salas Schwarz Grupo: 8 Integrantes:

Integrantes

Códigos

Camacho Guzmán, Arianna Patricia

U201815116

Herrera Saavedra, Sergio Antonio

U20151C259

Lindo Arditto, Evelia Beatriz

U201817944

Lopez Vergara, Juan Luis

U201823875

2022-01

 

CASO FUNCION COMPRAS: En el mes de Octubre de 2010, el Señor Jorge Costa había sido nombrado asistente admini adm inistr strati ativo vo del ger gerent ente e financ financier iero o de la emp empres resa a manufa manufactu cturer rera a “Pi “Pieza ezass y Par Partes tes”” asumiendo la responsabilidad de las compras. Anteriormente ésta responsabilidad había estado a cargo del contralor de la empresa, quien manejó las adquisiciones con cierta liberalidad hacia los departamentos de producción y ventas, y con mucha severidad hacia lashacerse otras dependencias.  Al cargo de las actividades de compras, el Señor Costa se reunió con el personal personal a sus órdenes y conversó con ellos las siguientes intervenciones: 1. Co Con n mu much cha a fa faci cililida dad d se   pierden pierden en recep recepció ción n la las s órdene órdenes s de compra compra ya emitidas,  faltan los artículos al recibirse  y lo normal es que  los proveedores no cumplan con las fechas entregadas. 2. Co Comp mpra ramo moss anua anualm lmen ente te 25 mi millllon ones es de nu nuev evos os so sole less y sin sin em emba barg rgo o no noss consid con sidera eran n muy poc poco o y más bie bien n nos empl emplean ean como mand mandader aderos, os, más que compradores compr adores,, todo nos lo indica indican, n, las decis decisiones iones se toman a niveles más alto altoss o las toman los usuarios, el trabajo pesado lo hacemos nosotros, de allí pasa todo a la ger gerenc encia ia de finanz finanzas as y des después pués nos avis avisan an para prepar preparar ar las órd órdenes enes de compra, las firman y las enviamos o las llevamos. En cuanto a sueldos es mejor no habl hablar ar,, a pe pesa sarr de dell mo mont nto o qu que e se invi invier erte te en la lass adq adqui uisi sici cion ones es y nu nues estr tra a dedicación. 3. usuarios Es nor normal mal que con los ellos. pro provee veedor dores es serecibimos dirija dirijan n direct dir ectame amente nte a los depart artame amento ntos y traten Después, las requisiciones condep indicación des precios, firma a la que hay que comprarle, forma de pago acordada, etc., y si protestamos nos dicen que sobre todo están la producción y venta. 4. El Gerente Genera Generall y el de Finanz Finanzas as son realmente los que deciden qué comprar y las cantidades, a nosotros nos encargan las compras menudas y normalmente, las tenemos que hacer por teléfono pues no nos pagan la movilidad y en Lima es muy difícil salir a comprar sin dinero.

5. En relación con capac capacitaci itación ón y entre entrenamien namiento to del personal personal,, se preo preocupan cupan m mucho ucho por otros departamentos, pero a   Compras Compras se le olvida, olvida, casi nunca nunca hemos hemos gozado de estas mejoras, en una oportunidad y por qué reclamó mucho, Juan consiguió ir a IPAE, pero al terminar el curso quiso aplicar lo aprendido y le dijeron que se   olvidase de estas innovaciones, que cada empresa tenía sus propios procedimientos y los nuestros no se podían cambiar. Total que Juan renunció y nadie ha intentado ir a cursos. 6. Los Lo s  pedidos siempre son urgentes  y hay que volar donde los proveedores que nos ind indica ican n par para a   traer traer los material materiales es.   En es esto tos s ca caso sos s si nos nos paga pagan n la movilidad y nos exigen actuar rápido.

7. Los jefes habla hablan n muc mucho ho de tra trabaj bajar ar por la pat patria ria y sin embar embargo, go, cuand cuando o se les presentan prese ntan cotiz cotizacion aciones es de fábric fábricas as nacionales nacionales que pueden abastecer abastecernos, nos,   nos nuestros no tienen dicen que los productos extranjeros son mejores, que los nuestros calidad, que se estaría interrumpiendo a cada rato la producción y por último que son caros. En varias oportunidades hemos comprobado que la diferencia no es tanta, que se podrían adquirir los productos nacionales, pero los jefes no quieren, sólo les interesa lo extranjero aunque se pague más.

8. A los proveed proveedores ores les han envi enviado ado carta cartass indican indicando do que los compra compradores dores de esta empresa no reciben obsequios, así que es mejor que se abstengan de enviar  regalos en navidad. Sin embargo, nosotros conversamos con los de ventas y a ellos, les dan regalos de diferentes valores, hay algunos muy valiosos, para los compradores compr adores de las empre empresas sas que adquiere adquieren n nuestros produc productos. tos. En realidad no

 

sabemos cuál es la política de la empresa, porque si se trata de compras no hay regalo, pero si se trata de  vender si hay regalos para los compradores de las otras empresas. Acaso somos los únicos compradores honrados o que tenemos que ser honrados los de los clientes no? 9. Nosot Nosotros ros de desearí searíamos amos tener una jerarquía adecuada a nuestra responsabilidad y sobre sob re tod todo o que   nos dejen dejen desempe desempeñar ñar nuestra nuestra función función, que nos permitan negociar nego ciar con los proveed proveedores ores, que no nos abrumen con controles, como si fuéramos ladrones o por lo menos aprovechadores para recibir prebendas, mucho de nosotros hemos seguido  cursos por nuestra cuenta y  leído libros sobre la función compras, podemos aplicar lo que hemos aprendido, pero es necesario que nos dejen hacerlo. Estas y muchas otras opiniones escuchó y grabó Jorge Costa, que lo hicieron pensar en lo que que   podrí sobr bre e to todo do,,   logra podría a hace hacerr para para anim animar ar a su pers person onal al   y so lograrr que que la responsabili responsa bilidad dad que había había asumido asumido la pudiese pudiese cumplir cumplir sin pelear pelear con las otras dependencias  y al mismo tiempo sin tener que hacer concesiones que deprimiese más a

su gente. Después de oír, pensar y analizar la grabación que había hecho,  decidió tener una reunión con el gerente de finanzas y con el Gerente General  para tratar los diferentes aspectos que había obtenido de la conversación con su personal y para ello, decidió escribir sus ideas preparándose para la reunión. Costa estaba consciente del riesgo que él corría, podía perder el puesto al que lo habían ascendido, pero  no deseaba ser juguete de nadie  y sobre todo, la responsabilidad que asumió no le permitía subordinarse a aquellos a los que tenía que abastecer. Decidido a dar pelea, Costa solicitó una reunión a su jefe inmediato pidiéndole, si era posible, ir juntos donde el Gerente General pues era de suma importancia lo que tenía hablar y exponer. TRABAJO POR HACER

Usted es Jorge Costa y le han fijado la reunión para el próximo día Martes, a ella debe ac acud udir ir con con id idea eass clar claras as y conc concre reta tass para para lo logr grar ar re resu sultltad ados os en la en entr trev evis ista ta y posteriormente, realizar una buena labor en Compras. Prepare los aspectos que Usted trataría le reunión definiendo los conceptos e ideas que considere necesario tratar con su Jefe y el Gerente general, para convencerlos de la impo import rtan anci cia a de su fu func nció ión n y de su re resp spon onsa sabi bililida dad d y de la ne nece cesi sida dad d de un mejo mejor  r  tratamiento al personal a sus órdenes.

 

Resolución:

1. Obj Objeti etivos vos a. Objet Objetivo ivo genera generall Convencer al Jefe y el Gerente general de la importancia de su función, responsabilidad y de la necesidad de un mejor tratamiento al personal a sus órdenes, así como la mejora y/o la reestructuración del proceso de compras actual. b. Objet Objetivos ivos espec específico íficoss i. Lograr q que ue la respon responsabil sabilidad idad que asume Cost Costa a lla a pudiese pudiese cumpli cumplir  r  sin sin gene genera rarr roza rozami mien ento toss o te tene nerr in inco conv nven enie ient ntes es co con n la lass ot otra rass dependencias. ii. Mej Mejor or manejo manejo de las adq adquis uisici icione oness iii. iii. Mej Mejora orarr el amb ambien iente te lab labora orall iv. iv. Log Lograr rar la cor correc recta ta imp implem lement entaci ación ón de un nuevo pro proced cedimi imient ento o de compras 2. Motiv Motivo o de la reunió reunión n Personal inconforme con el trato, responsabilidad y valoración de su propio trabajo en el área de compras. 3. Parti Participant cipantes es de lla a rreunión eunión a. Jorge C Costa, osta, as asistente istente administrativo del gerente financiero b. Jefe de la empresa manufacturera “Piezas y Partes” c. Gerente General de la empresa m manufacturera anufacturera “Piezas y Partes” 4. Datos de la reunió reunión n Moderador:  Jorge Costa Día: Martes Lugar:  Sala de reuniones corporativas en la empresa manufacturera “Piezas y

Partes” Duración: Dos horas

5. Temas a trata tratar  r  a. Pérdid Pérdida a de órdene órdeness de compr compra a b. Sueldo de los colaboradores del área de compras c. Importancia de la participación y comunicac comunicación ión del personal de cada área d. Presupuesto de movilidad para el recojo de las compras e. Capacitación a todo el personal de la empresa f. Impo Import rtanc ancia ia del del ap apor orte te de cada cada co cola labo bora rado dorr so sobr bre e su co cono noci cimi mien ento to actualizado g. Analiz Analizar ar y estud estudiar iar los productos nacion nacionales ales frente a la int internac ernacional ional p para ara economizar y brindar la mejor calidad h. Acept Aceptar ar los regalo regaloss de las e empresa mpresass i. Capac Capacitaci itación ón p para ara el llideraz iderazgo, go, la inmers inmersión ión 6. Pro Proble blemas mas

 

pérdid ida a de las las ór órde dene ness de co comp mpra ra es un pr prob oble lema ma a. Suce Suceso so 1:   La pérd importante. Este es un documento que te permite revisar las cláusulas del contrato contr ato de compr compra a con los proveedo proveedores, res, en donde se especifica especifica la fecha fecha,, la cantidad, el monto, el precio pactado, la calidad, entre otros aspectos import imp ortant antes. es. Así tam tambié bién, n, con est este e doc docume umento nto,, la empres empresa a se pue puede de defender defend er ante cualqu cualquier ier incum incumplimi plimiento ento de los proveed proveedores. ores. Por ello cabe resaltar resal tar en este punto la importa importancia ncia de mantene mantenerr un control y registro de las órdenes de compra. i.

Desv Desven enta taja ja::  No tener un control de las órdenes de compra, falta de

inve invent ntar ario io de los los insu insumo moss y un una a ma mala la se segm gmen enta taci ción ón de lo loss proveedores. b. Suce Suceso so 2:   Dent Dentro ro del del área área de co comp mpra rass se pu pued ede e visu visual aliz izar ar qu que e la

remuneraci remuner ación ón est establ ableci ecida da y bri brindad ndada a hac hacia ia los col colabo aborad radores ores no es la adecuada en función al trabajo que realizan. Los colaboradores de esta área realizan tareas que no son acordes a lo que se establece en los contratos acordados, por lo que existe un descontento por parte de los empleados con la situación y por el trato recibido. i.

Desv Desven enta taja ja::  Los colaboradores al sentirse que no son apreciados

por la organización y no están siendo remunerados justamente por  el que realizan, llegar a tomar la decisión finalizar  su trabajo contrato por lo que pueden traería pérdidas económicas a ladeempresa. Esto debido a que se tendrá que contratar a nuevas personas y capacitarlas, empezando el proceso desde cero. c. Suce Suceso so 3:   Los proveedores tienen terminantemente prohibido entrar a

cual cualqu quie ierr inst instal alac ació ión n o ár área ea de la em empr pres esa, a, po porq rque ue de es esta ta fo form rma a protegeremos toda información de los procesos y estrategias del negocio.  Así también, las cláusulas de las órdenes de compra, como el precio, la cantidad, fecha y hora, entre otras especificaciones; se realizará mediante un contrato (Orden de compra/Comprobante de pago) con los proveedores, fechas antes de la recepción del pedido, para asegurar que se cumpla con lo establecido en el contrato. i.

Desv Desven taja ja:pres :  Dejar los a taja las de laenta em empr esa, a, que pued puede e proveedores caus causar ar un una a entren de desv sven enta ja,,instalaciones si nu nues estr tra a competencia tuviera al mismo proveedor. Podría filtrarse procesos, estrategia estra tegia de negoci negocio o o alguna debilidad que nuestr nuestra a competencia competencia podría aprovechar como una ventaja para la competencia.

d. Suce Suceso so 4: 4:  El Gerente General y el de Finanzas son los encargados de

determinar las cantidades que se comprarán, por lo tanto deberían otorgar  un presupuesto para que el personal pueda movilizarse para realizar las comp compra ras, s, de esta esta ma mane nera ra el re resu sultltad ado o se serí ría a ef efic icie ient nte. e. As Asim imis ismo mo,, se evitarían posibles errores o fallas. i.

Desv Desven enta taja ja::   El pe pedi dirr las las co comp mpra rass po porr te telé léfo fono no ge gene nera ra un una a

prob probab abililid idad ad de come comete terr erro errore ress o fa fallllas as po porr part parte e de la otra empresa que nos venderá su materia prima, de ser así se tendrían

 

reproceso reproc esoss y pér pérdid didas as eco económ nómica icas. s. Además, Además, pod podría ría origina originarr un retraso de entrega por su ineficiente delivery delivery.. e. Suce Suceso so 5: La capacitación es esencial en una empresa para el logro de las

tareas y proyectos, ya que es la sucesión de tener nuevos conocimientos, habilidades, actitudes y herramientas para ser aplicadas. i.

Desv Desven enta taja ja::   Al no capacitar a los empleados se corren riesgos

negativos como una baja productividad o el costo de rotación del pers person onal al.. Ad Adem emás ás,, se pu pued eden en pe perd rder er clien cliente tess por por lo loss er erro rore ress cometidos por los trabajadores. ii.   Desventaja:   De te tene nerr un nue nuevo vo co cono noci cimi mien ento to,, es impo import rtan ante te escucharlo y analizarlo para ser aplicado, solo de esta forma se podría pod rían n mej mejora orarr pro proces cesos, os, act actual ualiza izarr y opt optimi imizar zar.. Además Además,, es impo import rtan ante te que que el tr trab abaj ajad ador or qu que e ob obtu tuvo vo el cono conoci cimi mien ento to e información la comparta y enseñe a sus compañeros, y así trabajar  en equipo con una misma meta. f.

Suce Suceso so 6: Dentro de la organización existe una gran desactualización del

estado en el cua estado cuall se encue encuentr ntran an los ped pedido idos. s. Por end ende, e, el contro controll de priorización de pedidos no está establecido y crea un desbalance dentro de las activ actividades colabor colaboradores adores de compras. Además Además, , no se toma en idades cuent cuenta ade loslos conocim conocimientos ientos dedel losárea empleados que podría podrían n evitar el cambio repentino en estas actividades i.

Desv Desven enta taja ja::  Al crear un desbalance dentro las actividades de los

colaboradores, se pone en riesgo el cumplimiento de estos mismos.  Además, se incrementa el financiamiento establecido para la actividad lo cual repercute en el estado financiero de la empresa por  repentinos cambios. g. Suce Suceso so 7: 7:  La adquisición de insumos, productos y servicios nacionales,

promueven a que la economía de un país crezc promueven crezca a a su favor favor.. A largo plazo es esto to tien tiene e un gr gran an bene benefifici cio o ta tant nto o pa para ra la empr empres esa a co como mo pa para ra lo loss trab trabaj ajado adore res. s. Po Porr ta tant nto, o, si la co cotitiza zaci ción ón de pro produ duct ctos os naci nacion onal ales es no afectaría mucho la calidad del producto, además que se puede adquirir a un precio más bajo que los nacionales, esto traería muchos beneficios tanto para la empresa como para el país. Además que la ventaj ventaja a de tener  una cotización de un proveedor nacional te da la ventaja de abastecer a la empresa en un menor tiempo. i.

Desv Desven enta taja ja::  Adquisición de productos importados, a un costo más

alto y con solo un poco más de calidad, en comparación con la adquisición de productos nacionales. h. Suce Suceso so 8:   Las pol políti íticas cas de la emp empres resa a no son coheren coherentes tes entre entre ella

mismas, dado que el equipo de ventas tiene permitido realizar regalos a sus sus comp compra rado dore ress con con ta tall de cerr cerrar ar un una a ve vent nta a o mant manten ener er al clie client nte, e, mientras que el equipo de compras se encuentra completamente prohibido de po pode derr re reci cibi birr algú algún n tipo tipo de bene benefifici cio o o re rega galo lo pr prov oven enie ient nte e de lo loss proveedores. Esto es un claro ejemplo de dobles estándares que tiene la compañía para con sus colaboradores.

 

i.

Los cola colabo bora rado dore ress se en encu cuen entr tran an in incó cómo modo doss y Desv Desven enta taja ja::   Los confundidos dado que las políticas de la empresa son contradictorias. Esto influye negativamente en el ambiente laboral del equipo de compr compras as dado que exist existen en dobles estánda estándares res dentro de la empresa, lo que genera dudas acerca de la integridad de la empresa.

i.

Su Suce ceso so 9: No existe una jerarquía adecuada ni un correcto mapeo de las

funciones de cada uno de los colaboradores del equipo de compras, así como una falta de confianz confianza a en ellos. Se encuent encuentran ran bajo una supervisió supervisión n constante (la cual fácilmente podría ser considerada como hostigante) y no les permiten aplicar los conocimientos obtenidos en capacitaciones y/o cursos de actualización y educación continua dado que el procedimiento actual debe de mantenerse como tal. i.

Desv Desven enta taja ja::  Existe una falta de motivación en el área dado que los

colaboradores no se encuentran a gusto con la situación actual. No les permiten crecer ni desarrollarse profesionalmente debido a que siempre les están controlando y diciendo qué hacer, en lugar de entregarles la responsabilidad y que ellos se encarguen. 7. Pla Plan n de acc acción ión  Asumiendo que el Jefe y Gerente General de la empresa manufacturera “Piezas y Partes” aceptaron los temas que se trataron en la reunión, se proponen diferentes acciones para lograr objetivos específicos. Objetivo

Mejorar ambiente laboral

Acciones

Responsable

de  Área el Creación bonos e Recursos incent inc entivo ivoss por el Humanos cumpli cum plimie miento nto de metas en el área

Tiempo

de 2 semanas

Observaciones

Para evitar   conflictos de intereses. la política del no recibir   regalos debe man ante tene ners rse, e, sin sin embargo, es necesario que exista una compensación para que funja como agente motivador. motivador.

Mejor man Mejor manejo ejo Brindar funciones Gerente de las específicas a los Financiero adquisiciones compradores

Implementar

Crear

un Área

1 semana semana Se deb debe e cconf onfiar iar en el trabajo de los co comp mpra rado dore res, s, sin sin es esta tarr re real aliz izan ando do una supervisión 24/7 24/7 ni deci decirl rles es lo que deben hacer  de 1 mes

Para

que

las

 

un prog progra rama ma “roadmap” para el Recursos cre reci cim mient iento o de Humanos de los colaboradores capacitación del áres

Finanzas

Incorpora Incorp orarr un presupuesto para para gast gastos os de compras

Tener un presupuesto inte intern rno o de dell àrea àrea para par a fom foment entar ar la camaradería y el trabajo en equipo

Implementar  un nuevo procedimiento de compras

Reestructuración Gerente del proceso Financiero actual e Jorge Costa implementación de mejoras

capacitaciones te teng ngan an un ef efec ecto to positivo, la empresa debe estar abierta a aplicar lo aprendido e iterar sus procesos 1 mes

Presupuesto dirigido hacia atenciones al equipo de compras

12 El nuevo / meses procedimiento debe de centrarse en una reorga reo rganiz nizaci ación ón del equipo y distribución de funciones, la aplicacasí ióncomo de nuevas metodologías.

8. Concl Conclusion usiones es a. De acuerd acuerdo o con lo expresad expresado o anterior anteriormente mente,, la empresa “Pie “Piezas zas y Partes” Partes” necesita neces ita ser partí partícipe cipe de un proce proceso so de cambio princ principalme ipalmente nte dentro del área de compras, dado que la insatisfacción laboral en este equipo es bastante basta nte alta, lo que puede generar una alta rota rotación ción de la misma. Con el plan plan de acci acción ón prop propue uest sto o para para la em empr pres esa, a, se bu busc sca a log logra rarr qu que e lo loss proces pro cesos os se enc encuen uentre tren n mej mejor or est estruc ructur turado adoss y que los col colabo aborad radores ores tengan un nivel de satisfacción positivo.