Asistencia de La "Reunión de Apertura". Diseñe Un Formato para La Corroboración Del

EVIDENCIA: AA3-EV2 TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. Reunión de apertura proceso de auditoría interna Empresa: Alimentaria Nit: 9008314337-8 Para: Miguel Sánchez Acevedo Teléfono: 322 3454 302 Cargo: Gerente general E-mail: [email protected] De: Equipo auditor Área gerencia de calidad Fecha: 7 de mayo del 2023 Hora: 7:30 a.m. Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la empresa el estado actual y la eficacia del cumplimiento del sistema de gestión de calidad para la mejora continua en una empresa alimentaria. Alcance: Revisión de las actividades ejercidas en el proceso de mejora continua para verificar si van acordes con la norma y con los procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen. Criterios de auditoria: ● Sistema de gestión de calidad ● Política de calidad ● Norma ISO 9001 del 2008 ● Política de contratación de la empresa

● Manual de calidad ● Manual de procedimientos ● Manual de funciones Procedimientos para auditar ● Personal competente ● Bienestar y salud ocupacional ● Máquinas y equipo ● Disponibilidad de materia primas ● Medidas de ajuste a la economía ● Buena gestión de Recursos humanos ● Actualización de procesos ● Automatización ● Digitalización de documentos y procedimientos Formato para el personal asistente No 1 2 3

Nombres y Apellidos

Cargo

Área

Firma

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría. No

Documento Revisado

Observaciones del Documento

1

Manual de procedimientos

Copias controladas del manual de calidad

2

Política de contratación

Revisión de estándares ISO, actualización y posibles oportunidades de mejora

3

Procedimiento de bienestar y salud ocupacional

Estandarización de los documentos referenciados en los procedimientos.

4

Evaluación, conocimientos, políticas de seguridad y objetivos

Comprensión y conocimiento de la política de calidad y objetivos.

5

Registro de la economía en un periodo de tiempo

Revisión del registro y posibles oportunidades de mejora

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. Las siguientes estrategias deben ser aplicadas por todo el equipo auditor: Escucha activa, observación mediante encuestas y entrevistas, presentación ecuánime y profesional, y, por último, transmitir confianza y seguridad. Con esto se busca vender la

idea al auditado porque es el área encargada de establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados. d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). Las estrategias pueden ser: ● Listas de chequeo y papeles de trabajo para tener en cuenta los puntos de la norma a revisar en el que se define si se cumple a cabalidad o no. ● Las visitas al proceso deben tener verificación ocular, verbal, documental, física y escrita. e) Generación de hallazgos de auditoría. Fecha: 5 de mayo del 2023 Proceso Auditado: No Evidencias de Auditoría

Criterios de Auditoria

1

Procedimiento de bienestar y salud ocupacional

Estandarización de los documentos y referenciados en los procedimientos

2

Procedimiento de formación de personal competente

Estandarización de los documentos referenciados en los procedimientos

3

Evaluación, conocimientos, políticas de seguridad y objetivos

Conocimiento y comprensión de la política y objetivos de calidad

4

Registro de la economía en un periodo de tiempo

Política de financiera

5

Manual de procedimientos

Política de logística

C: Conformidad

gestión

Auditor (es): Auditado (s): Hallazgos de la Auditoría

Se evidencia la implementación de formatos que no se encuentran estandarizados y adicional no son referenciados en el procesamiento matriz El procedimiento se ejecuta de acuerdo con lo impuesto y sus documentos se encuentran debidamente estandarizados. Se evidencia que un 58% de los funcionarios que interactúan en el proceso no cuentan con el conocimiento requerido. Falta agregar implementación de procedimiento para costos en ciertos materiales No se tiene en cuenta el recibo de mercancía en el procedimiento

C

NC M

NCm

X

X

X

X

X

NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría. ● Se deben realizar constantemente los procesos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera y en busca de moras y optimización de este.

● Se requiere que el personal a cargo conozca y comprensa las políticas de calidad y los objetivos. ● Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional. ● Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional. ● Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin de subsanar las no conformidades resultantes de la auditoria. ● Se debe actualizar la política de gestión financiera y crear un procedimiento para un mejor manejo de la economía de la empresa ● Se debe actualizar un manual de actividades que permitan generar acciones de seguimiento, análisis y mejora g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad). Memorando reunión de cierre de la auditoria Empresa: Alimentaria Nit: 9008314337-8 Para: Miguel Sánchez Acevedo teléfono: 322 3454 302 Cargo: Gerente general E-mail: [email protected] De: Equipo auditor Área gerencia de calidad Objetivo: Mediante la auditoría interna se pudo verificar el estado actual y la eficacia del cumplimiento del sistema de gestión de calidad para la mejora continua en una empresa alimentaria. Alcance: Se verifico que las actividades ejercidas en el proceso de mejora continua van acordes con la norma y con los procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen. h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. La actividad fue muy enriquecedora ya que va muy enfocada al paso a paso sobre cómo realizar y ejecutar una auditoría interna. Y de como esta debe estar completamente diligenciada y apoyada por actas y memorandos donde figuren las

actividades que se realicen, para así posteriormente rendir análisis y conclusiones del resultado de la auditoria. Su realización se basa en documentación y listas de chequeo de acuerdo con el procedimiento de la empresa a auditar, revisando el cumplimiento de los requerimientos mínimos ya que, al no cumplirse, se procede a anotar como una no conformidad. Y partir de esta base se comienza la ejecución de un plan de mejora continua cuya finalidad es resolver los inconvenientes que se presentan y por ende incrementar progresivamente la eficacia dentro de la organización.